Директор ООО «Феникс» изучает финансовые отчеты компании. Выручка в 2020 году снизилась на 30% по сравнению с 2019 годом. Это ожидаемо — доходы упали из-за пандемии. При этом расходы остались прежними. В итоге компания в 2020 году оказалась в убытке.
Разбираемся, почему так вышло и что можно было сделать, чтобы затраты не ударили так больно.
Начало: проанализировать расходы
Прежде чем сокращать траты, нужно разобраться в их структуре. Все расходы бизнеса делятся на переменные и постоянные. Переменные «привязаны» к выручке, а постоянные не зависят от нее.
Пример переменных расходов — стоимость закупки товаров и материалов для производства продукции. Чем больше компания продаст, тем больше у нее будет переменных расходов. Соответственно, при падении выручки переменные расходы должны снизиться «автоматически». Но это не значит, что на них не нужно обращать внимания.
При снижении дохода доля переменных расходов может вырасти. К примеру, если закупать сырье или товары небольшими партиями, цена обычно выше, чем при крупных поставках. И даже если отношение переменных затрат к выручке осталось на прежнем уровне, — все равно нужно проанализировать расходы и подумать, как можно сэкономить.
Однако основные проблемы при падении выручки приносят постоянные расходы, которые не меняются вместе с доходами. Примеры таких расходов — аренда офиса или оклады сотрудников, чья зарплата не зависит от финансовых показателей.
Оптимизацию постоянных расходов нужно вести одновременно по двум направлениям: снижать «напрямую» и переводить в переменные там, где это возможно. Можно увеличить премиальную часть вознаграждения сотрудников, а размер премии привязать к выполнению плана по выручке.
Вне зависимости от категории расходов — переменные или постоянные — работать необходимо, в первую очередь, с самыми крупными статьями.
Чтобы выделить основные расходы, распределите все траты по убыванию их доли в общей сумме, а затем разделите на три группы.
- Группа А (80%) — основные расходы, на сокращение которых нужно направить максимум усилий.
- Группа B (15%) — тоже важные виды расходов, но работать с ними следует менее интенсивно, чем с предыдущей группой.
- Группа C (5%) — малозначительные статьи расходов, снижение которых не окажет существенного влияния на результаты компании.
Так нужно группировать расходы при анализе
Снизить материальные расходы
Коммерческая служба должна постоянно искать более выгодные условия поставки сырья или товаров. В период кризиса интенсивность этой работы нужно только повышать. Одновременно нужно вести переговоры с действующими поставщиками о скидках или отсрочках платежа.
Дополнительно снизить материальные расходы можно и без договоренностей с поставщиками. Для этого следует более рационально использовать ресурсы компании.
- Проанализировать технологию производства и найти пути уменьшения материалоемкости. Естественно, это не должно привести к снижению качества продукции.
- Обеспечить условия хранения и перевозки сырья, товаров и продукции так, чтобы свести к минимуму потери.
- Не допускать образования на складах излишков сырья или продукции, а также неликвидов. Остатки на складе должны быть минимально необходимыми для бесперебойной работы, а в идеале — стремиться к нулю. Такой подход к управлению запасами называется just-in-time (точно в срок) и широко применяется крупными международными компаниями.
Снизить расходы на персонал
Оптимизация расходов на персонал в основном сводится к тому, чтобы постараться перевести траты из постоянных в переменные. Вот как это можно сделать.
Перейти на сдельно-премиальную систему оплаты труда
По всем должностям, для которых это возможно, стоит установить сдельную систему оплаты: от выработки для рабочих, от выручки — для менеджеров по продажам. Для остальных позиций разработайте систему оплату труда, которая состоит из оклада и премиальной части. Размер премии может зависеть от результатов всей компании или отдельного подразделения.
Помните, что работник на полной ставке в любом случае должен получить за месяц зарплату не ниже установленного законом минимального размера — МРОТ. Причем ориентироваться здесь следует на региональные МРОТ, которые в ряде субъектов РФ намного выше федеральных. Например, с начала 2021 года МРОТ в Москве равен 20 589 ₽, а на уровне РФ минимальная зарплата установлена в сумме 12 792 ₽.
Ввести неполный рабочий день
В период снижения спроса некоторых или всех сотрудников можно перевести на неполный рабочий день или неделю. Важно: о таком изменении условий труда работодатель должен предупредить работников не менее, чем за два месяца. Поэтому использовать этот прием стоит только, если вы уверены в том, что сложная ситуация будет продолжаться длительное время.
Перейти на дистанционный режим работы
Часть персонала можно перевести на удаленку. Это могут быть менеджеры по продажам, финансовая служба — все, кому для работы нужен только ноутбук. Снижать зарплату при этом нельзя, но вы можете сэкономить на аренде и других расходах по организации рабочих мест.
Перевод на дистанционный режим работы без согласия работников возможен только при чрезвычайной ситуации или по решению местных органов власти. В остальных случаях вы должны договариваться с сотрудниками о переходе на удаленку.
Нанять сотрудников на аутсорсе
Многие компании передают вспомогательные бизнес-процессы на аутсорсинг, то есть поручают их сторонним организациям. Например, часто на аутсорсинг отдают ведение бухгалтерского учета. Это особенно выгодно малым предприятиям. Во многих случаях при небольших масштабах бизнеса услуги аутсорсинговой компании обойдутся дешевле, чем зарплата даже одного квалифицированного бухгалтера.
Сократить штат
Это экстремальный вариант, к которому обычно приходят, если все перечисленные выше меры не сработали.
Сокращение штата без подробного анализа ситуации может добавить компании значительно больше проблем, чем пользы от экономии. Ведь бизнес рискует лишиться ценных специалистов, что недопустимо, тем более — в кризисный период.
Кроме того, сокращение штата связано с дополнительными расходами на выплату выходных пособий. Именно поэтому сокращения сотрудников стоит избегать до последнего.
Статьи по теме
- Как расстаться с сотрудником по-человечески и по закону
- Как контролировать сотрудников
- Как мотивировать сотрудников
Снизить платежи в бюджет и внебюджетные фонды
Использовать специальные налоговые режимы
Специальные налоговые режимы позволяют существенно снизить платежи в бюджет и упростить налоговый учет. В рамках спецрежима бизнесмен в общем случае может заменить НДС, налог на прибыль (для ИП — НДФЛ), а также налог на имущество одним «упрощенным» налогом. Чтобы перейти на любой из спецрежимов, бизнес должен соответствовать ряду ограничений: по видам деятельности, выручке, численности сотрудников.
Иногда крупные компании делятся на несколько небольших организаций и переводят каждую из них на спецрежимы. В этом случае нужно быть готовым обосновать при проверке (и далее — в суде) деловую цель такого разделения. Если налоговики докажут, что «дробление» бизнеса было проведено только для снижения налогов, придется погасить все обязательные платежи по правилам, предусмотренным для общей налоговой системы, и без учета разделения компании.
К деловым целям можно отнести, например, деление по разным видам деятельности, по регионам присутствия и подобные. Важно, что каждая из компаний должна фактически управляться и действовать самостоятельно.
После отмены ЕНВД с начала 2021 года для большинства юридических лиц остался только один доступный налоговый спецрежим — упрощенная система налогообложения (УСН). Бизнесмен сам выбирает, как будет рассчитываться налог, и платит (без учета льгот) 6% от дохода или 15% от разности между доходами и расходами.
Подробнее по теме
Также некоторые юридические лица могут использовать единый сельхозналог (ЕСХН). Это еще более выгодный вариант — налог составляет всего 6% от прибыли компании. Однако ЕСХН могут применять только бизнесмены, у которых доля выручки от сельскохозяйственной деятельности превышает 70%. Кроме того, относительно «крупные» сельхозкомпании с годовой выручкой от 70 млн ₽ должны, кроме ЕСХН, платить еще и НДС.
В сравнении с другими юридическими лицами, у ИП больше возможностей для оптимизации налогов за счет спецрежимов. Кроме УСН и ЕСХН, предприниматели могут использовать патентную систему налогообложения (ПСН).
Отличие патента от других спецрежимов в том, что сумма налога не зависит от финансовых результатов бизнеса. Стоимость патента нужно рассчитывать на основании потенциально возможного дохода. Можно или нет применять к доходу от вашего вида деятельности ПСН, определяют региональные органы власти. Поэтому предпринимателю нужно внимательно изучить законодательство своего региона и сравнить выгоду от использования разных спецрежимов.
Получить налоговые льготы и вычеты
Налоговое законодательство предусматривает множество различных льгот и вычетов.
- По виду деятельности: например, пониженные ставки налога на прибыль и страховых взносов для компаний ИТ-сферы.
- По месту ведения деятельности: снижение ставки по налогу на прибыль для резидентов особых экономических зон и т. п.
- По масштабу бизнеса: освобождение от НДС для «микропредприятий» с выручкой до 2 млн ₽ в квартал.
- По реализуемым товарам или услугам: к примеру, льготная 10% ставка НДС при продаже продуктов питания или детских товаров.
Почти все перечисленные выше льготы касаются НДС или налога на прибыль, то есть общей системы налогообложения (ОСНО). Это не случайно: именно при ОСНО фискальная нагрузка на бизнес максимальна. Однако есть льготы и для тех, кто использует спецрежимы.
- Налоговые каникулы. Предприниматели-новички первые два года работы могут не платить налоги. Для этого они должны вести деятельность в производственной, социальной или научной сфере или оказывать услуги населению. Конкретные условия применения каникул в каждом субъекте РФ устанавливают региональные власти. О том, как воспользоваться налоговыми каникулами, мы писали в этой статье.
- Вычеты по страховым взносам. Все бизнесмены, которые применяют УСН «Доходы», а также ИП на патенте могут вычесть из суммы налога уплаченные обязательные страховые взносы. Организации и предприниматели с сотрудниками могут уменьшить налог не более, чем наполовину, а ИП без работников имеют право вычитать взносы из суммы налога без ограничений.
Сотрудничать с ИП и самозанятыми
Ставка обязательных страховых взносов без учета льгот составляет 30% от фонда оплаты труда. Чтобы снизить расходы, бизнесмены нередко заключают вместо трудовых договоров договоры гражданско-правового характера (ГПХ) с ИП или самозанятыми. В этом случае расходы заказчика ограничиваются только выплатами в пользу исполнителя. Никаких дополнительных начислений не будет.
Однако использовать ГПХ безопасно только, если речь действительно идет о разовых или проектных работах. Попытка «подменить» постоянные трудовые отношения гражданско-правовым договором неизбежно приведет к проблемам при проверке. Если налоговики докажут, что на самом деле имели место трудовые отношения, то бизнесмену придется доплатить НДФЛ, страховые взносы, а также штрафы и пени.
При работе с самозанятыми нужно учитывать еще одно ограничение. Если самозанятый — бывший штатный сотрудник заказчика, то с ним в любом случае нельзя заключать договор ГПХ в течение двух лет после увольнения.
Снизить расходы по кредитам
Для многих бизнесменов существенная часть расходов — проценты по кредитам. Снизить процентную нагрузку поможет рефинансирование, то есть замена кредита на новый, полученный по более низкой ставке.
Процентные ставки коммерческих банков зависят от ключевой ставки ЦБ РФ, которая в течение последних лет регулярно снижалась. Ставка ЦБ (4–4,5%) в 1 квартале 2021 года была вдвое ниже, чем в 2016–2017 годах (8–11%) и в полтора раза ниже, чем в 2018–2020 годах (6–7%).
Бизнесмены, которые брали кредиты несколько лет назад, сейчас могут рефинансировать их на выгодных условиях. Для начала обратитесь в свой банк. Если кредитор увидит, что вы всерьез настроены на рефинансирование, то он может согласиться на снижение своего процентного дохода, чтобы не потерять клиента совсем.
Если же договориться с текущим кредитором не удалось, можно найти на рынке предложения по рефинансированию от других банков. Здесь важно, чтобы у вас было устойчивое финансовое положение и надежное обеспечение: ликвидный залог, государственная гарантия, поручительство крупной компании.
Снизить расходы на услуги сторонних организаций
Для многих бизнесменов существенную часть расходов составляет аренда помещений. Чтобы снизить арендную плату, проведите анализ использования недвижимости и, по возможности, освободите часть площадей. Их затем можно либо исключить из договора, либо сдать в субаренду, если владелец недвижимости согласен с этим.
Вариант с субарендой предпочтительнее, так как при этом площади «остаются» за вашей компанией и их можно затем вновь использовать, когда ситуация улучшится. Правда, найти субарендатора во время кризиса может быть непросто.
Также стоит провести с владельцем помещения переговоры о скидках. Если вы давно сотрудничаете, он вполне может пойти навстречу, чтобы не потерять постоянного клиента.
Еще одна существенная статья затрат во многих компаниях — телефонная связь. Проверьте, как используются корпоративные телефоны и, при необходимости, пересмотрите установленные лимиты.
Проанализируйте и другие виды услуг и откажитесь от тех, которыми компания не пользуется. Например, бизнесмены иногда заключают с аудиторами договор на абонентское обслуживание, а на практике обращаются за консультацией пару раз в год. В таком случае лучше перейти на оплату за каждую консультацию «по факту».
Коротко: как малому бизнесу сократить расходы
- Проанализировать платежи: разделить их на постоянные и переменные.
- Выделить основные статьи, которые требуют наибольшего внимания. В большинстве компаний это будут товары или материалы, зарплата, налоги, аренда.
- Использовать для оптимизации каждой статьи затрат несколько способов параллельно — эффективность принимаемых мер будет выше. Например, производственная компания для снижения затрат на материалы может одновременно искать более выгодные условия поставки и улучшать технологические процессы.
- Стараться максимально сокращать постоянные расходы, тогда при падении выручки риск убытков будет меньше.
- Следить, чтобы оптимизация расходов не привела к нарушениям в работе компании. К примеру, при снижении материалоемкости качество продукции должно оставаться на прежнем уровне, а при уменьшении фонда оплаты труда необходимо сохранить ключевых сотрудников.
