За работников должны отчитываться все предприниматели и организации — вне зависимости от вида деятельности и выбранного налогового режима. За людей, которых нанимали для разовой работы, например по договору подряда, компании тоже подают отчетность.
Отчеты нужно отправлять в ИФНС, ПФР, ФСС — налоговую инспекцию, пенсионный фонд, фонд социального страхования.
В статье будем говорить только о работниках, нанятых по трудовому договору.
Найдем лучшее решение
Поможем подобрать эффективные инструменты для вашего бизнеса. Оставьте заявку, и наши специалисты проведут бесплатную консультацию
В налоговую
В ИФНС нужно предоставлять справки о доходах 2-НДФЛ, расчеты по форме 6-НДФЛ, расчеты по страховым взносам.
Справка о доходах 2-НДФЛ. Эту справку оформляют на каждого работника, в ней указывают полученный работником доход и удержанный с него НДФЛ — 13%. Также вписывают налоговые вычеты, если они были.
Справки по всем работникам сдают один раз по итогам года. Это нужно сделать не позднее 1 марта года, который следует за отчетным.
Форма справки утверждена ФНС России, свои формы вводить нельзя.
Расчет по форме 6-НДФЛ. В расчете 6-НДФЛ указывают сумму полученных доходов всеми сотрудниками сразу и обозначают, какая сумма НДФЛ была исчислена, удержана и перечислена в бюджет.
Расчет подают ежеквартально на всех работников сразу, у него тоже утвержденная форма.
Отчетный период
Срок сдачи отчета
1 квартал
До 30 апреля
Полугодие
До 31 июля
9 месяцев
До 2 ноября
Год
До 1 марта следующего года
Расчет по страховым взносам. В нем указывают сумму страховых взносов на пенсионное, медицинское, социальное страхование, начисленных на зарплаты.
Единый расчет по страховым взносам сдают нарастающим итогом ежеквартально, как и расчет по форме 6-НДФЛ.
Отчетный период
Срок сдачи отчета
1 квартал
До 30 апреля
Полугодие
До 30 июля
9 месяцев
До 30 октября
Год
До 30 января следующего года
Перед пенсионным фондом
В пенсионный фонд нужно сдавать СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-стаж и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1.
СЗВ-М. Сведения о работниках — ФИО, ИНН и СНИЛС — вносят в СЗВ-М. Сдают отчет ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
СЗВ-ТД. Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица — СЗВ-ТД — подают только на тех, с кем заключены трудовые договоры.
В этом документе указывают, когда человек поступил на работу, на какую должность, прописывают реквизиты приказа о приеме на работу. Если увольняете сотрудника, в этом же документе нужно указать причины увольнения и реквизиты приказа об увольнении.
В СЗВ-ТД также указывают изменения статуса сотрудника внутри компании, такие как перевод на другую должность или повышение.
СЗВ-ТД сдают в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем начала работы или увольнения.
Если работника перевели или ему дали новую квалификацию, внесли запись в трудовую книжку, то СЗВ-ТД подают до 15 числа следующего после изменений месяца.
СЗВ-СТАЖ и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1 сдают раз в год — до 1 марта года, который следует за отчетным.
В СЗВ-СТАЖ указывают наименование работодателя, ФИО и СНИЛС работников, информацию для исчисления страхового стажа, например, период работы, отпуск, периоды болезни.
В ОДВ-1 прописывают суммы уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.
Когда сдавать отчеты в пенсионный фонд
Вид отчета
Срок сдачи отчета
Где взять форму
СЗВ-М
Ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным
СЗВ-ТД
Не позднее дня, следующего за днем начала работы или увольнения.
В остальных случаях — до 15 числа месяца, следующего после изменений
В остальных случаях — до 15 числа месяца, следующего после изменений
СЗВ-СТАЖ и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1
Один раз в год — до 1 марта года, который следует за отчетным
В фонд социального страхования
В ФСС отправляют расчет 4-ФСС, заявление и справку-подтверждение основного вида деятельности.
Расчет 4-ФСС
Расчет 4-ФСС сдают по итогам квартала — 4 раза в год.
В нем указывают количество работников организации, сколько им выплатили денег в качестве заработной платы, обозначают суммы взносов от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, приводят данные спецоценки рабочих мест. Если в организации произошел несчастный случай, в расчете 4-ФСС также указывают сведения по пособиям.
Сроки отправки отчета зависят от того, подаете ли вы бумажный документ или электронный. Если последний день сдачи отчетности выпадает на выходной, днем сдачи будет следующий рабочий день.
Отчетный период
Бумажный документ
Электронный документ
1 квартал
До 20 апреля
До 25 апреля
Полугодие
До 20 июля
До 25 июля
9 месяцев
До 20 октября
До 25 октября
Год
До 20 января
До 25 января
Заявление и справка-подтверждение основного вида деятельности
Один раз в год до 15 апреля в ФСС нужно отправлять заявление и справку-подтверждение основного вида деятельности. Это нужно делать, чтобы вам назначили тарифы страховых взносов на травматизм или пересчитали их, если они изменились.
Если не подтвердить основной вид деятельности, фонд присвоит вам максимальный класс профессионального риска из тех видов деятельности, которые вы указали в ЕГРЮЛ. Это значит, что платить страховые взносы придется по максимуму.
Компаниям, которые не относятся к малому бизнесу, нужно дополнительно отправлять копию пояснительной записки к бухгалтерскому балансу за предыдущий год.
Формы документов в ФСС
Формы документов
ИП и малые предприятия
Все остальные юридические лица
Копия пояснительной записки к бухгалтерскому балансу за предыдущий год — своя форма
Не отправляют
Отправляют
В центр занятости
Работодатель должен сообщить в центр занятости населения о ликвидации, сокращении штата, введении режима неполного рабочего времени или объявления простоя для всей компании.
Если собираетесь сокращать штат или ликвидировать компанию, уведомить службу занятости нужно не позднее чем за два месяца до события. Для ИП срок меньше — за две недели.
Когда сокращение штата может привести к массовому увольнению, сроки уведомления ЦЗН для компаний увеличиваются до трех месяцев.
Если компания приостанавливает производство и отправляет сотрудников в простой или сокращает рабочую неделю или рабочий день, направить уведомление в службу занятости нужно в течение трех рабочих дней с даты, когда составили соответствующий приказ.
Указанные сведения оформляют в произвольной форме или по форме, установленной конкретным центром занятости.
«С апреля 2020 года о планируемом сокращении или увольнении нужно отчитываться на портале «Работа в России». На этом же портале нужно предоставлять данные о задолженности по зарплате, количестве сотрудников на удаленке и тех, кто работает неполный день, находится в простое, отпуске без сохранения зарплаты. Властям такая информация нужна, чтобы оперативно получать данные о состоянии рынка труда».
Светлана Ковалевская, ведущий эксперт системы «Актион Бухгалтерия»
Бумажно или электронно
Отчеты за работников можно отправлять в бумажном или электронном виде. В некоторых случаях отчеты можно отправлять только электронно: это зависит от количества человек, за которых отчитывается работодатель.
Какие отчеты надо отправлять в электронном виде
Вид отчета
Когда нужно отправлять электронно
Как считать работников
Справки 2-НДФЛ
Больше 10 человек
Данные за период, за который отчитываетесь
Расчет по форме 6-НДФЛ
Больше 10 человек
Данные за период, за который отчитываетесь
Расчет по страховым взносам
Больше 10 человек
Данные за период, за который отчитываетесь
СЗВ-ТД
Больше 24 человек
Данные за период, за который отчитываетесь
СЗВ-М
Больше 24 человек
Данные предыдущего месяца
СЗВ-СТАЖ
Больше 24 человек
Данные за прошлый год
Расчет 4-ФСС
Больше 25 человек
Среднесписочная численность за предыдущий год
Отправлять отчетность в электронном виде можно двумя способами.
Первый вариант: заключить договор с оператором Электронного Документооборота и действовать через него. Удобно, что через одну программу можно формировать и отправлять все нужные отчеты во все инстанции.
Второй вариант: отправлять электронные документы сразу в ФНС, ПФР и ФСС без посредников. Но в этом случае придется повозиться: создавать документы определенного формата, отправлять их через специальные программы. Причем у каждого контролирующего органа свои требования
Как работодатель отчитывается за работников
- Перед налоговой — об удержанном НДФЛ и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование. Для этого сдают справки о доходах 2-НДФЛ, расчет по форме 6-НДФЛ, единый расчет по страховым взносам.
- Перед ПФР — о застрахованных лицах, стаже работы нанятых по трудовому договору работников, уплаченных страховых взносах, о приеме, увольнении и кадровых перемещениях. Для этого сдают СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-стаж и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1.
- Перед ФСС — об уплаченных за работников страховых взносах на случаи болезни, травмы, профессионального заболевания, а также о фактах профзаболеваний и травматизма.
- Перед центром занятости — о ликвидации, сокращении штата, введении режима неполного рабочего времени или объявлении простоя для всей компании.
Эксперты
Светлана Ковалевская, ведущий эксперт системы «Актион Бухгалтерия»
