Как подводить итоги работы в бизнесе

Как подводить итоги
работы в бизнесе

И как часто это нужно делать
К концу года во всех компаниях бухгалтеры готовят баланс и отчётные формы, но этого недостаточно, чтобы проанализировать итоги работы за 12 месяцев. Рассказываем, зачем нужен годовой отчёт и из чего он должен состоять.
Выручку и поступление денег лучше контролировать не реже, чем раз в неделю. А крупным компаниям с большим количеством контрагентов желательно делать это ежедневно.

Финансовый отчёт

Все организации обязаны ежегодно формировать бухгалтерскую отчётность. Малый бизнес сводит баланс и готовит отчёт о финансовых результатах. Средние и крупные компании дополнительно составляют отчёты о движении денег и об изменениях капитала.
В любом случае при подведении итогов года самыми важными будут несколько цифр. оговорим о них подробнее.

Оборотные показатели, рентабельность и нормативы

  1. Выручка по начислению, то есть рассчитанная на основе оформленных документов на отгрузку и оказание услуг.
  2. Прибыль. Необходимо определить как минимум три вида прибыли.
    • Маржинальная: разница между выручкой и переменными расходами.
    • Операционная: разница между выручкой и всеми основными расходами.
    • Чистая: определяется с учётом всех доходов и расходов компании, а также налогов.
  3. Подробнее о различных видах прибыли и том, что они показывают, читайте здесь.
  4. Рентабельность, то есть отношение прибыли каждого вида к выручке.
  5. Производительность, или выручка и прибыль в расчёте на одного сотрудника.
  6. Поступление денежных средств.
  7. Сальдо за период — разность между поступлениями денег и выплатами.
Все перечисленные показатели нужно сравнить с планом, а также с данными предыдущего года. В идеале все они должны вырасти.
Сальдо по движению денег за период в общем случае должно быть близко к сумме чистой прибыли и амортизации. Если есть существенные отклонения, значит, должны быть объективные причины. Например, крупная дебиторская или кредиторская задолженность на начало или конец периода, получение или возврат кредитов, инвестиции.
Если ничего из перечисленного в прошедшем году не было, а сальдо существенно отличается от чистой прибыли, нужно перепроверить расчёты: скорее всего, в них есть ошибка.
Далее следует определить нормативы по основным видам затрат, то есть их отношение к выручке. Перечень будет зависеть от особенностей конкретного бизнеса. Это могут быть, например, материальные затраты, зарплата, электроэнергия, реклама, аренда.
Нормативы затрат не должны превышать лимиты, установленные в плане. Если допущено превышение, следует более подробно проанализировать этот вид расхода и найти причины отклонений.

Основные финансовые коэффициенты

Коэффициент общей ликвидности. Он показывает способность компании рассчитываться по своим обязательствам. КЛО равен отношению оборотных активов к краткосрочным пассивам: КЛО = ОА / КП.
Оборотные активы — это денежные средства, краткосрочные (то есть до 1 года) финансовые вложения, дебиторка и запасы.
Краткосрочные пассивы — это все долги компании со сроком погашения до 1 года перед контрагентами, сотрудниками, бюджетом, банками.
Норматив для КЛО — от 1 до 2,5. Это значит, что краткосрочные долги должны покрываться за счет оборотных активов и желательно с запасом.
Если КЛО ниже единицы, то у компании, скорее всего, будут проблемы с платежеспособностью. Если же норматив превышен, это значит, что компания неэффективно использует свои ресурсы: «замораживает» их в дебиторке и в запасах.
Коэффициент автономии (КА) равен отношению собственного капитала ко всей сумме активов баланса: КА = СК / А. Собственный капитал — это сумма уставного капитала, фондов и нераспределенной прибыли.
Норматив для КА — от 0,5 до 0,7. Если он ниже 0,5, у компании могут возникнуть проблемы с финансовой устойчивостью. При слишком высоком КА компания лишает себя возможностей для дополнительного развития за счёт заёмных средств.
Показатели оборачиваемости. Важные для оценки бизнеса показатели — оборачиваемость запасов и задолженностей в днях.
Общая формула для их расчёта выглядит так: О = Т / (В / СР).
Т — период времени, за который производят расчёт: год, квартал, месяц.
В — выручка за этот период.
СР — средняя величина показателя (запасы или задолженность) за период.
СР = (НЧ + КЦ) / 2, где НЧ и КЦ — показатель на начало и конец периода.
Для запасов и дебиторки — чем меньше период оборота, тем лучше. Это говорит о том, что ресурсы компании «крутятся» быстрее и приносят больше дохода при тех же вложенных средствах.
Для кредиторки ситуация не так однозначна. Если компания рассчитывается по своим долгам позднее, то она фактически получает беспроцентный кредит. Поэтому рост периода оборота кредиторки во многих случаях можно считать положительным фактором.
Однако надо учитывать возможные штрафы за просрочку платежей и то, что цены при продаже с отсрочкой могут быть выше, чем при расчётах по факту.

Как читать финансовый отчёт

Ниже — финансовые отчёты ООО «МебельПром» и основные коэффициенты, рассчитанные на их основе. Обратите внимание на плановые показатели и показатели за прошлый год.
Из отчётов о финансовых результатах и о движении денег видно, что результаты работы компании в 2020 году лучше, чем в 2019. Это касается и выручки, и прибыли, и рентабельности. В частности, операционная и чистая прибыль в 2020 году превысили показатели 2019 года более, чем в 2 раза.
Однако план 2020 года по прибыли не выполнен — процент выполнения 78%. Выручка практически соответствует плановой (99,4%), поэтому основная причина недостаточной прибыли — превышение запланированных расходов. В первую очередь это касается постоянных расходов (104,8% плана).
Далее нужно проанализировать баланс и финансовые коэффициенты.
Коэффициенты ликвидности и автономии за рассматриваемый период растут и на последнюю отчётную дату соответствуют нормативным значениям. Это говорит о том, что платежеспособность и финансовая устойчивость компании не вызывают опасений.
Период оборота запасов по сравнению с прошлым годом вырос, а периоды оборота задолженностей снизились. Причём у кредиторской задолженности период оборота существенно больше, чем у дебиторской.
Организации нужно обратить внимание на управление запасами, а ещё искать пути для дальнейшего снижения периода оборота задолженностей.

Нефинансовая отчётность

Финансовые отчёты дают возможность оценить деятельность компании в целом, но чтобы получить более полную картину, нужно проанализировать и специфические показатели.
Слово «нефинансовая» не означает, что в этих видах отчётности нет цифр. Конечно, они там есть, но в данном случае имеют вспомогательную функцию.

Отчёт по операционной деятельности

Операционная деятельность — это бизнес-процесс (или несколько процессов), которые приносят компании основной доход. Например, для мебельного бизнеса это будут производство мебели и торговля ей.
Так, для производства стоит проверить хотя бы четыре показателя.
  1. Материалоёмкость и энергоёмкость, то есть доля затрат на материалы и электроэнергию в выручке от продажи готовой продукции. В общем случае эти показатели должны постоянно снижаться: за счёт экономии, внедрения новых технологий и т.п. Исключение — запуск новых видов продукции с большей потребностью в материалах и электроэнергии.
  2. Процент брака и анализ причин его появления. Информацию о браке нужно сравнить с прошлым годом и нормативными показателями. Этот показатель должен регулярно снижаться, а в идеале — отсутствовать вовсе.
  3. Состояние оборудования и его износ. Здесь недостаточно посмотреть только процент износа по данным бухучёта. Нужно получить информацию от технических специалистов с учётом особенностей каждого вида оборудования и условий его эксплуатации.
  4. Сведения о внедрении новых технологий и запуске в производство новых видов продукции, если таковые были.
Для торговли показатели будут другие.
  1. Средняя торговая наценка, то есть отношение дохода от торговли к закупочной цене товаров. Этот показатель должен постоянно расти.
  2. Средний чек, то есть средняя стоимость одной покупки. Нужно стремиться к тому, чтобы этот показатель также постоянно увеличивался.
  3. Процент возврата от покупателей с анализом причин. Здесь ситуация аналогична браку в производстве: нужно стараться свести этот показатель к минимуму, а в идеале — к нулю.
  4. Сведения о начале работы с новыми товарами, если, конечно, новые товары появлялись.
Важный показатель для любой отрасли — длительность операционного цикла. Это период времени от закупки сырья или товаров и до получения выручки от продаж. Операционный цикл равен сумме периодов оборачиваемости запасов и дебиторки.

Маркетинговый отчёт

Ни один бизнес не может работать без продвижения своей продукции, товаров или услуг на рынке.
Поэтому маркетинговый отчёт — одна из важнейших составных частей годовой отчётности компании.
Вот что в нём стоит отразить.
  1. Численность покупателей и заказчиков. Здесь важно отметить не только изменение абсолютной численности, но и выделить долю постоянных клиентов. Если эта доля со временем не растёт — провести анализ причин.
  2. Наиболее доходные виды и группы товаров, а также ключевые регионы, если компания работает на разных территориях.
  3. Эффективность расходов на продвижение. Здесь нужно выделить расходы на рекламу и их долю в выручке, а также рассчитать среднюю стоимость привлечения одного клиента. Эти показатели должны, как минимум, оставаться на одном уровне, а лучше — снижаться. В нашем примере доля расходов на рекламу в выручке (3,1%) ниже, чем в прошлом году (3,5%), но превышает плановую (2,9%).
  4. Мероприятия по выходу на новые рынки и их результаты, если таковые были в отчётном периоде.

Отчёт по работе с персоналом

Все задачи, перечисленные выше, не делаются сами собой, их выполняют сотрудники компании. Поэтому в отчёт обязательно следует включить сведения о работе с персоналом.
  1. Динамика численности: количество сотрудников на начало и конец периода и изменение за период.
  2. Штатное расписание. Если в штате есть вакансии, которые долго, то есть более двух или трёх месяцев, не закрываются, нужно проанализировать причины.
  3. Коэффициент текучести, то есть отношение количества уволившихся сотрудников к среднесписочной численности. Если этот показатель растёт, следует указать причины роста.
  4. Средняя зарплата. Она должна соответствовать рынку труда региона и быть привлекательной для квалифицированных сотрудников. Вместе с тем темпы роста средней зарплаты не должны превышать темпы роста производительности труда.

Как подвести итоги за год

  1. Чтобы эффективно управлять бизнесом, необходимо регулярно подводить итоги работы компании и сравнивать их с плановыми показателями.
  2. Наиболее подробный отчёт следует сформировать по итогам года.
  3. Финансовая часть отчёта должна включать данные об оборотах, прибыли, рентабельности и расчёт основных экономических коэффициентов.
  4. Также в годовой отчёт нужно включить анализ по операционной деятельности, маркетинговой политике и управлению персоналом.
Поможем подобрать эффективные инструменты для вашего бизнеса. Оставьте заявку, и наши специалисты проведут бесплатную консультацию.