Как правильно управлять финансами в бизнесе

Зачем распределять средства и вести учет финансовых потоков
Чем больше вам хочется стабильности, тем больше внимания надо уделять управлению. Для стабильной работы нужно обеспечить учет всех финансовых потоков, составить план вложений, просчитать ситуации, в которых велик риск убытков. Управлять финансами в бизнесе лучше на основе реального анализа данных, а не предположений и допущений. Помните, что банк и налоговики могут оштрафовать вас, если пустить все на самотек.
Если вам кажется, что все это чересчур сложно, расскажем, как научиться распределять средства, что можно сделать без больших дополнительных затрат и зачем малым предприятиям умение управлять финансами.

Что такое финансовый учет

Финансовый учет — это учет наличия и движения финансовых ресурсов предприятия. Проще всего учитывать ресурсы с помощью системы отчетов о движении денег, прибылях и убытках, балансе. Все вместе эти отчеты позволяют понять, растет ли предприятие, насколько эффективно работают сотрудники и как увеличить прибыль.

Отчет о движении денег

Учитывает, сколько денег поступает и уходит со счетов. Показывает, хватит ли средств на налоги, зарплату, текущие платежи., закупку товаров, расчеты с контрагентами. Если вместе с этим отчетом вы будете вести платежный календарь, в котором будут отмечены планируемые доходы и расходы, сможете подготовиться заранее и избежать кассового разрыва — ситуации, когда не окажется средств для работы и оплаты счетов.

Отчет о прибылях и убытках

Учитывает выручку и расходы бизнеса по актам выполненных работ или накладным. С помощью этого отчета можно подсчитать чистую прибыль. Некоторые предприниматели полагают, что прибыль — это количество вырученных денег в кассе. Это неверно. У вас может быть много заказов, но после оплаты всех накладных расходов ничего не останется на закупку новых товаров или сырья. И, наоборот, в кассе может постоянно не хватать выручки, но прибыль будет в виде запасов на складе и дебиторской задолженности контрагентов.

Баланс

Учитывает активы и пассивы бизнеса. Активы — это все имущество компании, включая недвижимость, оборудование, запасы и расходные материалы. Пассивы — это деньги, на которые куплены активы. Благодаря балансу видно, что приносит наибольшую прибыль и насколько бизнес растет.
Анализ этих трех отчетов в совокупности помогает понять, откуда берутся финансы и куда деваются. Например, предприниматель по отчету о движении денег видит, что денег нет, а по отчету о прибылях и убытках прибыль есть. Тогда ему надо посмотреть баланс, из которого станет ясно, что прибыль пошла на закупку товара и нового оборудования.

Зачем разделять личные финансы и финансы бизнеса

Многие владельцы малого бизнеса зачастую не разграничивают личные финансы и финансы для бизнеса. В результате деньги, которые поступают на счет, тут же переводятся на личную карту. И уже с личной карты владельца малого бизнеса оплачиваются налоги, зарплата сотрудникам, производятся текущие платежи, например за аренду помещения и ГСМ рабочего автомобиля. Эти платежи идут вперемешку с личными покупками предпринимателя, в результате чего в финансах царит хаос, и проанализировать поступления и затраты, которые связаны именно с бизнесом, крайне трудно.
Но такая ситуация не только мешает эффективно управлять бизнесом, она может привести к проблемам с банками и налоговыми органами. С июля 2017 года действуют методические рекомендации Центрального банка № 18-МР и № 19-МР. Если банк видит, что на счет регулярно поступают деньги, которые потом полностью уходят на личную карту, при этом нет оплаты налогов и текущих платежей, банк может счесть, что вы «отмываете» деньги, и заблокировать ваш счет. В рекомендациях перечислены критерии, по которым банк может приостановить операции по счету и даже расторгнуть договор на обслуживание. Одним из критериев как раз служит оплата налогов и текущих платежей с расчетного счета предпринимателя.
Доказать банку, что он ошибся, и эта ситуация возникла только из-за того, что вы не делили личные и предпринимательские финансы, будет непросто. Гораздо меньше времени и сил у вас уйдет на то, чтобы правильно выстроить учет платежей.
Разберемся, как грамотно произвести разделение. Оформите отдельный банковский счет для бизнес-финансов, платите налоги, зарплату сотрудникам и текущие платежи только с него. Все расчеты с контрагентами тоже делайте с этого счета. Если работаете с выделением НДС, не перечисляйте контрагентам платежи без него. Следите, чтобы на счете по возможности всегда были остатки денежных средств. Они должны соответствовать масштабам вашей компании.
Управление личными финансами ведите с отдельной карты, но переводите на нее деньги только после проведения всех рабочих выплат. Не оплачивайте с нее предпринимательские расходы. В крайнем случае, если нет других поступлений и нужно использовать собственные средства, переведите деньги с карты на счет и покупайте уже со счета.

Зачем вести учет

Финансы — это не просто бухгалтерия, когда надо посчитать доходы, расходы, вычесть налоги и зарплату. Это в первую очередь планирование, контроль и анализ реального экономического состояния компании. Если у вас нет системы учета, ваш бизнес не сможет развиваться. Напротив, есть большой риск прогореть из-за того, что в какой-то момент вы не смогли вовремя перекрыть недостаток финансов.
Например, если ваш бизнес связан с сезонными товарами и услугами, и вы ведете учет финансов, вы можете спрогнозировать провал доходов зимой и заранее отложить часть летних доходов на все необходимые расходы.
Когда вы ведете учет на старте бизнеса, вы можете отследить, во что приходится вкладывать больше всего денег, и попробовать снизить расходы. Можете увидеть, какие направления приносят наибольший доход, и что стоит развивать в первую очередь. Возможность управления финансами в бизнесе — одна из его основных движущих сил.

Ошибки, которые приводят к финансовым проблемам

Нередко, даже если в компании существует финансовая система, она не работает. Чаще всего это происходит из-за непонимания руководства, зачем она вообще нужна и какие задачи должна решать. В результате в компанию попадают некомпетентные финансисты, которым руководитель к тому же не может поставить правильную задачу. Есть и другие ошибки, которые приводят к финансовым проблемам.

Неправильное обращение с деньгами

Предприниматель считает, что деньги компании — его собственность. Особенно такое заблуждение распространено в малом бизнесе. Это неверный подход, потому что компания существует по законам рынка, и нельзя просто так забрать из нее какую-то сумму без потерь бизнес-процессов. В некоторых случаях деньги, которые есть на счете предприятия, еще даже не принадлежат ему, если это предоплата за какой-то проект. Пока работа не будет выполнена и закрыта актами, эта сумма — деньги контрагента, которые хранятся у вас на счете.
Еще один нюанс — непонимание, какую часть денег бизнеса нужно пустить в оборот, какую отложить, чтобы перекрыть возможный кассовый разрыв, а какую можно взять на личные нужды без ущерба для компании. Чтобы эти вопросы не появлялись, надо правильно подсчитывать прибыль, планировать будущие расходы и развитие, а также получать дивиденды только после полного обеспечения бизнес-процессов.

Неправильный подсчет прибыли

Если компания считает прибыль по деньгам в кассе или вычитает из доходов расходы и считает полученную сумму прибылью, она поступает неверно. Разница между доходами и расходами — это бухгалтерская прибыль. Чтобы получить финансовую прибыль, надо из бухгалтерской вычесть дополнительные расходы: некомпенсированные собственные издержки, которые не учитываются в себестоимости, упущенную выгоду, предпринимательские риски. Еще необходимо учесть рентабельность инвестиций и возможное списание части прибыли из-за экономического обесценения.
Проблема неправильного подсчета заключается в том, что предприниматель на его основе делает вывод об эффективности работы компании и строит планы развития. В результате бизнесмен может получить неработающий план и неоправданно оптимистическое представление о положении дел в компании.

Неправильная постановка цели и отсутствие плана

Некоторые руководители вообще не планируют развитие компании или ставят цели неправильно. Если у предпринимателя нет четкого понимания, какие действия и в какой последовательности надо совершить в ближайшие год-другой, через три года, через пять лет, сколько денег на это потребуется и как их можно получить, бизнес развиваться не будет. Но и цель, сформулированная без конкретных цифр и сроков, по принципу «чем больше заработок, тем лучше», не сможет никуда привести компанию.
Планирование и продумывание механизмов исполнения плана — это одна из основ управления компанией. Чтобы план максимально реализовался, хотя бы на 80-90 %, нужно грамотно его составить, написать финансовую модель с разными сценариями, просчитать бюджет, установить сроки и ответственных за исполнение мероприятий лиц и постоянно контролировать его реализацию.

Неверное представление о прямой связи продаж и прибыли

На первый взгляд связь между ними самая простая: чем больше продаж, тем больше доход. Но предприниматели зачастую упускают из вида, что вместе с продажами растут накладные расходы. Приходится нанимать новых сотрудников, больше тратить на закупку сырья и товаров, на логистику и организацию хранения.
В итоге вместо прибыли можно получить убыток, если бизнесмен не просчитает заранее, как увеличится выручка, какие дополнительные расходы при этом возникнут, как это отразится на обороте компании и хватит ли у нее на это денег. Есть вероятность, что рост продаж приведет к такому увеличению расходов, что компания станет убыточной.

С чего начать ведение финансового учета

  1. Финансовый учет позволяет вести бизнес на основе цифр, а не догадок. Можно начать вести его с отчета о движении денег. Он показывает, на что уходят деньги, какая сумма остается на начало месяца, достаточно ли у компании средств на оплату текущих расходов. Необязательно покупать специальные программы, на первых порах достаточно сделать таблицу в Excel. Разбейте статьи доходов и расходов по категориям, чтобы упростить поиск операции по месяцам.
  2. Если вы работает в малом бизнесе, разделите личные финансы и финансы компании. Можно назначить себе зарплату, чтобы четко понимать, на какую сумму может рассчитывать компания, а какую вы можете потратить на собственные нужды.
  3. Привыкайте считать прибыль правильно, не ограничивайтесь бухгалтерским способом. Если максимально учитывать все расходы, включая скрытые и потенциальные, можно строить более достоверные финансовые модели и в результате грамотнее вкладывать деньги и выстраивать план развития компании.