Сезон отпусков всегда настигает неожиданно: приходится экстренно перераспределять графики работ, передавать задачи сотрудников друг другу, оформлять документы на отпуск. Рассказываем про оформление — как раз с ним всё не так уж сложно.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Кто отдыхает. Все сотрудники, которые работают по трудовому договору дольше полугода.

Минимальный срок ежегодного основного отпуска — 28 календарных дней. По договорённости эти дни можно «разбить»: например, сделать так, чтобы сотрудник иногда не работал по пятницам. При этом одна из частей отпуска обязательно должна быть не менее 14 дней подряд.

Некоторым категориям работников положен отпуск в 30 календарных дней. Это несовершеннолетние и сотрудники-инвалиды.

Женщинам во время беременности, родов, несовершеннолетним и тем, кто усыновил ребёнка в возрасте до трёх месяцев, работодатель обязан предоставлять ежегодный отпуск в любое время по желанию работника. Вдобавок этим категориям сотрудников можно брать отпуск, даже если они не успели проработать по договору 6 месяцев.

Как оформлять. За две недели до начала нового календарного года работодатель обязан составить и утвердить график отпусков на следующий год. Сделать это можно по готовой форме Т-7 или в удобном для вас формате.

Насколько строго фиксируются даты отпуска, в каждой организации решают самостоятельно. Во многих компаниях график отпусков — условный документ, и в течение года сотрудники сами выбирают, когда им уходить в отпуск: договариваются об этом с начальством и заполняют заявление.

Если фактический отпуск совпадает с датами из графика отпусков, работодатель обязан предупредить об этом сотрудника за две недели до начала отпуска. Далее необходимо заранее издать приказ об отпуске и передать его бухгалтеру для расчёта отпускных.

Деньги нужно выплачивать сотруднику не позднее чем за три дня до отпуска. Это средний дневной заработок, помноженный на количество дней отдыха. При этом если в отпуск входят выходные дни, то они не оплачиваются. Если в течение года сотруднику повысили зарплату, отпускные будут рассчитываться не из новой ставки, а из среднего арифметического годового дохода.

Нельзя оформлять отпуск задним числом. За такое нарушение вполне можно получить штраф: до 5000 ₽ для ИП и до 50 000 ₽ — для юрлиц.

Еще про выплаты: как платить аванс

Еще про выплаты: как платить аванс

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Кто отдыхает. Только отдельные категории сотрудников

Помимо основного отпуска, некоторые работники при определённых условиях имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск.

• Работающие в режиме ненормированного рабочего дня — не менее 3 календарных дней.
• Занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда — не менее 7 календарных дней.
• Работающие вахтовым методом на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах — 16 дней.
• Получающие образование без отрыва от работы — от 9 календарных дней в зависимости от вида учёбы.
• Медики, педагоги, спасатели, спортсмены, государственные и муниципальные служащие, судьи, сотрудники следственного комитета, прокуратуры и некоторые другие.

Дополнительный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работникам и просто по согласованию с работодателем.

Как оформлять. Информация о дополнительном оплачиваемом отпуске должна быть прописана в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. В остальном правила оформления те же, что и для основного оплачиваемого отпуска.

Больше статей для бизнеса

— Правила работы с удалёнными сотрудниками

— Как малому бизнесу получить госконтракт

— Как не платить государству лишнего

Отпуск без сохранения заработной платы

Кто отдыхает. Любые сотрудники.

Сотрудник может попросить об отпуске «за свой счёт» по любому поводу и на любой срок, но работодатель сам решает, отпускать его или нет. Однако есть поводы, по которым вы обязаны дать сотруднику отпуск без оплаты. Это рождение ребёнка, свадьба сотрудника или кончина кого-то из его близких.

Кто входит в понятие «близких», закон не уточняет. Работодатель может закрепить их перечень во внутренних документах или принимать решение в каждом конкретном случае.

Есть и категории сотрудников, которым нельзя отказывать в отпуске за свой счёт.

• Пенсионеры могут брать дополнительные свободные дни до 2 недель в течение года.
• Родители и вдовы/вдовцы военнослужащих — до 14 дней.
• Супруги военных имеют право продлить основной оплачиваемый отпуск до конца отпуска супруга или супруги.
• Инвалиды — до 2 месяцев.
• Учащиеся без отрыва от работы.
• Родитель двоих и более детей до 14 лет.
• Заботящийся об инвалиде младше 18 лет.
• Матери-одиночки.
• Отец или другое лицо, заботящийся о ребёнке до 14 лет без матери.

Во всех остальных случаях руководитель на своё усмотрение решает, может ли он позволить сотруднику не работать какое-то время. Если не откажет, то никакого закона он не нарушит. А вот если сотрудник, которому отказали в отпуске за свой счёт, все-таки не выйдет в указанный день на работу, то получит прогул.

Как оформляют. Для начала проверяют, попадает ли сотрудник в список тех, кому отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в обязательном порядке. Если да, нужно выяснить продолжительность отпуска, установленную законодательством. А если нет — принять решение самостоятельно.

Следующий этап — документальное оформление отпуска. Для этого нужно:

• получить от работника заявление на отпуск;
• издать приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы — можно воспользоваться унифицированной формой Т-6;
• подписать приказ руководителю или иному уполномоченному лицу;
• ознакомить работника с приказом под подпись.

Вынудить сотрудника уйти в неоплачиваемый отпуск работодатель не имеет права. Если трудовая инспекция выяснит, что такое случилось, выпишет штраф: для юрлиц — до 50 000 ₽, для ИП — до 5000 ₽.

Отпуск по беременности и родам

Кто отдыхает. Беременные сотрудницы.

Продолжительность отпуска по беременности и родам составляет 140 календарных дней: 70 дней до родов и 70 — после. Отпуск можно продлить в некоторых случаях.

• При многоплодной беременности дородовой отпуск увеличивается до 84 календарных дней.
• При осложнённых родах послеродовой отпуск увеличивается до 86 календарных дней.
• При рождении двоих и более детей — до 110 календарных дней после родов.

Начало и длину отпуска по беременности и родам определяет акушер-гинеколог. Как правило, отпуск по беременности и родам должен начаться с 30-й недели беременности, а если беременность многоплодная — с 28-й недели.

Как оформляют. Сотрудница должна принести декретный больничный лист в бумажном или электронном виде и заявление на декретный отпуск по беременности и родам.

Если сотрудница работает у вас меньше трёх лет, то потребуется справка о её доходах на других предприятиях за предыдущие два года — по ней будет рассчитываться сумма пособия. Затем нужно издать приказ о выходе в декрет по заявлению женщины, например по форме Т-6.

Уходить в декретный отпуск или нет, решает женщина — работодатель не вправе отказать ей. Штраф за отказ для юрлиц — до 50 000 ₽, для ИП — до 5000 ₽.

Отпуск по уходу за ребёнком

Кто отдыхает. Любой сотрудник, у которого в семье родился ребёнок.

По закону, отпуск по уходу за ребёнком может взять не только мать, но и отец, бабушка или другие родственники ребёнка. При этом отпуск должен быть оформлен только у одного члена семьи, остальные должны работать.

Отпуск по уходу за ребёнком автоматически наступает на 71-й день после его рождения — сразу после окончания отпуска по беременности и родам. Длительность отпуска — 1,5 или 3 года, но родитель может вернуться на работу и раньше.

Если мать заболела и не может ухаживать за ребёнком, отпуск могут дать отцу.

С 2021 года пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет выплачивается не работодателем, а фондом социального страхования. При этом если мать или другой опекун официально трудоустроены, то они должны предоставить документы работодателю, чтобы тот направил их в ФСС.

Как оформляют. Для оформления отпуска по уходу за ребёнком сотрудник должен собрать целый пакет документов.

• Свидетельство о рождении ребёнка и предыдущих детей — оригинал и копии.
• Справку с места работы супруга или супруги о том, что он или она не получает пособие по уходу за ребёнком, если супруг или супруга трудоустроены. Если же второй супруг не работает — копию его трудовой книжки или форму СТД-Р.
• Копию паспорта.
• Если за ребёнком ухаживают не отец и мать, нужно предоставить документ, который подтверждает совместное проживание малыша с тем, кто заменяет родителей.
• Студенты прикладывают к заявлению справку с места учёбы, которая подтверждает очную форму обучения.

В остальном всё оформляется по стандартным правилам: сотрудник пишет заявление, к нему прилагаются документы, работодатель издаёт приказ с датой начала и окончания отпуска.