Многие так и не вернули сотрудников в офис. Это значит, что пора учиться работать с удаленщиками. Вместе с экспертом аутсорсинга «Моё дело» Светланой Краевой разбираемся, как не нарушить Трудовой кодекс, если сотрудник находится не в соседнем кабинете, а за сотни или даже тысячи километров.
- Постоянная. Сотрудник всегда работает в удаленном режиме.
- Временная. Срок удаленной работы в этом случае не может быть больше шести месяцев.
- Комбинированный вариант. Сотрудник работает поочередно в офисе и из дома.
- По инициативе работодателя. Работодатель может по своей инициативе временно перевести сотрудника на удаленку, но в строго определенных случаях, когда речь идет об угрозе жизни и здоровью. Такое бывает при пожарах, эпидемиях, природных катаклизмах, техногенных катастрофах. Решение о временном переводе сотрудников на дистанционку могут принять и местные власти.
Во всех случаях кроме последнего отправить сотрудника на удаленку можно только с его согласия, а вид удаленной работы нужно зафиксировать в трудовом договоре. В этой статье будем говорить о первых трех вариантах.
Как обмениваться документами
Трудовой договор
Если новый сотрудник живет далеко и не может сам приехать в офис, чтобы подписать договор, можно обменяться бумажными документами по почте или отправить их в электронном виде. Во втором случае у сотрудника должна быть усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись, а у работодателя — усиленная квалифицированная подпись. Те же правила действуют для договоров о материальной ответственности, ученических договоров и дополнительных соглашений к трудовому договору.
«Чтобы сразу решить проблему с документооборотом, позаботьтесь о том, чтобы удаленный сотрудник оформил электронную подпись еще до подписания трудового договора. Так вы сможете оперативно обмениваться документами, и они всегда будут иметь юридическую силу. Это пригодится и при приеме сотрудника, и при увольнении, и в процессе работы. За чей счет оформлять электронную подпись — решать работодателю и сотруднику, в законах это не прописано».
Светлана Краева, эксперт аутсорсинга «Моё дело»
Даже если договор подписали в электронном виде, сотрудник имеет право подать заявление и запросить у вас бумажный экземпляр с «живыми» подписями. В течение трех рабочих дней после получения заявления вы должны отправить сотруднику договор. Без запроса от работника вы не обязаны отправлять бумажный договор.
Работать из дома комфортно, когда под рукой есть все необходимое. Организовать работу удаленных сотрудников и сделать домашний офис по-настоящему удобным, поможет Билайн Бизнес.Онлайн. Это целый пакет сервисов для разных видов бизнеса. Инструменты помогают отслеживать работу сотрудников и предоставлять им доступ ко всем нужным данным, общаться с коллегами и клиентами из любой точки мира.
Паспорт, СНИЛС, диплом, военный билет и другие документы для приема на работу
Если заключаете договор в электронном виде, все эти документы можно переслать таким же способом — в виде сканированных копий или фотографий. Для этих документов в ТК не прописано требование об обязательной электронной подписи. Также работодатель имеет право запросить у сотрудника нотариально заверенную копию каждого из этих документов, но, как правило, в этом нет нужды.
Локальные нормативные акты компании
С ними сотрудника нужно ознакомить еще до подписания трудового договора. Это должностные инструкции, положения и другие документы, которые касаются работы сотрудника. Их тоже можно выслать и подписать в электронном виде, или отправить на бумаге почтой, чтобы сотрудник также почтой вернул подписанные экземпляры.
Трудовая книжка
Сейчас обо всех кадровых передвижениях работодатели сообщают в ПФР, который заносит данные в электронные трудовые книжки. Если у сотрудника еще осталась бумажная трудовая и нужно сделать в ней запись о приеме, он отправляет ее работодателю заказным письмом с уведомлением. Пометку о том, что работа дистанционная, в трудовой не делают, а вписывают информацию так же, как если бы сотрудник трудился в офисе.
Больничные листы
Для них в Трудовом кодексе прописан особый порядок. Если сотрудник оформил больничный на бумаге, его можно отправить работодателю только заказным письмом с уведомлением. Если больничный в электронном виде, нужно сообщить работодателю его номер.
Другие документы, связанные с работой
Строгих правил нет. Когда и как отправлять все остальные документы в процессе работы сотрудника, зависит от регламентов, которые прописаны в трудовом договоре или других внутренних документах компании. Это может быть отправка по электронной почте, через мессенджеры, сетевые папки, соцсети.
Полезные статьи про управление бизнесом
- Как малому бизнесу получить госконтракт
- Все вопросы про онлайн-кассу
- На чем экономить малому бизнесу
Как оформить трудовой договор
Трудовой договор с удаленным сотрудником похож на обычный, но с дополнительными условиями. Рассказываем, что нужно прописать в таком договоре.
- Указать, что работа дистанционная на постоянной или временной основе. Если удаленка временная — прописать срок.
- Место работы, где сотрудник будет выполнять свои функции.«Место работы в договоре — не пустая формальность. Если в том регионе, где работает удаленный сотрудник, действует районный коэффициент, вам придется платить работнику больше с учетом этого коэффициента, даже если в головной компании его нет. А если сотрудник летом решит перебраться на дачу поближе к природе, плохой интернет не будет ему оправданием, ведь по договору он обязан работать в другом месте».Светлана Краева, эксперт аутсорсинга «Моё дело»
- Режим рабочего времени и отдыха. Если в договоре не будет этого пункта, сотрудник сможет трудиться по любому удобному ему графику — хоть с полуночи до утра. При этом вы не сможете потребовать, чтобы он соблюдал режим и был на связи в нужное вам время. Указание рабочего времени в договоре действует в обе стороны. Если вы решите, например, собрать совещание вне этого времени, сотрудник может рассчитывать на дополнительную плату за внеурочную работу.
- Каким образом будете общаться с сотрудником, когда и как обмениваться документами, как сотрудник должен отчитываться о проделанной работе.
- Если решили обмениваться электронными документами, укажите, в течение какого срока принимающая сторона должна отправить подтверждение о получении.
- Какое оборудование будет использовать сотрудник — личное или предоставленное работодателем. Учтите, что если это будет личное оборудование, работодатель должен компенсировать расходы, и это тоже нужно подробно расписать в договоре: что именно подлежит компенсации, какие документы будут подтверждением расходов.
Вот готовый образец трудового договора с дистанционным работником. Его смело можно использовать в качестве основы при составлении собственного документа.
Как и за что увольнять удаленщика
Раньше удаленные сотрудники были в невыгодном положении по сравнению с обычными. Если «очного» сотрудника можно уволить только по основаниям, прописанным в ТК, то в договоре с дистанционным сотрудником работодатель мог прописать любые другие основания на свое усмотрение.
- Он не выходит на связь с работодателем два и более рабочих дня подряд. В трудовом договоре можно предусмотреть более длительный срок — например, пять дней.«То, что сотрудник действительно не выходил на связь, в случае споров нужно будет доказать. Поэтому заранее пропишите в трудовом договоре все способы связи, электронные адреса, сроки созвонов и ответов на сообщения. Можно прописать уважительные причины, когда молчание сотрудника не будет поводом для увольнения. Перед тем, как затевать процедуру увольнения, запросите у работника объяснения. Если их не будет, составьте акт».Светлана Краева, эксперт аутсорсинга «Моё дело»
- Переезд в другую местность, где больше не получится работать в прежнем режиме. Например, туда, где нет интернета или большая разница во времени с работодателем.
Формально удаленщика можно уволить и по любому другому поводу, прописанному в ТК, но на практике не получится уволить его за прогул или появление на работе в нетрезвом виде, потому что доказать такие нарушения в случае с удаленщиком практически невозможно. Вы не сможете прийти к нему домой и проконтролировать, на месте ли он и в каком состоянии.
Если сотрудник увольняется по собственному желанию, он должен отправить заявление любым способом: привезти работодателю лично, передать с курьером, отправить по почте заказным письмом. Двухнедельный срок обязательной отработки начинается с момента, когда работодатель получает это заявление.
Каким бы способом вы ни обменивались документами с сотрудником и независимо от причины увольнения, вы обязаны отправить ему заказным письмом бумажную копию приказа об увольнении в течение трех рабочих дней со дня издания.
Если у вас лежит бумажная трудовая сотрудника и он не может при увольнении забрать ее лично, можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением, но только если сотрудник дал на это письменное согласие.
Остальные документы, связанные с увольнением, можно отправить любым способом, который позволяет зафиксировать факт отправки и получения.
Какие обязанности брать на себя
В целом у сотрудника на удаленке такие же права, как у всех остальных. Для работодателя тоже меняется не многое, но особенности есть.
- Работодатель не может контролировать соблюдение техники безопасности дистанционного сотрудника, поэтому из всех обязанностей по охране труда работодатель должен выполнять только три: расследовать и учитывать несчастные случаи на производстве; выполнять предписания надзорных органов по поводу соблюдения трудового законодательства; страховать сотрудников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
- Обычных сотрудников можно проверить на рабочем месте, а вот навещать удаленщика по месту его труда работодатель не имеет права.
- Если у сотрудника еще нет СНИЛС, обычно работодатель должен оформить его сам. Но на дистанционных сотрудников это не распространяется — они оформляют СНИЛС самостоятельно.
- Если у сотрудника еще есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан сделать в ней запись о приеме. Дистанционный сотрудник сам решает, нужна ли ему такая запись, и если не нужна — делать ее необязательно.
Как работать с удаленными сотрудниками
- Факт удаленной работы нужно прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
- Там же или в локальных документах компании нужно прописать все нюансы взаимодействия сотрудника с работодателем — режим работы, способы связи, особенности обмена документами. Чем подробнее распишете процесс, тем проще будет контролировать сотрудника.
- Всем будет удобнее, если сотрудник сразу оформит электронную подпись — так вы сможете быстрее обмениваться документами.
- В целом у удаленных сотрудников те же права, что и у остальных, но работодатель может уволить их по двум дополнительным основаниям и не обязан соблюдать все требования по охране труда.
Эксперты
Светлана Краева, эксперт аутсорсинга «Моё дело»
