За работу без онлайн-кассы компанию могут оштрафовать на крупную сумму и даже приостановить ее деятельность. Чтобы всего этого с вами не случилось, отвечаем на самые частые вопросы про онлайн-кассы.
1. Что такое онлайн-касса
Онлайн-кассой называют кассовый аппарат с фискальным накопителем и возможностью выхода в интернет.
Фискальный накопитель сохраняет данные о продажах и шифрует их для отправки. Сначала сведения попадают к оператору фискальных данных — тот проверяет информацию и передает данные в ФНС. Если бизнесмен торгует маркированными или подакцизными товарами, данные о продажах одновременно поступают в систему «Честный знак» или ЕГАИС.
В нормальной ситуации сведения передаются в ОФД в режиме реального времени — в момент выдачи чека покупателю.
В случае сбоев интернета данные сохраняются в фискальном накопителе до 30 дней. Затем, когда связь восстановится, вся сохраненная информация сразу поступит в ОФД, далее к налоговикам и, при необходимости — к операторам маркировки. Если подключения к интернету не будет более 30 дней, касса заблокируется.
2. Кто обязан использовать онлайн-кассу
Все организации или ИП, которые принимают наличные или безналичные платежи за свои товары, работы или услуги. Такое правило установлено ст. 1.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов в РФ». Это основной нормативный документ, который регулирует порядок применения ККТ в России.
Если организации или ИП рассчитываются друг с другом «по безналу», то ККТ можно не применять. Исключение — ситуация, когда покупатель расплачивается с помощью бизнес-карты (п. 9 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Можно сказать, что в большинстве случаев касса необходима при наличных и безналичных расчетах между предпринимателями и физическими лицами.
Однако из этого правила есть немало исключений, перечисленных в ст. 2 закона № 54-ФЗ.
В каких случаях можно работать без онлайн-кассы
- Если предприниматель продает товары на розничных рынках и ярмарках. Исключение, если бизнесмен продает на рынке или ярмарке подакцизные товары или товары, подлежащие обязательной маркировке — в таком случае он обязан использовать ККТ (п. 8 и 8.1 ст. 2 закона 54-ФЗ).
- Если предприниматель перешел на уплату налога на профессиональный доход — стал «самозанятым ИП» (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ). С этого момента он выдает или высылает покупателям и заказчикам специальные чеки, сформированные в мобильном приложении «Мой налог».
- Если предприниматель работает на патенте, а его вид деятельности включен в перечень из п. 2.1 ст. 2 закона 54-ФЗ. Это, например, ремонт обуви, химчистка или производство электромонтажных работ. Такие предприниматели обязаны выдавать покупателям бланки строгой отчетности, которые содержат сведения о продавце, товаре (услуге) и сумме покупки.
Статьи по теме
- Какие налоги надо платить самозанятому
- Как изменилась патентная система в 2021 году
- Как ИП перейти на патент
- Если предприниматель работает в отдаленных или труднодоступных населенных пунктах. Список таких населенных пунктов в каждом субъекте РФ утверждают региональные власти. Например, в Вологодской области этот перечень утвержден постановлением областного правительства от 21.11.2016 № 1038. Бизнесмены в этом случае также должны выдавать БСО. Но, в отличие от ИП на патенте, не «по умолчанию», а только по требованию покупателя. Исключение — торговля подакцизными товарами. Для нее придется применять ККТ и в труднодоступных местах.
- Если предприниматель работает без сотрудников, оказывает услуги или продает товары собственного производства. Эта льгота действует не бессрочно, как перечисленные выше, а только до 01.07.2021 (ст. 2 закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ).
Если вы не попадаете под исключения и онлайн-касса вам все-таки нужна, закажите ее у Билайн Бизнес. Специалисты компании бесплатно подключат и настроят оборудование, а все данные по вашим операциям будут храниться 5 лет — вы сможете предоставить информацию о продажах по первому требованию налоговой.
3. Кто может использовать кассу без подключения к интернету
Сегодня практически все, кто применяет кассовые аппараты, должны использовать онлайн-кассы и передавать информацию о продажах налоговикам через интернет.
Исключение — территории, отдаленные от сетей связи. К таким территориям относятся населенные пункты, в которых проживает до 10 тысяч человек. Местные власти принимают свои нормативные документы с перечнем отдаленных от сетей связи территорий.
На отдаленных территориях вы все равно должны использовать онлайн-кассу и выдавать покупателям чеки, но делать это можно без подключения к сети.
Все данные о продажах будут сохраняться в фискальном накопителе. Если налоговики затем захотят проверить бизнесмена, то они смогут получить информацию, считав ее с фискального накопителя.
4. Как выбрать кассовый аппарат и фискальный накопитель
Моделей кассовых аппаратов много. Вот шесть критериев, которые помогут выбрать оборудование, подходящее именно для вашего бизнеса.
1. Поток покупателей
Если у магазина высокая «проходимость» — сотни покупателей в день и больше, понадобится кассан, которая быстро печатает чеки: со скоростью до 200–250 мм в секунду. Если же в день заходит несколько десятков человек, то можно приобрести более дешевый вариант со скоростью печати 50–100 мм в секунду.
2. Наименования товаров или услуг
Если у большинства товаров или услуг длинные наименования, стоит выбирать кассу с широкой лентой — до 80 мм. Если длинных наименований нет или мало, то будет достаточно более узкой ленты — 40–50 мм.
3. Размеры кассы
В небольших торговых точках часто не хватает места для установки оборудования. Поэтому здесь нужно учитывать размер онлайн-кассы. Чем меньше места, тем меньше должна быть касса. Это же относится и к разъездной торговле, когда курьер должен носить аппарат с собой.
4. Категория товаров
Если бизнесмен продает алкоголь, то касса должна уметь взаимодействовать с системой ЕГАИС. Если в торговой точке продаются маркированные товары, то касса должна уметь работать с маркировкой и передавать информацию в систему «Честный знак».
5. Эквайринг
Важная характеристика кассового аппарата — возможность подключить эквайринг, то есть организовать прием оплаты от покупателей с помощью банковских карт. Эквайринг обязателен для всех бизнесменов с годовой выручкой более 30 млн ₽. А с 1 июля 2021 года этот лимит будет понижен до 20 млн ₽.
Касса без эквайринга стоит дешевле, но такая разовая экономия может затем привести к существенному снижению доходов. На сегодня банковские карты есть у большинства россиян, и если бизнесмен не принимает безналичную оплату, то многие покупатели уйдут к конкурентам.
Поэтому даже представители «микробизнеса», которые формально могут обойтись без эквайринга, чаще всего покупают кассы с этой функцией.
6.Срок действия фискального накопителя
По сроку действия накопители делятся на три категории: 13, 15 и 36 месяцев. Если бизнесмен оказывает услуги или использует один из спецрежимов, то в общем случае он может использовать только ФН, рассчитанный на 36 месяцев. При этом накопитель с более коротким сроком действия применять можно, но только в трех случаях: если предприниматель работает в сезонном режиме, совмещает спецрежим и общую налоговую систему, не передает данные через интернет, то есть касса функционирует автономно.
При торговле на ОСНО можно использовать накопитель с любым сроком.
Если бизнесмен начнет торговать подакцизными или маркированными товарами, то его фискальный накопитель в любом случае прослужит не более 410 дней (примерно 13,5 месяцев), поэтому покупать кассу с более долгим сроком действия нет смысла. Если бизнесмен работает в отдаленной местности и начнет использовать кассу автономно, то срок службы его ФН уменьшится до 560 дней (примерно 18,5 месяцев). Такие ограничения встроены в конструкцию фискального накопителя.
5. Как зарегистрировать кассу в налоговой инспекции
Все кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в налоговых органах. До того как обратиться в ИФНС, нужно выбрать оператора фискальных данных и заключить с ним договор. Это необходимо, так как данные об ОФД потребуются при регистрации кассы. Оператор должен входить в список, утвержденный ФНС.
Зарегистрировать онлайн-кассу можно тремя способами.
- Самостоятельно обратиться в свою ИФНС.
- Использовать личный кабинет юридического лица или ИП на портале ФНС. Бизнесмену в этом случае понадобится квалифицированная электронная подпись.
- Воспользоваться услугами ОФД и зарегистрировать кассу через личный кабинет на сайте своего оператора.
6. Как проводить техническое обслуживание онлайн-кассы
До 2017 года все владельцы касс были обязаны заключать договоры со специализированными центрами технического обслуживания (ЦТО).
Сейчас такой обязанности по закону нет, но ЦТО никуда не исчезли, и большинство владельцев кассовых аппаратов продолжают пользоваться их услугами.
Кассовый аппарат — сложное устройство. Чтобы настроить или отремонтировать его, нужны специальные знания. А за работу без ККТ — например, из-за поломки — или с неисправной кассой предусмотрены значительные штрафы.
Большинство компаний среднего и малого бизнеса не содержат в штате квалифицированных специалистов по настройке ККТ. Нет смысла принимать на работу такого сотрудника, если у компании всего несколько кассовых аппаратов или вообще один. Гораздо выгоднее заключить договор с ЦТО и платить только за необходимые работы по настройке или ремонту.
Не пренебрегайте техническим обслуживанием — по договору оно стоит не так уж дорого.
7. Как снизить расходы на онлайн-кассу
Выбрать кассовый аппарат с учетом особенностей бизнеса
Если бизнесмен собирается открыть небольшой магазин, торговать подакцизными и маркированными товарами не планирует, «проходимость» ожидается не очень высокой. В этом случае можно выбрать самую дешевую модель с невысокой скоростью печати и без дополнительных функций. От эквайринга в большинстве случаев лучше не отказываться, так как это может привести к снижению количества покупателей.
Взять кассу в аренду
Вариант с арендой ККТ особенно выгоден при сезонном бизнесе. Это может быть продажа мороженого, цветов, новогодней атрибутики, прокат велосипедов или коньков и др.
Минимальная стоимость нового кассового аппарата с фискальным накопителем — около 12 000 ₽, а взять кассу в аренду можно всего за 1500–2000 ₽ в месяц. Правда, здесь нужно учитывать, что слишком низкая арендная плата обычно не включает в себя все необходимые услуги. Например, придется доплачивать за настройку взаимодействия с ОФД или с бухгалтерской программой.
Уменьшить налоговую базу за счет расходов на приобретение кассы
Этот вариант экономии доступен не для всех — налоговый режим должен предусматривать учет расходов. Снизить налоги при покупке кассы могут те бизнесмены, которые используют ОСНО, УСН «Доходы минус расходы» или единый сельхозналог.
В 2017–2019 годах также был предусмотрен налоговый вычет по расходам на ККТ для ИП на патенте. Но в 2021 году этот вычет уже не действует.
8. Что будет, если работать без онлайн-кассы или нарушить правила работы
1. Работа без ККТ, если по закону применение кассы обязательно:
- для юридических лиц — от 75% до 100% суммы расчета без кассы, но не менее 30 000 ₽;
- для должностных лиц и ИП — от 25% до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.
2. За использование ККТ с нарушением закона, например, без регистрации в ФНС:
- для юридических лиц — предупреждение или штраф в размере от 5 000 до 10 000 ₽;
- для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф в размере от 1 500 до 3 000 ₽.
3. За невыдачу чека покупателю:
- для юридических лиц — предупреждение или штраф в сумме 10 000 ₽;
- для должностных лиц и ИП — предупреждение или штраф в сумме 2 000 ₽.
Важно! За нарушение правил деятельность бизнеса могут даже приостановить: так наказывают за повторное неприменение онлайн-кассы, получение без использования кассы 1 млн ₽ или более. Для юридических лиц или ИП — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. Для должностных лиц — дисквалификация на срок от года до 2 лет.
Коротко: что нужно знать о работе с онлайн-кассой
- По умолчанию онлайн-кассы нужно применять при любых расчетах организаций или ИП с физическими лицами. Также касса потребуется при наличных расчетах между бизнесменами и при использовании корпоративных карт.
- Для бизнесменов, которые работают с физическими лицами, предусмотрен обширный список исключений, когда кассу можно не применять. Льготы связаны с видом деятельности, организационно-правовой формой, налоговым режимом и местом ведения бизнеса.
- Практически все, кто работает с ККТ, должны использовать онлайн-кассы и передавать налоговикам информацию о продажах через интернет. Исключение — удаленные от сетей связи территории и военные объекты.
- Кассу нужно выбирать с учетом особенностей бизнеса: вид деятельности, налоговый режим, количество покупателей, номенклатура товаров и т. п.
- Необходимо заключить договор с оператором фискальных данных и зарегистрировать онлайн-кассу в ИФНС.
- Лучше также заключить договор и с центром технического обслуживания, хотя по закону это не обязательно.
- Чтобы снизить затраты на ККТ, нужно внимательно подойти к выбору кассового аппарата и условий договора с ЦТО. Для сезонного бизнеса может быть выгодной аренда кассы.
- За работу без кассы предусмотрены административные штрафы, а также дисквалификация и приостановление деятельности. Сумма штрафа — в зависимости от нарушения.
- Если нарушение допущено в первый раз и не связано с большой общественной опасностью, то суд может ограничиться предупреждением и не выписывать штраф, но надеяться на такую удачу не стоит.
