Правила делового этикета

Как вести переписку,
общаться с партнерами и сотрудниками
Главное правило деловых коммуникаций: ориентируйтесь на ваших партнеров. Если вам предстоит встреча со стартаперами в футболках и джинсах, не нужно прикрывать татуировки классическим костюмом и держаться слишком серьезно. Равно как и наоборот: если в переписке общение вежливо дистанционное и на «Вы», не переходите на беззаботное «привет» при первой же личной встрече.
Коротко рассказываем об общих принципах делового этикета, которые помогут вам и вашим партнерам чувствовать себя комфортно.

Дресс-код

Узнайте больше о правилах и традициях компании. Если хотите о чем-то договориться с корпорацией, для сотрудников которой действует жесткий дресс-код, — соответствуйте ему. Строгий деловой стиль предполагает, что мужчины надевают классический однотонный костюм или рубашку с брюками. Гардероб бизнес-леди тоже крайне сдержан: это жакет, юбка по колено или брюки, однотонная блузка и туфли на небольшом каблуке.
Если планируете сделку или встречу с более свободной компанией, выбирайте повседневный стиль одежды — не промахнетесь. Например, можно надеть джинсы с пиджаком, вместо рубашки — белую футболку, а вместо ботинок — кроссовки.

Жесты, движения, мимика

По умолчанию на переговорах следует быть внимательным и серьезным. Но, как и в случае с дресс-кодом, ориентируйтесь на собеседника. Если он смешно пошутил — искренне посмейтесь в ответ, сделка от этого точно не сорвется.

Пунктуальность

Здесь все просто: приезжайте вовремя, а лучше — на 10 минут раньше.
Если вы все-таки опаздываете, уважайте чужое время: предупредите, что задерживаетесь, извинитесь и скажите, через какое примерно время вас ожидать.

Чистая речь

Если какие-то слова вам сложно произнести, не поленитесь порепетировать их произношение. Или найдите синонимы, чтобы не стушеваться в важной части переговоров.
Следите за речью, контролируйте слова-паразиты и «эээ...ммм...» — они не только раздражают, но и отвлекают от сути разговора.
Не перебивайте собеседника. Дайте ему высказаться и только после этого задавайте свои вопросы или отвечайте на адресованные вам. Научитесь не только не перебивать, но и слышать, о чем вам говорят.
Например, если собеседник 10 минут говорил о том, что ему не нравится в стратегии конкурентов, не ограничивайтесь безэмоциональным «я вас услышал». Аргументированно успокойте его, поделитесь идеями, каких можно избежать ошибок, чтобы выгодно отличаться от конкурентов.

Рабочее место

Всем, кто слышал от родителей: «Порядок на столе — порядок в голове», — посвящается. Это правило работает и во взрослом бизнес-мире.
Не нужно выравнивать все по линейке и взрываться от съехавшей скрепки на документе. Но следить за порядком необходимо: ни коллегам, ни партнерам точно не хочется увидеть на вашем столе тарелку с недоеденным обедом рядом с документами.
Постарайтесь найти 10 минут в конце каждого рабочего дня, чтобы навести порядок на своем столе. Тогда там не будут накапливаться лишние вещи и следующим утром вам же будет приятно увидеть аккуратное и чистое рабочее место.

По телефону

Набросайте сценарий телефонного разговора. Это будет ориентиром и поможет, когда дело дойдет до самого звонка.
Будьте вежливы. Представьтесь, назовите собеседника по имени и спросите, удобно ли ему разговаривать. Если нет, договоритесь о времени следующего созвона.

В почте

Поле «Тема« обязательно должно быть заполнено, иначе письмо расценивается как спам. Как и в телефонном разговоре, обращайтесь к адресату по имени.
Структурируйте сообщение. Если речь идет о нескольких важных вопросах, уделите каждому из них по абзацу.
Если по теме письма начинается переписка, обязательно пользуйтесь кнопками «ответить» или «ответить всем» в случае, когда в переписке больше двух адресатов. Это важно: и вам, и другим участникам нужен быстрый доступ к предыдущим письмам в ветке одного обсуждения.

В мессенджерах

Уточните у партнера, удобно ли ему переписываться в мессенджерах. Если да, то пишите только в рабочее время и только по рабочим вопросам.
Избегайте фамильярностей: то, что вы переписываетесь в WhatsApp, а не в Outlook, не значит, что можно заполнять рабочие сообщения эмоджи и забавными гифками.
Проверяйте текст перед отправкой. Если пишете с телефона, Т9 может сыграть с вами злую шутку (особенно если имя собеседника — Юля).
Чтобы перед деловой встречей быть во всеоружии, почитайте, как повысить эффективность переговоров. А если ваши менеджеры по продажам еле-еле выполняют план, загляните в статью про техники активных продаж и правила разговора с клиентом — ситуацию никогда не поздно исправить.