Директор ООО «Бук» обсуждает с главбухом проект положения об оплате труда. Директор предлагает установить всем сотрудникам аванс в 5 000 ₽ и выплачивать его с 20 по 25 число каждого месяца. Главбух не согласен: такой порядок не соответствует ТК РФ и разъяснениям Минтруда.
Аванс нужно платить в определенную дату и учитывать размер зарплаты каждого сотрудника, отработанное им время или выработку при сдельном тарифе.
Рассказываем, в какие сроки и в каком размере необходимо перечислять аванс.
Дата аванса
В Трудовом кодексе РФ нет термина «аванс», но четко установлено: платить зарплату нужно не реже, чем каждые полмесяца, а полностью рассчитаться с сотрудниками за месяц нужно не позднее 15 числа следующего месяца. Первую часть нужно выдать на две недели раньше, когда расчетный месяц еще не закончился. Эту часть зарплаты обычно и называют авансом.
ТК РФ определяет только срок для окончательного расчета по зарплате — 15 дней по завершении месяца. В этих пределах вы можете самостоятельно устанавливать дату выплаты зарплаты — 5 или 10 числа месяца. Аванс нужно платить ровно на две недели раньше.
Даты выплаты зарплаты и аванса нужно зафиксировать в одном из внутренних нормативных документов, например, в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка.
Впоследствии дату выдачи аванса можно будет изменить — для этого нужно будет сдвинуть день выплаты зарплаты, чтобы соблюсти интервал в полмесяца. Допустим, сейчас вы выдаете аванс 25-го числа, а зарплату — 10-го. Если хотите, чтобы авансы выдавались по 20-м числам, — переносите день выдачи зарплаты на 5-е.
Как правильно изменить дату выдачи аванса:
- Предупредите всех работников под подпись о предстоящем изменении не позднее чем за два месяца.
- Через два месяца после предупреждения внесите изменения в документы, где установили даты выплаты (положение об оплате труда, трудовые договоры)
Закон не запрещает выдавать аванс или зарплату раньше установленного срока. Но при этом также необходимо соблюдать интервал в полмесяца между выплатами.
Проблемы возникают в канун Нового года: многие работодатели выдают в декабре не только аванс, но и всю зарплату за декабрь. В этом случае нужно рассчитаться с персоналом в последний рабочий день перед праздниками, но можно сделать это и раньше.
Сотрудники ООО «Бук» получают аванс 20-го числа, а заработную плату — 5-го числа следующего месяца. Перед Новым годом директор решил выдать зарплату за декабрь 30 декабря. Между авансом и декабрьской зарплатой прошло 10 дней — это нормально. При этом до следующей выплаты — аванса за январь — пройдет больше 20 дней, а это уже нарушение. Если перенести январский аванс, например, с 20 на 15 января, разница в 20 дней будет уже до выплаты зарплаты за январь.
Чтобы решить проблему, нужно разбить аванс за январь на две части. Первую часть выдать не позднее 15 января, а вторую — в обычную дату, 20 января.
Так у вас не будет интервалов между выплатами больше двух недель — вы не нарушите закон. Дальше уже можно платить в обычном порядке.
Сумма аванса
В ТК РФ правил на этот счет нет, поэтому нужно ориентироваться на разъяснения Минтруда.
В письме от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660 специалисты Минтруда указывают, что аванс — это зарплата за полмесяца. При расчете нужно учитывать фактически отработанное сотрудником время за первую половину месяца. Если работник получает сдельную зарплату, нужно учесть его фактическую выработку за полмесяца.
Вознаграждение сотрудников часто состоит не только из оклада или сдельного тарифа, но и включает различные премии и надбавки. Эти доплаты также нужно включать в аванс, но не все.
Пример таких «постоянно действующих» надбавок — доплаты за стаж, совмещение должностей, работу и ночное время. Если речь идет о премии по итогам месяца, то ее учитывать не нужно.
Проще всего платить аванс в процентах от оклада. Если вы не хотите считать отработанное время и начислять доход за полмесяца отдельно по каждому сотруднику, установите аванс в размере 40% или 45% от месячного оклада. Под «окладом» нужно понимать не только основную сумму зарплаты, но и все постоянные надбавки.
Почему 40% или 45%. Из аванса в большинстве случаев не надо удерживать НДФЛ. Общая сумма к выплате «на руки», за вычетом 13% НДФЛ — это 87% от оклада, если не рассматривать влияние вычетов. Получается, половина от суммы «на руки» — это 43,5% оклада. Таким образом, если выдавать в аванс 40% или 45% от зарплаты, то общая сумма выплаты за месяц будет разбита на две сопоставимые части.
Как считать:
Зарплата сотрудника — 60 000 ₽ в месяц.
На предприятии аванс выплачивается в размере 40% от оклада.
Формула для расчета аванса: 60 000 х 40% = 24 000 ₽.
Чтобы рассчитать выплату в день зарплаты по итогам месяца, нужно удержать НДФЛ со всей суммы оклада, а из остатка вычесть выданный аванс.
И тогда в дату зарплаты выдаем: 60 000 – 60 000 х 13% – 24 000 = 28 200 ₽.
Такой подход хорош, если сотрудник отработал первую половину месяца без пропусков. Если он был в отпуске или на больничном, это нужно учесть. Иначе после выплаты 40% аванса выдавать в день зарплаты будет нечего, а остатка может не хватить на выплату НДФЛ.
Чтобы избежать такой проблемы, учтите время фактического присутствия сотрудника на работе в первой половине месяца.
Как считать:
Предположим, всего за расчетный месяц было 20 рабочих дней, 10 из них приходится на первую половину месяца. 5 рабочих дней сотрудник был в отпуске. Этот период вошел в расчет отпускных, которые сотрудник уже получил к моменту выплаты аванса.
В этом случае рассчитать аванс нужно по формуле: 60 000 х 40% / 10 х 5 = 12 000 ₽.
Сумма зарплаты за фактически отработанное время: 60 000 / 20 х 15 = 45 000 ₽.
Сумма зарплаты к выплате по итогам месяца: 45 000 – 45 000 х 13% – 12 000 = 27 150 ₽.
Страховые взносы и НДФЛ
Работодатель должен удерживать НДФЛ при выплате дохода сотрудникам, но не с аванса. Рассчитать и перечислить весь НДФЛ нужно в дату выплаты зарплаты после завершения месяца.
Исключением будет аванс, который выдают в последний день расчетного месяца: с него нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Страховые взносы за месяц нужно в любом случае платить один раз — до 15 числа следующего месяца, поэтому аванс не нужно облагать страховыми взносами, вне зависимости от даты его выплаты.
Если хотите разобраться, как выплачивать взносы за работников, читайте нашу статью — в ней не только о страховых выплатах, но и о выплатах в налоговую инспекцию и пенсионный фонд.
Коротко
- Платить аванс нужно не позже, чем за 15 дней до выплаты основной части зарплаты. Плавающей даты аванса быть не может.
- Даты выплаты зарплаты и аванса с интервалом в полмесяца нужно фиксировать во внутренних документах компании — положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка.
- Можно установить аванс в размере 40–45% от месячной зарплаты, но при этом нужно учитывать периоды, когда сотрудник был в отпуске или на больничном.
- Не стоит ставить аванс на последний день месяца, чтобы не удерживать с аванса НДФЛ.
- Начислять при выплате аванса страховые взносы не нужно, вне зависимости от даты платежа.
