Когда выбираете оборудование, исходите из размеров офиса и потребностей вашего бизнеса. Для небольшого офиса страховой компании, в котором 3-5 сотрудников продают полисы по телефону, нужен один комплект оборудования. Для открытого пространства с call-центром — совсем другой. Мы расскажем, что понадобится в разных случаях.
В любом офисе пригодятся интернет и IP-телефония, ноутбуки, телефонные аппараты, IP-шлюзы и Wi-Fi-роутеры. Для решения отдельных задач бизнеса — телевизоры, гарнитуры и онлайн-кассы.
Маленький офис только для сотрудников
Как работают. В компании около 10 сотрудников, в офисе нужны максимум 3 кабинета. Чаще всего менеджеры продают по телефону. Например, клиент позвонил в офис, чтобы проконсультироваться по ассортименту. Получил счет, оплатил и уехал на склад за товаром. В офис клиенты не приезжают. Кроме менеджеров, в офисе еще есть директор и бухгалтер, если он не на аутсорсе.
Понадобятся: компьютер, IP-телефоны, IP-шлюзы, Wi-Fi-роутеры.
IP-телефоны бывают проводными и беспроводными. Если нужно разговаривать с клиентом и ходить по офису, выбирайте беспроводные, их еще называют SIP DECT-телефоны. С ними в комплекте идет база и несколько трубок. В маленьком офисе, где работает 2-3 человека и телефон используется нечасто, можно обойтись одной трубкой.
Выбирая IP-телефон, обращайте внимание на количество линий, которые поддерживает аппарат. Сколько линий в телефоне заложено, столько одновременных разговоров могут вести сотрудники. IP-телефон может сразу принимать несколько вызовов. Если один сотрудник не может ответить, то он переводит звонок на свободного оператора. Телефонный номер при этом может быть один.
К некоторым моделям IP-телефонов можно подключать несколько интернет-провайдеров. Если у одного будут перебои со связью, то вы сможете использовать другого провайдера и работа компании не остановится.
IP-шлюз нужен, чтобы подключить аналоговые телефонные аппараты к интернету. Так вы сможете пользоваться преимуществами IP-телефонии, даже если у вас обычный аппарат. Сколько телефонов хотите подключать к интернету, столько внутренних портов в шлюзе должно быть. К IP-шлюзам можно подключать и беспроводные телефоны тоже. Специалисты Билайн рекомендуют устанавливать несколько шлюзов, например, вместо одного 8-портового установить четыре 2-портовых. Если один шлюз выйдет из строя и у телефон потеряет связь с интернетом, остальные аппараты будут работать.
Wi-Fi-роутеры распределяют интернет-сигнал внутри офиса. Чем больше площадь, тем мощнее должен быть роутер. Если планируете увеличивать площадь офиса, присмотритесь к точкам доступа — это специальные устройства, которые расширяют площадь действия сети Wi-Fi и направляют сигнал к устройствам сотрудников. Экономнее использовать роутер и точку доступа, чем два роутера.
Офис для сотрудников и клиентов
Как работают. В офисе несколько помещений: кабинет директора, кабинеты для менеджеров и клиентов, холл или приемная. Это может быть юридическая контора, туристическое, рекламное, страховое агентство, консалтинговая компания или небольшой интернет-магазин.
Понадобятся: оборудование из предыдущего пункта, а также онлайн-кассы, телевизор и управляемый Wi-Fi.
Онлайн-кассы нужны, если вы принимаете наличные или безналичные платежи от клиентов. Онлайн-кассы могут быть мобильными или стационарными, но они всегда должны быть подключены к интернету. К ним необходимо и программное обеспечение: благодаря ему вы включаете, выключаете и перезагружаете кассу, ведете складской, кассовый и бухгалтерский учет. Чем выше уровень программного обеспечения, тем больше у кассы возможностей.
Когда выбираете кассу, ориентируйтесь на пропускную способность аппарата, мобильность и способ подключения к интернету. Например, если в офисе бывает около 100 человек в день, можете выбрать кассу со средней скоростью печати. Если курьеры компании выезжают к клиентам, то покупайте автономный кассовый аппарат. Подключить кассу к интернету можно по провдному интернету, через SIM-карту или Wi-Fi-роутер.
Телевизор бывает бытовой или коммерческий. Бытовые телевизоры вы можете подключить к спутниковому или IP-телевидению и показывать федеральные, региональные и зарубежные каналы. Допустим, в офисе банка можно включить новости рынка, фондовых бирж, а в турагентстве — каналы о путешествиях. Но для того, чтобы не получить штрафы от Роскомнадзора, заключите договор на публичную трансляцию каналов с оператором связи.
Если в бытовом телевизоре есть разъем для USB-флешки, то вы можете на нем показывать ролики о компании, презентацию продуктов и услуг. Управлять телевизором можно с пульта.
Коммерческие телевизоры показывают то, что вы запланируете: презентацию компании, полезные советы по уходу за продукцией, фотографии и награды сотрудников, видеоролики.
«Коммерческие телевизоры можно использовать для работы с клиентами или сотрудниками. В первом случае часто показывают видеоролики о компании, полезные советы. Во втором — динамику продаж, цели на месяц, лучшие товары, анализ работы отделов и многое другое.
При выборе телевизора обращайте внимание на освещение помещения. В офисе, где много ламп и панорамных окон, нужен телевизор с большей яркостью. Если у компании несколько офисов, можно объединить все телевизоры в одну систему и показывать одинаковый контент. Настроить телевизоры может любой специалист, дополнительных денег платить не нужно».
Скурихин Алексей, генеральный директор компании «Умный век»
Скурихин Алексей, генеральный директор компании «Умный век»
Wi-Fi-роутер может не просто раздавать интернет, а еще и приносить дополнительную пользу бизнесу. Для этого существует услуга «Управляемый Wi-Fi» — бесплатный интернет для клиентов. С его помощью можно дополнительно продвигать бизнес.
Когда пользователь подключается к бесплатному интернету в вашем офисе, то сначала попадает на стартовую страницу. И это ваш шанс повышать лояльность клиента или лучше изучить его. Например, если у вас турагентство, то перед тем, как дать доступ к интернету, вы можете показывать небольшой ролик о вашей компании, проводить опросы «Какие три страны вы хотите посетить больше всего?» или предлагать скидки на услуги. Вы можете менять стартовые страницы в зависимости от дня недели, проводить опросы, собирать данные соцсетей пользователей, чтобы как можно эффективнее изучать их предпочтения.
«Мы гарантируем, что у наших клиентов не будет проблем с Роскомнадзором, потому что идентификация Wi-Fi происходит по номеру телефона, как и должно быть. За несоблюдение этих требований можно получить штраф до 300 000 рублей.
Если в компанию приезжают иностранные партнеры или клиенты, то они тоже могут подключиться к Wi-Fi. Для этого у них должен быть включен международный роуминг».
Оксана Лапыгина, старший менеджер по развитию и поддержке продаж продуктов Билайн
Оксана Лапыгина, старший менеджер по развитию и поддержке продаж продуктов Билайн
Большой офис
Как работают. Это офис, в котором много помещений или он создан по типу опен-спейс. В нем работает несколько десятков сотрудников. Арендуют такой офис call-центры, крупные банки, интернет-магазины, агентства недвижимости. Бизнесу очень важно качество интернет-соединения и IP-телефонии, потому что продажи часто идут по телефону. Но и клиенты в офис тоже приходят.
Понадобятся: набор техники, только адаптированный под площадь офиса и количество сотрудников, а еще понадобится гарнитура.
Гарнитура. В большом офисе шумно. Если хотите, чтобы клиент хорошо слышал ваш голос по телефону, подключите к аппарату гарнитуру. Она бывает проводной и беспроводной. Если придется ходить по офису, выбирайте беспроводную. Для офисов, которые гудят как улей пчел лучше выбрать гарнитуру с шумоподавлением. Для собственного удобства — мягкие амбушюры из кожи или поролона.
Wi-Fi. В большом офисе придется увеличить мощность и количество антенн. Есть модели роутеров, покрывающие и 500, и 1000 метров. Им не страшны бетонные и кирпичные стены. Для большого офиса нужно проектировать целую сеть из роутеров и точек доступа. Сэкономить на оборудовании помогут операторы, у которых много опыта в проектировании Wi-Fi сетей.
SIP DECT-телефоны. Для большого офиса выбирайте модели с большим радиусом действия. С трубкой телефона в помещении вы можете отойти от базы на 50 метров. Вне помещения — до 300 метров.
Что понадобится в офис
- Компьютер. Мощный, хороший, современный.
- Wi-Fi. Чем больше площадь офиса, тем больше должна быть площадь покрытия. Управляемый Wi-Fi поможет лучше изучить клиентов и постепенно формировать их лояльность к компании.
- IP-телефон. Если ходите по офису или складу, то выбирайте SIP DECT-аппараты.
- IP-шлюз. Лучше выбирать больше шлюзов с меньшим количеством портов.
- Онлайн-касса. Есть много разных видов. Выбирайте по размерам и потребностям бизнеса.
- Телевизор. Если хотите показывать клиентам свой контент, выбирайте коммерческий телевизор. Для развлечения во время ожидания подойдет бытовой.
- Гарнитура. Для больших офисов берите с шумоподавлением. Если будете ходить на склад или к коллегам — беспроводную.
Эксперты
Оксана Лапыгина, старший менеджер по развитию и поддержке продаж продуктов ПАО «Вымпелком»
Скурихин Алексей, генеральный директор компании «Умный век»
