Регулярная инвентаризация убережет от воровства в компании, поможет избежать кассовых разрывов, оценить распределение активов. Проверять нужно не только материальные ценности, но и все другие объекты бухучета — например, нематериальные активы или состояние расчетов.
Рассказываем, как провести инвентаризацию.
Когда нужна инвентаризация
Все ситуации перечислены в п. 27 Положения, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н — дальше будем называть его просто приказом № 34н. Список небольшой, и в нем только те ситуации, когда инвентаризация неизбежна.
Шесть случаев, когда точно нужна инвентаризация.
- Вы меняете материально ответственных лиц. Важно: материальная ответственность бывает не только личная, но и коллективная — бригадная. В таком случае инвентаризацию нужно проводить при смене бригадира или, например, при смене более половины членов бригады.
- Выявили кражу или имущество было испорчено.
- После пожара, наводнения и других подобных экстремальных ситуаций.
- Реорганизовываете или ликвидируете компанию.
- Продаете, выкупаете имущество или передаете его в аренду.
- Составляете бухгалтерскую отчетность.
Руководитель компании может своим приказом установить и другие ситуации, когда нужна инвентаризация. Например, директор может решить, что деньги в кассе нужно проверять каждый месяц. Важно: условия и порядок проведения всех дополнительных инвентаризаций нужно отразить в учетной политике — такое требование есть в регламенте проведения инвентаризации.
Сам регламент можно найти в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 — именно по этим рекомендациям нужно проводить инвентаризацию. Сам регламент нам еще пригодится, будем называть его дальше приказом № 49.
Как подготовиться к инвентаризации
Создать комиссию
На каждом предприятии должна быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав комиссии нужно включить представителей руководства компании, финансовых служб, а также технических специалистов — с учетом специфики проверки.
Также в комиссию могут входить представители службы внутреннего аудита и внешних аудиторских компаний, с которыми сотрудничает организация. Это позволит в дальнейшем делать обоснованные выводы о достоверности отчетности компании.
Материально ответственные лица не могут входить в инвентаризационную комиссию, но они обязательно должны присутствовать при проведении инвентаризации
Персональный состав постоянно действующей и рабочих комиссий утверждает директор в приказе о проведении инвентаризации. Приказ необходимо зарегистрировать в специальной книге контроля.
Документы
- Форма приказа о проведении инвентаризации
- Форма книги контроля
- Общие правила проведения инвентаризации
Обеспечить достоверность данных учета на дату инвентаризации
В приказе № 49 указано: все проведенные операции с ценностями, расчетами и другими объектами должны быть отражены в учете на дату инвентаризации. Вот что нужно, чтобы выполнить это требование.
- Бухгалтерия должна провести в учете максимально возможное количество поступивших до начала инвентаризации документов.
- Последние приходные и расходные документы, которые не прошли в учете, ответственные передают инвентаризационной комиссии.
- Все материально-ответственные и подотчетные лица дают расписки: одни — о том, что все поступившие под их ответственность ценности оприходованы, а выбывшие — списаны; другие — о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии.
Как проводить инвентаризацию разных активов
Основные средства и нематериальные активы
Сначала необходимо проверить все документы, которые относятся к основным средствам: инвентарные карточки, описи, технические и кадастровые паспорта.
Если речь идет об объектах недвижимости, нужно также проверить документы, подтверждающие право собственности компании на них.
Затем следует осмотреть каждый объект и внести в опись его инвентарный номер, наименование, назначение и основные технические характеристики. Вот удобная форма описи, которой можно пользоваться.
Если комиссия обнаружит ОС, непригодные к дальнейшей эксплуатации, по ним нужно составить отдельную ведомость и указать, почему объекты испортились.
Также в отдельной описи следует отразить основные средства, которые не принадлежат организации, но временно находятся на ее территории: взяты в аренду или приняты на ответственное хранение. По ним нужно проверить фактическое наличие и документы, которые подтверждают передачу. Форму можно использовать ту же.
Нематериальные активы — это, например, права на программные продукты, использование изобретений, «ноу-хау» и тому подобное.
Здесь можно проверить только наличие подтверждающих документов — свидетельства, патенты, лицензии — и корректность отражения активов в учете. Для описи можно использовать такую готовую форму.
Финансовые вложения
Финансовые вложения — это покупка ценных бумаг, вклады в уставные капиталы других компаний, а также предоставление займов.
Из всего перечисленного «физически» можно проверить только ценные бумаги, да и то не всегда. Ведь эти документы могут храниться в депозитарии или вообще не иметь вещественной формы — существовать только в виде записи в реестре.
Но если ценные бумаги находятся в организации, то следует проконтролировать их сохранность и внести в опись по этой форме.
По всем остальным видам финансовых вложений можно проверить только подтверждающие документы. Это могут быть договоры займа, купли-продажи долей в уставном капитале, выписки из депозитария.
Товарно-материальные ценности
Проверка наличия товарно-материальных ценностей — это инвентаризация в ее «классическом» понимании.
Комиссия приходит на склад и в присутствии кладовщика или другого ответственного лица пересчитывает, взвешивает, обмеривает хранящиеся там товары, материалы или готовую продукцию, сверяет их наличие с бухгалтерскими данными и заносит в опись. Вот форма этой описи.
На промышленных предприятиях также проверяют незавершенное производство. Здесь тоже проводят подсчет, обмер или взвешивание. Но все эти операции относятся не к готовым изделиям, а к отдельным деталям, узлам, подготовленной смеси компонентов сырья.
При этом документальная проверка понадобится и для инвентаризации материальных ценностей. Она относится к ценностям, которые находятся «в пути» — например, к отгруженным товарам. Их описывают по такой форме.
Полезные статьи про управление бизнесом
- Как составить грамотный план закупок
- Как считать и анализировать прибыль
- Как избежать блокировки счета
Денежные средства
Комиссия пересчитывает деньги в кассе, затем сравнивает результаты с бухгалтерскими данными и заносит в акт по форме.
Если у организации есть ценные бумаги, денежные документы (например, почтовые марки или авиабилеты) или бланки строгой отчетности, то их тоже необходимо хранить в кассе. При инвентаризации все эти ценности тоже пересчитывают и отражают в отдельной описи по другой форме.
Чтобы проверить деньги на расчетных счетах, нужно сравнить бухгалтерские данные с выписками банка.
Расчеты
Комиссия проверяет обоснованность отражения в учете расчетов с контрагентами, бюджетом, сотрудниками, банками и другими дебиторами и кредиторами. Для этого данные по соответствующим бухгалтерским счетам сравнивают с первичными документами. Результаты инвентаризации расчетов отражают в акте по установленной форме.
Во время этой инвентаризации также выясняют, не числится ли в бухучете задолженность, которую необходимо списать: безнадежная для взыскания или с истекшим сроком исковой давности.
Резервы и расходы будущих периодов
Все организации, кроме малых предприятий, обязаны создавать в бухучете различные резервы: по сомнительным долгам, на выплату отпусков, на гарантийные ремонты.
Нужно проверить обоснованность создания каждого резерва и рассчитать сумму его остатка на дату инвентаризации. Если фактический остаток резерва по данным бухучета не совпадает с расчетным, нужно скорректировать цифры.
Если у компании есть расходы будущих периодов, нужно проверить, насколько их суммы соответствуют первичным документам и правилам расчета таких расходов, которые отражены в учетной политике.
Как оформить результаты инвентаризации
Если по результатам инвентаризации выявлены расхождения между фактическими и бухгалтерскими данными по имуществу, нужно составить специальный документ — сличительную ведомость по каждой категории активов.
После завершения проверки всех видов активов комиссия обобщает ее результаты в сводном документе — ведомости результатов инвентаризации. Сводную ведомость должен утвердить руководитель организации. После этого результаты инвентаризации можно отразить в бухучете.
Документы
- Форма сличительной ведомости для основных средств
- Для товарно-материальных ценностей
- Форма сводной ведомости результатов инвентаризации
Как отразить результаты в бухучете
В бухучете все результаты нужно сделать в том же месяце, в котором закончили инвентаризацию и подписали итоговые документы.
Если выявлены излишки
Если по итогам инвентаризации обнаружены излишки, их нужно отнести на прочие доходы организации в корреспонденции со счетом по учету соответствующего вида ценностей: ДТ 01 (10, 41, 43...) — КТ 91.1.
Стоимость выявленных излишков нужно отразить в учете по рыночной цене. Компания может привлечь независимого оценщика или провести оценку самостоятельно. Например, для этого можно использовать общедоступные данные о ценах на подобное имущество.
Если недостача находится в пределах норм естественной убыли
Эти нормы утверждены для отдельных ситуаций и видов имущества нормативными документами различных ведомств. Например, для торговли и общественного питания нормы естественной убыли продуктов утверждены приказом Минпромторга РФ от 01.03.2013 № 252.
В этой ситуации сумму недостачи нужно отнести на текущие материальные расходы. Если выявлена недостача, во всех случаях для отражения данных в бухучете необходимо задействовать счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». ДТ 94 — КТ 10 (41, 43...) — учтена недостача. ДТ 20 (25, 26, 44) — КТ 94 — недостача отнесена на расходы.
Недостача превышает нормы естественной убыли или таких норм нет
Если виновника сверхнормативной недостачи нашли, сумму взыскивают с него. Если это сотрудник компании, деньги можно удержать из зарплаты. Фиксируют данные тремя способами. ДТ 94 — КТ 10 (41, 43...) — учтена недостача. ДТ 73 (76) — КТ 94 — недостача отнесена на виновное лицо. ДТ 50 (51, 70) — КТ 73 (76) — сумма недостачи взыскана или удержана.
Если виновника не нашли, или если взыскать недостачу не удалось, сумму нужно списать за счет прочих расходов. ДТ 94 — КТ 10 (41, 43...) — учтена недостача. ДТ 91.2 — КТ 94 — списана недостача.
Коротко про инвентаризацию
- Инвентаризация — это регулярная проверка наличия активов компании: соответствуют ли учетные данные фактическим.
- Инвентаризации подлежат не только материальные ценности, но и нематериальные активы, финансовые вложения, расходы будущих периодов, расчеты и резервы.
- Инвентаризацию нужно проводить не реже, чем раз в год — перед составлением годового отчета.
- Инвентаризация может проходить и чаще, в ситуациях, которые предусмотрены законом или руководством компании.
- Инвентаризацию проводит специальная комиссия. Ее состав утверждает руководитель организации.
- Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов зависит от категории проверяемых объектов учета.
- Если выявлены отклонения, вносят изменения в бухгалтерский учет: корректируют сальдо по расчетам и резервам, оприходуют излишки или списывают недостачи материальных ценностей за счет виновных лиц или затрат.
