Трудовая книжка для ИП

Кто должен оформлять
Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы. Если ее нет или в ней отсутствуют какие-то записи, Пенсионный фонд не учтет отработанное время и назначит пенсию меньше, чем могло бы быть.
В таких случаях будущие пенсионеры ищут бывших работодателей и запрашивают у них справки о подтверждении работы. Либо отправляют запрос в архив, если организация ликвидирована.
Индивидуальный предприниматель работает не по найму, но у него тоже идет стаж. Как его учитывают?

Нужна ли ИП трудовая книжка

Индивидуальный предприниматель так же, как и наемные работники, при выходе на пенсию должен указать, сколько лет он проработал, и приложить доказывающие стаж документы.
В его случае стаж работы подтвердят страховые взносы, которые ИП перечислял в ПФР в годы ведения деятельности. Информация о них есть в базе данных ПФР, поэтому трудовая книжка для подтверждения стажа работы ИП не нужна.
На практике при оформлении пенсии Пенсионный фонд запрашивает свидетельство о регистрации ИП, свидетельство об окончании деятельности индивидуального предпринимателя и выписку из ЕГРИП.

Можно ли ИП сделать запись в трудовой книжке самому себе

Индивидуальный предприниматель не может нанять сам себя на работу, это противоречит логике. Поэтому заводить на самого себя трудовую книжку и вносить туда записи ему не имеет смысла.
Даже если ИП это сделает, Пенсионный фонд просто не примет документ.
Справки о подтверждении работы самому себе предпринимателю выписывать тоже не нужно.

Как посчитать стаж ИП

В страховой стаж ИП входят все годы уплаты страховых взносов в ПФР за себя. К ним добавляются:
Социально значимые периоды, например, уход за ребенком до полутора лет или уход за человеком старше 80 лет. Эти периоды ПФР учитывает автоматически после оформления пособия.
Периоды работы по трудовому договору. Страховые взносы в этом случае перечисляет работодатель.
Периоды работы по договору гражданско-правового характера в качестве исполнителя-физического лица. Если заказчик по этим договорам — организация или ИП, то они перечислят страховые взносы в ПФР за исполнителя-физическое лицо.
В зависимости от суммы уплаченных страховых взносов рассчитывают количество пенсионных баллов, которые в итоге повлияют на размер пенсии.

Должен ли ИП вести и хранить трудовые книжки работников

Если ИП наймет людей по трудовому договору, то ситуация изменится. Он станет работодателем, и у него появится обязанность — вести трудовые книжки работников. Делать это он может лично, а может нанять специального человека.
Если ИП решит вести трудовые книжки сам и допустит какие-либо ошибки, его могут оштрафовать на 1 000-5 000 рублей, при повторном нарушении — на 10 000-20 000 рублей.
Если ИП наймет кадрового работника, то вся ответственность за книжки перейдет на кадровика. Штрафы за ошибки будет платить уже он.

Особенности ведения трудовой книжки для ИП

Записи в трудовые книжки вносят в соответствии с Правилами и Инструкцией вручную черной или синей ручкой.
В Правилах и Инструкции нет особенностей, связанных с тем, что работодатель — ИП. И организации, и предприниматели, берущие людей в штат, ведут трудовые книжки одинаково.
Поэтому, если работник проработал у ИП больше пяти дней, и это место работы для него основное, предприниматель должен заняться оформлением книжки в общем порядке.

Образец записи в трудовой книжке работника ИП

Рассмотрим, как заполнить трудовую книжку.
В первой графе пишут порядковый номер записи, во второй — дату начала работы нанятого работника.
В третьей графе нужно прописать полностью «индивидуальный предприниматель» и сокращенно — ИП, а также указать Ф.И.О. полностью и кратко (фамилия, инициалы). Здесь же указывают должность, на которую заступил работник.
В четвертой графе дают ссылку на документ, на основании которого работника назначили на эту должность, — приказ или распоряжение.
По п. 35 Правил все записи должны быть заверены печатью работодателя, но для ИП по другим вышестоящим законам иметь печать необязательно.
На практике допускаются оба варианта. Предприниматель сам решает, нужна ли ему печать.
№ записи
Дата
Число
Месяц
Год
Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1
2
3
4
 
 
 
 
Индивидуальный предприниматель
Шариков Евгений Семенович
(ИП Шариков Е. С.)
 
3
10
09
2019
Принята на должность юрисконсульта
Приказ от 10.09.2019 № 12
4
20
10
2019
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказ от 20.10.2019 № 20
 
 
 
 
Индивидуальный предприниматель
Шариков Е. С. /подпись, печать/
 

Где ИП должен хранить трудовые книжки работников

Трудовые книжки — это бланки строгой отчетности. Поэтому хранить их нужно в сейфах или подобных им металлических шкафах.
В законе не указано, что сейфы должны стоять именно на рабочем месте ИП, поэтому хранить трудовые книжки можно и дома. Главное - не допустить порчи документов, их потери.
Еще нужно помнить о приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и книге учета движения трудовых книжек. ИП как работодатель должен вести эти книги. Формы книг можно посмотреть в приложениях к Инструкции.

Нужна ли ИП трудовая книжка

  1. О предпринимательской деятельности в трудовую книжку записи не вносят. Страховой стаж будет идти за счет уплаченных в ПФР страховых взносов за себя.
  2. Записи в трудовой книжке индивидуального предпринимателя могут быть, если он работал по найму.
  3. Страховой стаж может быть увеличен за счет социально значимых периодов.
  4. Если ИП взял работников в штат, то он как работодатель должен вести их трудовые книжки.
  5. Хранить документы нужно в металлическом шкафу (сейфе) дома или на работе.