Когда бизнес вырастает из маленького домашнего предприятия, пора подумать о переезде в офис. Контроль сотрудников, переговоры с клиентами, складирование товара, — если вы считаете, что с этими задачами без офиса не справиться, то нужно задуматься о его аренде или покупке. В этой статье пойдет речь о том, как правильно выбрать офис для бизнеса без вреда для нервов и кошелька.
Когда офис не нужен
Вести бизнес без офиса можно, если бизнес не предполагает регулярных офлайн-переговоров, а вам не нужно постоянно контролировать сотрудников на месте. Арендой офиса можно пренебречь, если 2-3 сотрудника в режиме home-office продолжат работать в прежнем режиме. Так вы сэкономите на аренде, особенно если правильно выстроили удаленную работу. Если бизнес перерос во франшизу с представителями в нескольких десятках городов, офис необходим как минимум для солидности.
Необходимость в офисе часто зависит от отрасли компании. В режиме home-office можно заниматься репетиторством или преподаванием. Копирайтеры, дизайнеры и программисты также давно работают удаленно. Для небольших интернет-магазинов вести работу на дому — несложная задача. Если квартира и подсобные помещения справляются с функциями склада, то офис не нужен.
Многие боятся переводить сотрудников на удаленку: кажется, из дома люди будут работать хуже. При этом эффективность работы зависит скорее от того, как организован сам рабочий процесс. Контролировать сотрудников и правильно ставить задачи даже на расстоянии можно с помощью современных систем: например, управлять компанией из дома можно с помощью Билайн Бизнес Онлайн. Это целый набор инструментов, который позволяет создать удаленные рабочие места, проводить онлайн-встречи, принимать звонки клиентов, контролировать продажи и оценивать эффективность сотрудников.
Купить или взять в аренду
Здесь нет однозначного ответа. Нужно учитывать выгоду именно для вашего бизнеса — и у того, и у другого способа есть свои плюсы и минусы. Так, для офлайн-магазина лучше подойдет аренда. Велика ли проходимость и конкуренция, можно определить только после нескольких месяцев работы на месте. Аренда также подойдет для начинающих бизнесменов, которым нужен офис. Особенно это актуально для отраслей, где происходит постоянный контакт с клиентами: сфера продаж, наружная реклама, полиграфия. Покупка офиса может быть хорошим вложением, если помещение грамотно выбрано. Офис в центре города можно перепродать или сдать в случае проблем с бизнесом.
Месторасположение
Где будет располагаться офис — на окраине или в центре — зависит от специфики вашего бизнеса и его размера. Так, средняя выручка мебельного магазина за неделю окупает аренду помещения, в котором он находится. Но мебельному необходим склад. Небольшому интернет-магазину также пригодится складское помещение, а такие удобные склады находятся вдалеке от центра. Некоторые компании стараются подбирать для себя помещения поближе к центру. Это престижно и удобно, если работа связана с постоянным общением с клиентами. Но снять офис в центральных районах обычно минимум в 2 раза дороже помещений на окраине города.
Выбирая офис для бизнеса, стоит учитывать время на дорогу и наличие транспортных магистралей. Чем сложнее добраться до офиса, тем меньше персонал будет хотеть приезжать на работу, а это чревато текучкой кадров. Если вас часто посещают клиенты, то они должны без проблем добираться к вам в офис, а не блуждать по закоулкам. Однако если офисное помещение находится вдалеке от транспортных узлов, и при этом до него можно добраться без пробок, удаленное расположение становится гигантским плюсом.
Немаловажный фактор — наличие рядом удобной парковки. Идеально, если за вами будут числиться охраняемые парковочные места для сотрудников и клиентов. Впрочем, подойдет любое место, где можно припарковаться, не опасаясь за автомобиль. Чаще всего проблема с парковкой возникает в центральных районах городов.
Наконец, фактором выбора помещения становится наличие рядом заведений общепита или продуктовых магазинов. Это не основной параметр выбора офиса, а приятное дополнение — сотрудникам будет куда выйти на обеденный перерыв. К тому же кафе рядом с офисом становится местом встреч с клиентами, если у вас нет переговорной комнаты.
Площадь и комфорт
Согласно СанПину, на человека в офисе должно приходиться не менее 6 м². Если рабочий день за компьютером не превышает 4 часов, то площадь можно уменьшить до 4,5 м². Инвалиды-колясочники получают рабочее место не менее 7,65 м². Расстояние между мониторами по правилам должно быть не меньше 1,2 м, проходы между столами — минимум 2 метра . На дополнительное офисное оборудование и мебель тоже требуется площадь.
Также СанПин требует температуры в 22-24 градуса зимой и 23-25 летом. Отклонения допустимы максимум на 1 градус. При температуре выше 28 градусов рабочий день сокращается на час с каждым делением термометра. То же самое и при температуре ниже нормы — время работы сокращается от 19 градусов.
На площади и комфорте экономить нельзя. Сотрудники будут жаловаться на неподходящие условия труда, а власти — выписывать штрафы. Как итог — расходы на уплату штрафов и устранение замечаний, а также плохая атмосфера в команде.
Вывеска
Вывеска — способ привлечь внимание потенциального клиента и указать путь клиенту действительному. В зависимости от желания владельца бизнеса вывеской выступают световой короб, объемные буквы или пластиковая табличка.
На этапе подбора офиса уточните у арендодателя, предусмотрено ли размещение вывески договором или за нее нужно доплачивать. Владелец помещения минует этот этап — еще один плюс покупки офисных квадратов. Но не во всех городах России вывеску можно установить самовольно. В каждом субъекте свои требования к вывескам. В Мурманске и Новосибирске разрешение не требуется, если площадь конструкции не превышает 2 м². В Санкт-Петербурге потребуют обязательное разрешение Комитета по градостроительству и архитектуре. В Москве вывеску вешают без согласования, если она соответствует разработанным архитектурно-художественным концепциям.
Внешний вид вашего офиса
Ремонт в офисе и его внешний вид — важный фактор выбора. Потрескавшаяся штукатурка и плохое освещение, да еще и в полуподвальном помещении отпугнут клиентов. В глазах партнеров и покупателей офис — показатель успеха компании. Сотрудники тоже будут не рады работать в обшарпанных кабинетах. Однако на покупке офиса без ремонта можно хорошо сэкономить. Но ремонт так или иначе придется делать.
Если вы снимаете офис, уточните у арендодателя, предоставляются ли арендные каникулы на период ремонта. Такая сделка выгодна обоим: владелец помещения не тратится на ремонт, а вы получаете помещение приемлемого вида.
Бизнесу на начальных этапах развития обычно не нужен классный ремонт и стильный вид. Чистые белые стены, пространство и освещение, — этого достаточно. Фирме с хорошими прибылями этого мало. Вариант — нанять дизайнера и сделать проект «офиса мечты». Стоимость дизайн-проекта часто включается в стоимость самого ремонта. Заказать дизайн отдельно будет стоить 15 000+ рублей за проект.
Проверка инженерных коммуникаций
Офис для вашего бизнеса может быть красивым, доступным, да еще и с удобным расположением. Но без проверки инженерных коммуникаций снимать помещение нельзя. Персонал работает 5 дней в неделю по 8+ часов в офисе. Если здание было поражено грибком, то сотрудники получат проблемы со здоровьем. За полную проверку помещения специалисты запросят от 100 рублей за м². Не стоит экономить — от этой проверки зависит не только рабочая атмосфера, но и доходы компании. Если вы арендуете офис, то проверку помещения можно заказать за счет владельца.
На просмотре при выборе офисного помещения проверьте стены на предмет трещин. Если пропустите хоть одну, она станет проблемой. Включите на несколько минут кондиционеры. Они должны работать, а в комнате не должно быть запаха пыли, гнили, разложения. Проверьте окна и розетки, замки, отопление и освещение. Убедитесь, что интернет-провайдер организует связь без перебоев. Обратите отдельное внимание на туалет — сантехника должна быть исправной.
Офис в бизнес-центре
Бизнес-центры — это готовый вариант для предпринимателей. Хороший ремонт, а иногда и офисная мебель, уже включены в стоимость квадратных метров. За дополнительную плату вы также получаете охрану, парковку и клининговые услуги. Случайные люди в такой центр не попадут, пройти дальше вестибюля можно только по пропуску.
Купить офис в бизнес-центре обычно можно только на этапе строительства, поэтому их арендуют. Для малого бизнеса такие центры не являются идеальным вариантом. Возникают сложности с размещением рекламной вывески, ведь не все бизнес-центры отдают фасад под рекламу. Аренда офиса в бизнес-центрах в среднем дороже в два раза. Помещение в 1- или 2-этажном здании окажется попросту выгоднее для начинающих предпринимателей. И, напротив, развитый бизнес выберет офис в таком центре: удобная инфраструктура, парковка, кафе в здании и никаких «лишних людей».
Плюсами офиса в бизнес-центре можно назвать престижный статус в глазах партнеров, удобную инфраструктуру, наличие охраны и парковки.
Минусы офиса в бизнес центре — это высокая стоимость аренды и строго определенные часы работы.
Документы для оформления договора аренды
Итак, подобранный офис устраивает даже после тщательных проверок. Тогда нужно заключать договор и принимать помещение. Для договора понадобятся:
- выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- заверенные копии свидетельства о регистрации юрлица и его постановки на учет;
- копии учредительных документов;
- паспорт руководителя компании и документ, подтверждающий его полномочия (обычно это устав);
- банковские и почтовые реквизиты, в том числе юридический адрес.
Не спешите сразу же подписывать договор. Возьмите паузу на пару дней и внимательно его перечитайте. Посмотрите, правильно ли указаны данные. Посоветуйтесь с юристом. Он укажет на скользкие места в документе. Например, договоры часто заключают на срок в 11 месяцев, при этом повышая стоимость аренды по прошествии этого срока на 10-15%. То есть, если вы не хотите переезжать, придется платить дороже. Долгосрочные договоры имеют фиксированную арендную плату на весь период — вам нужны такие.
Не переезжайте и не проводите ремонтных работ без подписанного договора и акта приемки. Устное соглашение не поможет в спорных вопросах, в случае их возникновения правда будет на стороне владельца помещения. В акте должны быть указаны все нюансы: количество ключей, техника, мебель. Если сломано окно или имеется трещина в стене, также укажите это в документе.
Пошаговая инструкция для выбора офисного помещения
- Рассмотрите вариант ведения бизнеса без офиса.
- Покупка собственного помещения подойдет только крупным компаниям.
- Подберите офис в удобном для сотрудников и клиентов месте.
- Учтите требования в отношении площади офиса для своего персонала.
- Правильно выбрать офис поможет команда, учтите мнение сотрудников при подборе.
- Проверьте инженерные коммуникации.
- Уточните у арендодателя возможность размещения вывески.
- Хорошо прочитайте договор перед подписанием.
