Выбор оборудования зависит от того, сколько звонков нужно принять и совершить за день. Если телефон звонит каждый час или чаще — стоит подключить IP-телефонию. Она поможет не пропускать звонки клиентов, сэкономит силы, время и деньги на оплату связи.
Для подключения IP-телефонии можно использовать стандартные аппараты или купить IP-телефоны. Также нужен IP-шлюз — он поможет подключить телефоны к интернету, чтобы вы сэкономили на услугах связи. Для управления звонками понадобится облачная АТС. Расскажем, как выбрать оборудование и не переплатить за лишние функции.
IP-телефон
IP-телефон выглядит почти как обычный современный телефонный аппарат, только кнопок на нем чуть больше.
Главное отличие IP-телефона от обычного — для работы ему нужен выход в интернет. Подключиться к интернету IP-телефон может с помощью кабеля или через Wi-Fi.
Звонки с помощью IP-телефона идут не по обычной телефонной сети, а через интернет. Это помогает компаниям платить за услуги связи примерно в два-три раза меньше.
Возможности. IP-телефон может принимать несколько вызовов одновременно и переводить их на другие телефоны. В каждый IP-телефон производитель заложил несколько линий — столько же разговоров можно вести одновременно.
В самом простом IP-телефоне одна линия, значит, сотрудник может принять только один звонок. Если в это время на этот же номер позвонит второй человек, он услышит сигнал «занято».
IP-телефон с одной линией можно поставить в комнате отдыха или в бухгалтерии — туда не звонят клиенты и нет необходимости вести сразу несколько разговоров. IP-телефон на четыре-шесть линий лучше поставить на ресепшене, чтобы администратор могла переводить вызовы на других сотрудников.
Если вы работаете в магазине, вам могут часто звонить клиенты, поставщики, сотрудники из другого филиала или кто-то еще. Представьте ситуацию. Вы рассказываете клиенту про садовые шланги для полива. В это время на вторую линию звонит постоянный клиент, а на третью — поставщик инструментов. Не прерывая разговора, вы переведете звонок клиента на коллегу, а звонок поставщика поставите на удержание.
Большинство IP-телефонов оборудованы удобным дисплеем: когда звонит клиент, внесенный в абонентскую книгу, на дисплее высвечиваются его имя и фотография. Если телефон подключен к CRM-системе, на дисплее отобразятся данные из карточки клиента, такие как история заказов или последние действия.
Подключение. Сначала к IP-телефону нужно подвести интернет: подсоединить кабель прямо к телефонному аппарату или подключить телефон к компьютеру, Wi-Fi-роутеру или IP-шлюзу.
Чтобы настроить IP-телефон, нужно зайти на сайт производителя в раздел о подключении. Там будут специальные поля, в которые нужно ввести регистрационные данные: логин, пароль, адрес сервера. Взять эти данные можно из договора на обслуживание телефонии, который вы заключили с оператором связи.
SIP-DECT телефон
В комплекте обычно есть база для подключения телефона к сети, блок питания и телефонная трубка
SIP-DECT телефоны — это IP-телефоны с беспроводной связью.
Возможности. SIP-DECT телефон состоит из трубки с блоком питания и черной коробочки — базы для подключения к интернету. К одной базе можно подключать несколько трубок.
Не всегда можно разговаривать по всем трубкам одновременно — это зависит от того, сколько линий поддерживает аппарат и выделил оператор связи.
С SIP-DECT телефоном сотрудник может ходить по компании, заходить на склад или в другой кабинет. Обычно в помещении телефон будет работать на расстоянии до 500 метров от базы, а на улице — до 300 метров. Если купить репитер, можно увеличить расстояние, на котором телефон ловит сигнал.
Остальные функции SIP-DECT телефона такие же, как и у IP-телефона.
Подключение. Сначала нужно подключить базу SIP-DECT телефона к интернету с помощью кабеля или по Wi-Fi.
Теперь можно настраивать аппарат — точно так же, как обычный IP-телефон из раздела выше.
IP-шлюз
Это стандартный восьмипортовый шлюз
Если у вас есть обычные офисные телефоны, не обязательно менять их на IP-телефоны. Вместо этого можно купить IP-шлюз.
В шлюзе несколько разъемов: для интернета, телефонных кабелей и электрической сети. С помощью шлюза можно подключить обычные телефоны к интернету и организовать IP-телефонию.
Возможности. К одному шлюзу можно подключать несколько телефонов, в зависимости от количества портов на корпусе шлюза — их может быть два, четыре, восемь и больше.
IP-шлюз переводит голосовой сигнал из обычного телефона в цифровой. Это значит, что вы будете пользоваться обычным телефонным аппаратом, но работать он будет как IP-телефон.
Шлюз объединяет в одну телефонную сеть аналоговые и IP-телефоны. Это удобно, потому что при подключении IP-телефонии вы сможете пользоваться теми аппаратами, которые у вас уже есть. Если понадобятся современные IP-телефоны, вы их сможете докупить и легко подсоединить к шлюзу.
Подключение. Чтобы шлюз начал работать, его нужно подключить и настроить. Подключить его легко: надо включить шлюз в сеть, подвести к нему интернет с помощью кабеля или SIM-карты и вставить шнуры от телефонов.
Настроить шлюз чуть сложнее. Для этого понадобятся логин, пароль и адрес сервера. Они есть в облачной АТС. Когда вы подключаете облачную АТС, то получаете все данные, нужные для настройки. Для каждого порта шлюза — свои комбинация данных. Для настройки всех портов понадобится меньше часа.
Лучше подключать не один многопортовый шлюз, а несколько маленьких. Например, есть офис с тремя помещениями. В одном — четыре сотрудника отдела продаж, во втором — два сотрудника отдела закупок, в третьем — бухгалтер и директор. В этом случае подойдет не восьмипортовый шлюз, а один четырехпортовый для отдела продаж и два шлюза с двумя портами. Даже если один из шлюзов выйдет из строя, компания не останется без связи и бизнес не потерпит убытки.
Однажды мы подключали к IP-телефонии небольшое турагентство. В нем работали директор, бухгалтер и два агента. Для директора и бухгалтера купили один IP-телефон, а агентам купили двухпортовый шлюз и еще две SIP-трубки. Получилось, что агенты могли разговаривать с клиентами одновременно, а директор и бухгалтер звонили по очереди. Это было простое и при этом экономичное решение. Все обошлось в сумму менее 5 тысяч рублей.
Екатерина Рейес, старший менеджер по развитию продаж Билайн
Екатерина Рейес, старший менеджер по развитию продаж Билайн
Облачная АТС
Вот что есть в облачной АТС от Билайн
Облачная АТС — это телефонная станция, которая размещена у провайдера, то есть, проще говоря, в интернете. Подробнее о ней мы уже рассказывали.
Облачная АТС будет полезна и тем, кто только открыл свой бизнес и тем, у кого телефон в компании звонит весь день, не умолкая. Она помогает управлять звонками: записывать и анализировать их, переводить на свободного сотрудника, встречать клиента голосовым меню.
Малому бизнесу удобно и выгодно работать с облачной АТС. Не нужно покупать дорогую «железную» АТС, регулярно обслуживать ее и столь же регулярно платить за услуги специалистов, если нужно будет изменить голосовое приветствие или схему распределения звонков.
Возможности. К облачной АТС можно подключать несколько телефонных номеров. Одна линия — это один звонок, поэтому если компания планирует в будущем организовывать call-центры или офисы в других городах, то лучше выбирать АТС, которая может работать с неограниченным количеством номеров.
В облачной АТС сотрудники сами будут изменять голосовое меню, настраивать схему распределения звонков, поэтому интерфейс АТС должен быть простым и понятным.
Подключение. Клиент заключает договор с оператором и получает доступ в личный кабинет АТС. Там он самостоятельно настраивает схемы распределения звонков, голосовое приветствие и другие функции. Помощь IT-специалистов не понадобится.
Как подключить IP-телефонию малому бизнесу
- Использовать IP или SIP-DECT телефон. Можно подключить оба вида устройств и связать их между собой облачной АТС.
- Установить IP-шлюзы. Сколько портов в шлюзе — столько телефонов можно подключить. Лучше использовать несколько шлюзов с меньшим количеством портов, чем один с большим. В случае поломки одного шлюза без телефонии офис не останется.
- Подключить облачную АТС, чтобы объединить телефоны, настроить голосовое меню и управлять вызовами.
Эксперты
Екатерина Рейес, старший менеджер по развитию продаж Билайн
