Предприниматель на старте бизнеса может вести бухгалтерию, как говорится, «на коленке», точнее, с помощью интернет-сервиса. С ростом компании придется рассматривать другие варианты. Разберемся, когда достаточно приходящего бухгалтера, а когда надо приглашать сотрудника в штат или нанимать целую команду профессионалов.
Вариант 1. Использовать интернет-бухгалтерию
С помощью онлайн-сервиса получится автоматически рассчитать налоги, уплатить взносы, отправить отчетность. Некоторые сервисы даже позволяют вести управленческий учет.
Чего ожидать. Программа будет обрабатывать информацию и формировать нужные документы. Чтобы ввести данные, нужно потратить свое время, а еще хотя бы немного разбираться во всех процессах.
Сервис включает подсказки и напоминания об уплате налогов и взносов, рекомендации по управлению деньгами на счете. При необходимости можно получить консультацию специалиста по любым финансовым или юридическим вопросам, связанным с бизнесом. При этом предпринимателю все равно нужно будет во все вникать самому.
Сколько стоит? Стоимость услуг интернет-бухгалтерии составляет от 500 до 5000 ₽ в месяц, в год это в среднем 6000 — 60 000 ₽. Расценки зависят от функциональности сервиса, масштабов самого бизнеса и налогового режима. ИП без работников такой «бухгалтер» обойдется дешевле, а за кадровый учет и юридическую поддержку придется доплатить.
Предприниматель может выбрать оптимальный тариф с учетом специфики своей работы, чтобы не переплачивать за ненужные опции, но при необходимости получать поддержку по разным вопросам.
Кому подойдет, а кому нет. Онлайн-сервисы — оптимальный вариант для предпринимателя, который сам хочет управлять финансами. Для этого понадобится время, знания и желание узнать больше о налогах. Когда ИП работает один и применяет патент или упрощенку, ему несложно разобраться в бухгалтерии. Если бизнес растет, то онлайн-сервис не покроет все его запросы — нужно поручать дело профессионалам
Тому, кто хочет все контролировать сам, подойдет сервис «Мобильное предприятие» Билайн. Это CRM-система, которая позволяет управлять продажами, отслеживать эффективность рекламного продвижения и работы сотрудников. Да, сервис не возьмет на себя бухгалтерию, но точно справится с задачей оптимизации рабочих процессов.
Плюсы. Затрат минимум, все автоматизировано, можно получить разноплановые услуги.
Минусы Вся ответственность лежит на предпринимателе, а он не всегда достаточно компетентен, к тому же может пропустить некоторые нововведения. Такой сервис автоматически решает типовые вопросы, но в сложных ситуациях не поможет.
На практике
Дмитрий — программист, работает на фрилансе с несколькими проектами. У него ИП и оформлен патент на разработку. Никакой отчетности сдавать не нужно. Достаточно раз в год продлевать патент. Но он обязан платить страховые взносы и вести книгу учета доходов.
Чтобы упростить себе задачу, Дмитрий просто подключил сервис интернет-бухгалтерии в своем банке. Теперь все деньги, которые поступают на его расчетный счет от клиентов, автоматически отображаются в книге учета доходов.
Сервис также рассчитывает страховые взносы и помогает оплачивать их одним нажатием кнопки. Важный плюс — напоминания, когда и что платить. Дмитрий уверен, что не опоздает со страховыми взносами и не получит штраф.
Интернет-бухгалтерия помогает предпринимателю без проблем вести необходимый учет, платить взносы и лично не общаться с налоговой — все делается удаленно в мобильном приложении.
Вариант 2. Нанять приходящего бухгалтера
С ним можно заключить договор оказания услуг и платить за выполненный объем работ и время, потраченное на обслуживание вашего ИП. Если работа шла активно, много операций и расчетов, то и оплата будет больше, чем при минимуме сделок и бумаг.
Чего ожидать. Бухгалтер будет приходить раз в месяц или даже в квартал, чтобы заполнить книгу доходов и расходов, рассчитать авансовые платежи по упрощенке и оплатить страховые взносы за ИП. Еще раз в год он заполнит и отправит налоговую декларацию по УСН или оплатит патент по ПСН.
Обычно такой специалист ведет одновременно несколько компаний. Но нередко требуется установить для него компьютер с бухгалтерским программным обеспечением, чтобы он мог работать с документами в офисе. Владелец бизнеса должен просто соблюдать финансовую дисциплину, собирать и хранить первичную документацию о расчетах с контрагентами и выписки из банка. Часто приходящий бухгалтер учится и повышает квалификацию сам, не за счет своих клиентов.
Сколько стоит? Услуги приходящего бухгалтера обойдутся от 3000 ₽ в квартал до 15 000 ₽ в месяц. За год потратить придется в пределах 15 000 — 200 000 ₽.
Все зависит от вида деятельности предпринимателя, масштабов его бизнеса, количества сотрудников, оборота, документации. Дороже обойдется бухгалтер для общепита, торговли, производства, меньше специалист запросит с ИП в сфере бытовых услуг.
Кому подойдет, а кому нет. Пригласить приходящего бухгалтера стоит при использовании системы УСН «Доходы минус расходы»: он разберется, как уменьшить налоговую базу. При применении УСН «Доходы» он понадобится, если у предпринимателя стоит касса, либо много взаиморасчетов с контрагентами.
А вот ИП на ОСНО приходящий бухгалтер поможет только при нулевой отчетности или работе без сотрудников — в других случаях лучше взять сотрудника на постоянку.
Плюсы. Малый бизнес потратит на бухгалтерию меньше и при этом может позволить себе привлечь опытного специалиста, ведь не надо выплачивать ему полную зарплату, достаточно оплатить необходимый объем работы.
Минусы. При такой занятости бухгалтер несет минимальную ответственность и при ошибке не компенсирует потери предпринимателя. Он не находится в компании постоянно и может что-то упустить, задержать оформление документов, ошибиться при подготовке отчетности или вовсе пропасть.
На практике
Наталья продает сувениры — у нее небольшой отдел в торговом центре. Она оформлена как ИП на УСН «Доходы минус расходы», применяет кассу. Сама закупает товар, стоит за прилавком и занимается всеми вопросами. У нее совсем нет времени разбираться еще и в бухгалтерии.
Когда она открывала магазин, ей посоветовали бухгалтера, который возьмет на себя все задачи, касающиеся финансов и отчетности. У этого бухгалтера обслуживаются почти все предприниматели торгового центра.
На старте бухгалтер выбрала для магазина кассу и подсказала, где выгоднее открыть расчетный счет. Сейчас она приходит раз в пару недель, берет у Натальи все документы по расходам, помогает разобраться в документах и договорах с поставщиками. Она готовит все необходимые платежки, заполняет декларацию и рассчитывает, сколько страховых взносов и налогов нужно заплатить.
Наталья не общается с налоговой сама, только подписывает отчетность. Она спокойна, всегда может позвонить своему бухгалтеру и проконсультироваться по любому вопросу. Стоит это всего 3500 ₽ в месяц.
Вариант 3. Взять на работу бухгалтера
Предприниматель может нанять по трудовому договору сотрудника для ведения бухгалтерского учета и сдачи налоговой отчетности. В этом случае бухгалтер войдет в штат компании.
Чего ожидать. При найме бухгалтера нужно обеспечить ему все условия для работы. ИП будет выполнять обязанности работодателя, выплачивать зарплату, предоставлять социальные гарантии.
Дополнительно нужно выделить рабочее место, компьютер со специализированным программным обеспечением, периодически оплачивать обучение и подписку на профессиональные издания.
Предпринимателю не всегда просто оценить компетентность бухгалтера и проконтролировать его работу. Поэтому довольно сложно найти квалифицированного специалиста и полностью исключить ошибки или недоработки.
Сколько стоит? Средняя зарплата бухгалтера в Москве по данным Росстата — 67 000 ₽ в месяц, треть этой суммы уйдет на страховые взносы. Получается, что содержание в штате такого сотрудника обойдется в 90 000 ₽ за месяц. Еще нужно потратиться на рабочее место, компьютерные программы, периодические профильные издания.
В среднем московскому бизнесу штатный бухгалтер обойдется в 1 000 000 — 1 200 000 ₽ в год, в регионах затраты будут меньше в 2–3 раза.
Кому подойдет, а кому нет. Штатный бухгалтер не нужен микробизнесу с простыми сделками, небольшими оборотами и минимумом сотрудников. Предприниматель просто не обеспечит ему полную загрузку и не сможет выплачивать рыночную зарплату.
Если применяется ОСНО, есть наемные сотрудники, несколько торговых точек с кассами, разные виды деятельности и совмещение систем налогообложения, тогда лучше взять бухгалтера в штат. Он будет постоянно работать в офисе и в текущем режиме разбираться в расчетах, документах, выплатах работникам.
Плюсы. Штатный бухгалтер всегда под рукой, он погружается в нюансы работы конкретного бизнеса.
Минусы. Если бухгалтер заболеет, пойдет в отпуск или соберется в декрет, предпринимателю придется искать замену.
На практике
Максим и Мария открыли пиццерию и первое время сами вели бухгалтерию, решали кадровые вопросы. Но после того, как получили подряд два штрафа — за несвоевременно сданную отчетность по НДФЛ за сотрудников и за нарушение при работе с кассой — решили нанять специалиста.
Бухгалтера они нашли по объявлению, зарплату предложили среднюю для их городка — 35 000 ₽. Взяли на работу молодую женщину, но уже с хорошим опытом
Она универсал и решает не только вопросы бухучета, но и занимается кадровыми вопросами: оформляет трудовые договоры, рассчитывает зарплату и все отчисления.
Для работы бухгалтеру в пиццерии оборудовали небольшой кабинет, поставили компьютер с 1С. Сейчас у Максима и Марии порядок в документах и деньгах. Владельцы перестали тонуть в цифрах и бумагах, у них появилось время и силы, чтобы принимать стратегические решения.
Вариант 4. Заключить договор со специализированной фирмой
Более функциональный вариант — нанять не отдельного специалиста, а целую компанию. Она обеспечит полноценное бухгалтерское сопровождение даже крупному бизнесу.
Чего ожидать. Бухгалтерия полным составом может работать не в вашем офисе, а в отдельном. Там будет любое количество специалистов, которые могут вести компанию и при необходимости участвовать в работе над другими проектами. Вам не нужно задумываться об их загрузке.
Дополнительно такая фирма может предлагать не только бухгалтерское обслуживание, но и работу с кадрами, юридическое сопровождение. Ответственность фирмы застрахована и за все ошибки своих сотрудников она обязательно ответит, компенсировав потери клиента.
Сколько стоит? Стоимость бухгалтерских услуг зависит от запросов и потребностей клиента. Сопровождение бизнеса может потребовать и 20 000 ₽ в месяц, и 200 000 — 500 000 ₽.
ИП платит только абонентскую плату и премии за дополнительные опции, а бухгалтеров полностью содержит аутсорсинговая фирма. Она решает вопросы с рабочими местами, обучением, оплатой программного обеспечения, заменой на время отпуска и больничного, а главное — платит зарплату и социальные взносы за специалистов.
Кому подойдет, а кому нет. Такое аутсорсинговое бухгалтерское сопровождение не подойдет микробизнесу, поскольку с ИП без миллионной выручки специализированные фирмы работать не будут. В целом они работают с разными компаниями, независимо от масштаба и отрасли.
Плюсы. В любой момент можно получить нужные услуги, привлечь дополнительных экспертов или, наоборот, сократить затраты на бухгалтерию. Для этого не придется никого увольнять или брать на работу, все решается дополнительным соглашением к договору.
Минусы. Комплексное сопровождение довольно дорогое, а еще нужен собственный сотрудник, который будет взаимодействовать со сторонними специалистами.
На практике
Рекламное агентство Виктора быстро выросло. За два года в агентстве появились 25 сотрудников и более 50 фрилансеров. Один бухгалтер перестал справляться с таким объемом работы и попросился на пенсию. Но нанимать несколько новых сотрудников в бухгалтерию было нецелесообразно, ведь Виктор хотел развивать профильную деятельность, а не раздувать штат. В итоге он принял решение передать бухгалтерию на аутсорс.
Заключил договор со специализированной фирмой и получил не только несколько бухгалтеров разом, но и юриста, который помог навести порядок в документах по работе с фрилансерами, поставщиками и подрядчиками.
Когда агентство решило поучаствовать в тендере, бухгалтерская фирма предоставила ему специалиста по госзаказам, который помог составить заявку. Виктор оплатил эту услугу отдельно и с первого раза выиграл конкурс.
Теперь любые вопросы он может поручать профессионалам, при этом не тратиться на зарплаты и офис, а платить только за конкретные услуги.
ИП может выбрать разные способы организации бухгалтерии с учетом своей деятельности. Главное — не пускать бухгалтерию на самотек, это грозит лишними расходами. Вникайте во все самостоятельно или доверьте финансы фирмы профессионалам, чтобы не испортить отношения с контрагентами и не создавать проблем с контролирующими органами.
Бухгалтер для ИП: что выбрать
Как это работает
Кому подходит
Сколько стоит
Интернет-сервис
Самостоятельное ведение бухучета
Для ИП на УСН или ПСН, без сотрудников
От 6000 до 10 000 ₽ в год
Приходящий бухгалтер
Привлечение опытного специалиста
Для ИП на УСН или ПСН с сотрудниками и кассой
От 15 000 до 30 000 ₽ в год
Бухгалтер в штате
Сотрудник постоянно работает в офисе
Для ИП на любом налоговом режиме и с любыми оборотами
От 300 000 ₽ в год в регионах или от 1 000 000 ₽ в год в Москве
Аутсорсинговая компания
Комплексное сопровождение бизнеса
Для ИП с большим коллективом, крупными оборотами и разноплановой деятельностью
От 200 000 до 2 500 000 ₽ в год
