Основные требования ко всем кассам: передавать информацию о платежах оператору фискальных данных через интернет, печатать чек с наименованием товара, отправлять чек на почту или мобильный телефон.
Кому необходимо иметь онлайн-кассу
Почти всем предпринимателям. С лета 2021 года — даже тем, кто работает без сотрудников, продает товары собственного производства или самостоятельно оказывает услуги.
Кто может работать без онлайн-кассы
- Предприятия, которые принимают оплату только по реквизитам расчетного счета и не работают с физлицами.
- Самозанятые, учет сделок которых ведется через приложение «Мой налог».
- Те, чей вид деятельности есть в списке исключений статьи 2 закона № 54-ФЗ.
- Предприниматели, которые ведут бизнес в труднодоступной местности.
Бизнесмены, которым не нужна онлайн-касса, могут выдавать чеки в свободной форме по просьбе покупателя.
Как выбрать онлайн-кассу
В кассах обязательно устанавливается фискальный накопитель — устройство, которое хранит и зашифровывает данные о платежах. По закону онлайн-касса должна печатать бумажные чеки и отправлять электронные.
Если вы продаете товары через вендинговые аппараты, то вместо чеков на дисплее можно выводить QR-код со всей информацией: временем покупки, суммой, номером фискального накопителя, признаком расчета и фискальным признаком документа.
Онлайн-касса с сим-картой
Если вы продаете товары через интернет или на островке в ТЦ, вам понадобится онлайн-касса с сим-картой. Такую кассу не надо подключать к сети интернет-кабелем: она будет передавать данные в налоговую из любого места в любое время. При выборе кассы обращайте внимание на емкость аккумулятора, время работы до подзарядки и скорость зарядки. Чем больше емкость, тем лучше — аппарат проработает дольше.
Именно так работают онлайн-кассы от Билайн Бизнес. Специалисты компании бесплатно настраивают кассу, а все данные по вашим операциям хранятся 5 лет — вы сможете предоставить информацию о продажах по первому требованию налоговой. Еще кассы умеют отправлять чеки по СМС и электронной почте, а это бывает важно клиентам.
Онлайн-касса с кнопками
Подойдет для тех, у кого касса физически находится рядом с источниками загрязнения. Например, для фуд-траков: внутри них жарко, работает гриль, жарится еда, летят брызги жира и воды при мытье рук. Это влияет на работоспособность кассы, поэтому аппарат с обычными кнопками проработает дольше, чем сенсорный.
У некоторых моделей в комплекте есть дополнительная крышка для защиты от брызг. А еще есть модели с технокартами, в которых учитывается не только стоимость блюда, но и расходники: упаковка, салфетки, трубочки и так далее. Вы вносите рецепт и расходники, а касса автоматически учитывает все остатки.
Онлайн-касса с приложением
Среди бизнесов на патенте — салонов красоты или автомастерских — большая конкуренция, поэтому могут пригодиться кассы с дополнительными возможностями: аналитикой, интеграцией с CRM и программами лояльности. Во многих кассах вы можете устанавливать скидки в рублях и процентах, вести базу клиентов и запускать ПО для кассы на планшете или смартфоне, чтобы быть в курсе дел.
Как вернуть налоговый вычет за онлайн-кассу
Налоговый вычет — это деньги, которые государство компенсирует предпринимателям, понесшим определенные расходы. Сумму не перечисляют на расчетный счет, на нее уменьшают налог. То есть вы рассчитываете налог, который должны заплатить, вычитаете из этой суммы затраты и платите только остаток.
Кому положено. Налоговый вычет за онлайн-кассу предоставляют ИП на ЕНВД и патенте. Бизнесменам на УСН деньги не возвращают.
За что можно вернуть. За аппарат, который входит в государственный реестр контрольно-кассовой техники и зарегистрирован в налоговой.
Сколько можно получить. Максимальная сумма налогового вычета за одну онлайн-кассу — 18 000 ₽.
Как оформить вычет на ЕНВД
- Посчитайте налоги как обычно.
- Вычтите из получившейся суммы страховые взносы, затраты на покупку онлайн-кассы.
- Заполните декларацию.
- Подайте декларацию в налоговой или через личный кабинет на сайте ФНС.
Если налоговая не ответит в течение трех месяцев, значит, все хорошо и ваш вычет учтен. Еще вам могут прислать письмо с уточнениями, например с просьбой предоставить чеки за покупку онлайн-кассы. На письмо нужно ответить в течение пяти дней.
Как оформить вычет на патенте
- Зарегистрируйте онлайн-кассу.
- Сразу после этого заполните уведомление об уменьшении суммы налога.
- Подайте документ в налоговую лично или через кабинет на сайте ФНС.
Налоговики проверят заявление в течение 20 дней и пришлют ответ. Возможно, захотят уточнить информацию, например попросят предоставить чеки за онлайн-кассу.
Что делать при блокировке онлайн-кассы
Чтобы избежать блокировки, нужно следить за тем, отправляются ли данные. Это можно проверять в личном кабинете оператора фискальных данных. Если кассовый аппарат не будет передавать данные более 30 дней, кассу заблокируют.
Чтобы решить проблему, обычно нужно просто восстановить интернет-соединение или заменить фискальный накопитель. Как только передача данных будет налажена, фискальные данные автоматически будут отправлены с кассы к ОФД.
Если причина блокировки онлайн-кассы в поломке фискального накопителя, то лучше всего вызвать специалиста для его замены. Он посоветует, что делать, и быстро заменит сломавшиеся детали.
Если нужно поменять фискальный накопитель, отправьте оставшиеся данные оператору фискальных данных и дождитесь, пока он пришлет подтверждение по каждому чеку. Только после этого закройте архив через меню кассового аппарата.
Для замены нужно открутить крышку на задней панели кассового аппарата, достать старый накопитель и установить новый. Затем включить онлайн-кассу и поменять регистрационные данные фискального накопителя. Новый накопитель нужно зарегистрировать в личном кабинете ФНС, указав причину замены — окончание срока действия.
Еще больше полезного — в нашей статье с ответами на самые частые вопросы про онлайн-кассы. Узнайте, как снизить расходы на онлайн-кассу, зарегистрировать ее в налоговой инспекции и выбрать оператора фискальных данных.
