Как заменить накопитель в онлайн-кассе

Как заменить накопитель в онлайн-кассе

Подготовьтесь,
чтобы не паниковать
и не переплачивать
Если в прошлом году вы перешли на онлайн-кассу, значит, скоро придется менять фискальный накопитель, который записывает все операции.
У накопителей ограниченный срок действия: чаще всего — 13 месяцев. Скоро этот срок истечет и касса перестанет работать. Чтобы вернуть ее к жизни, придется заменить фискальный накопитель (ФН).
У вас есть два варианта: обратиться в центр техобслуживания и заплатить специалисту либо заменить ФН своими руками и взять на себя ответственность за его правильную работу.
Мы узнали, стоит ли разбираться с кассой самому, сколько времени займет процесс и о чем позаботиться заранее.

Что такое фискальный накопитель

Это оборудование, которое стоит внутри онлайн-кассы, — выглядит как небольшая серая коробка. ФН нужен, чтобы налоговая знала обо всех торговых операциях. Он записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию.
Именно фискальный накопитель превращает обычную кассу в онлайн-кассу.
ФН привязан к кассе, в которую его установили. Кассовый аппарат и ФН регистрируют в налоговой — связывают с личным кабинетом предпринимателя. Это нужно, чтобы ведомство точно знало, от кого поступают данные. Поэтому если переставить фискальный накопитель в другую кассу, она не будет работать.
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_01.jpg
Размер фискального накопителя всего 3 х 3 см

Когда меняют фискальный накопитель

Главная причина замены накопителя — истечение срока его действия. Но это не единственная причина, из-за которой ФН может прекратить работу.
Истек срок действия устройства. Посмотрите срок действия вашего ФН в личном кабинете на сайте налоговой или узнайте у оператора фискальных данных. Иногда срок действия накопителя указывают в интерфейсе онлайн-кассы.
Специалисты центров технического обслуживания говорят, что лучше не откладывать замену накопителя и не ждать, когда касса перестанет работать. Особенно если предприниматель хочет заменить ФН самостоятельно.
quoteIcon
Если срок действия ФН закончился внезапно и касса встала, то, как правило, у предпринимателя смена остается открытой. Закрыть смену обычным способом касса не позволяет, потому что накопитель уже закончился. А без этого поменять ФН не получится. Обычно предприниматели не могут сами решить эту проблему и приносят кассу к нам.
Своим клиентам мы советуем менять накопитель заранее. Например, если кассу зарегистрировали 10 июня 2017 года, то 10 июля 2018 срок действия ФН закончится (речь о ФН на 13 месяцев). Поменять накопитель стоит в первых числах июля. Если касса не на обслуживании, предпринимателю придется следить за сроками самостоятельно
quoteIcon
Дмитрий Бородин, инженер компании «Приморская марка»
Дмитрий Бородин, инженер компании «Приморская марка»
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_02.png
Срок окончания действия ФН указан в личном кабинете предпринимателя на сайте налоговой
Закончилась память. У фискального накопителя есть определенный объем памяти. Насколько быстро он заполняется, зависит от количества операций и размера данных. Как говорят специалисты центров техобслуживания, у некоторых клиентов объем памяти ФН заканчивался спустя 6–8 месяцев. В таком случае устройство выдает ошибку и прекращает работать. Его нужно менять: пока не замените, касса не будет работать.
Накопитель неисправен. Иногда фискальные накопители внезапно перестают работать. Если касса перестала отправлять документы из-за поломки накопителя, придется купить новый.
Вы можете отправить неисправный накопитель производителю и дождаться заключения: если устройство признают бракованным, вам пришлют новое. При покупке ФН выдают паспорт, в котором указан производитель. Без паспорта вернуть накопитель по гарантии не получится.
Изменился ИНН. Например, при реорганизации компании изменился ИНН — тогда использовать существующий накопитель больше нельзя. Когда вы регистрировали кассу в налоговой, вы связали данные компании, в том числе ИНН, с номером фискального накопителя. Привязать ФН к другому ИНН нельзя, даже если этот номер налогоплательщика принадлежит вам.
Устарел протокол. С 1 января 2019 года все предприниматели России обязаны перейти на новый формат фискального документа (ФФД) — с версии 1.0 на версию 1.05. Для этого в онлайн-кассе обновляют прошивку, чтобы устройство могло печатать чеки обновленной версии. С технической стороны фискальный накопитель при этом можно использовать тот же: все ФН поддерживают новую версию фискальных документов.
Однако до недавнего времени налоговая утверждала, что перейти на протокол 1.05 можно только с заменой накопителя. В апреле 2018 года ФНС выпустила разъяснение, что фискальный накопитель все-таки можно не менять, но еще не все производители касс успели выпустить обновления, которые технически позволяют перейти на ФФД 1.05 без замены ФН.
quoteIcon
Если вы собираетесь менять фискальный накопитель этим летом, советую сразу обновить кассу, чтобы переключиться с ФФД 1.0 на 1.05. Такие прошивки есть уже почти у всех производителей. Но здесь есть нюанс: не у всех клиентов получится самостоятельно обновить кассу. Дело в том, что немногие производители касс выкладывают обновления в свободный доступ, плюс нужны определенные технические знания
quoteIcon
Дмитрий Бородин, инженер компании «Приморская марка»
Дмитрий Бородин, инженер компании «Приморская марка»

Шаг 1: купите фискальный накопитель

Сейчас в реестре есть больше 15 моделей фискальных накопителей с разным максимальным сроком действия: 13, 15, 18 и 36 месяцев. Предприниматели выбирают ФН в зависимости от вида деятельности, системы налогообложения и особенностей работы.
Также отличаются версии накопителей, пока их две: 1.0 и 1.1. Версия 1.0 устарела, такие накопители уже не производят, но в продаже они еще встречаются. Ими можно пользоваться. Версия 1.1 — новая, она поддерживает новые форматы налоговой отчетности.
Накопители можно купить у производителей, их региональных партнеров, в центрах техобслуживания онлайн-касс или с рук. У каждого из вариантов есть плюсы и минусы.
У производителей. В налоговой официально зарегистрированы всего семь производителей: ООО «РИК» (компания остановила производство), ООО «НТЦ „Измеритель“», ООО «Прагматик», АО «Концерн „Автоматика“», ООО «Инвента», ООО «Эвотор», ООО «Дримкас».
Производители продают накопители без наценки. Например, на сайте ООО «Инвента» ФН версии 1.1 сроком действия от 13 месяцев стоит 6300 ₽.
Чтобы купить накопитель, заключите договор и оплатите счет. Доставки нет. Забирать устройство придется со склада или из филиала.
Производители могут не работать с розницей — только со своими партнерами.
У регионального партнера производителя или в ЦТО. Таких компаний много, и их легко найти в интернете.
Устройства продают с торговой наценкой: в 2018 году — от 7000 ₽ за ФН-1.1 сроком действия от 13 месяцев. Чтобы купить ФН, возможно, придется заключать договор — зависит от компании.
Скорость поставки зависит от ситуации на рынке. Есть доставка.
С рук. Если торопитесь и готовы переплатить перекупщикам, поищите фискальный накопитель на «Авито» и аналогичных сайтах.
ФН-1.1 сроком действия от 13 месяцев стоит примерно как в ЦТО. Когда фискальных накопителей не хватало, устройства продавали с большой наценкой.
Чтобы купить накопитель, договор не понадобится. Устройство получите сразу же после оплаты. О доставке договаривайтесь с продавцом.
Если покупаете ФН с рук, убедитесь, что это новое устройство, которое еще не зарегистрировано в налоговой, иначе не сможете его использовать. Для этого проверьте заводской номер на сайте налоговой. Статус нового устройства должен быть такой: «Экземпляр ФН включен в реестр ФН, не зарегистрирован в налоговых органах».
Вместе с фискальным накопителем вам должны дать паспорт устройства. Он пригодится, если накопитель окажется неисправным и вы захотите заменить его по гарантии.
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_03.png
«Экземпляр ФН включен в реестр ФН, зарегистрирован в налоговых органах» — значит, устройство уже кто-то использовал. Зарегистрировать его второй раз не получится
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_04.jpg
В паспорте есть пункт «Акт ввода ФН в эксплуатацию» — заполните его сразу или когда соберетесь менять накопитель по гарантии

Шаг 2: отправьте все данные и снимите отчет о закрытии накопителя

Закройте текущую смену. Убедитесь, что вся информация с вашей кассы отправлена. Для этого зайдите в настройки и найдите строчку «Неотправленные документы». В вашей кассе может быть другое название.
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_05.png
Если какая-то информация еще не передана, подключитесь к интернету и дождитесь отправки документов
Снимите отчет о закрытии фискального накопителя. Для этого выберите функцию «Закрыть архив ФН». Касса выведет отчет о закрытии фискального накопителя. Сохраните его: этот документ понадобится налоговой, чтобы закончить перерегистрацию вашей кассы.
После этого фискальный накопитель перестанет работать — его нужно будет заменить.
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_06.jpg
Сохраните отчет о закрытии фискального накопителя: пригодится для налоговой

Шаг 3: замените фискальный накопитель

У вас два варианта: поменять накопитель самостоятельно или заплатить специалисту центра техобслуживания.
Если собираетесь менять устройство самостоятельно, сначала проверьте, на гарантии ли касса. У некоторых устройств для замены ФН требуется вскрывать корпус — в этом случае вы можете потерять гарантию производителя. Условия гарантийного обслуживания читайте в паспорте вашей кассы.
Как правильно заменить фискальный накопитель именно в вашей кассе, написано в руководстве по эксплуатации. Делайте все по инструкции.
Когда закончите, уберите старый фискальный накопитель в надежное место: вы обязаны хранить его в течение пяти лет.
Чтобы заменить устройство в центре техобслуживания, позвоните или запишитесь на сайте вашего центра. Мастер придет к вам в назначенный день и время и выполнит необходимые работы.
Замена накопителя у специалиста центра техобслуживания занимает около 35–50 минут, включая перерегистрацию кассы в личном кабинете на сайте налоговой.

Шаг 4: перерегистрируйте кассу

Зайдите в настройки кассы или откройте программу, с помощью которой вы регистрировали кассу. Она своя у каждого производителя. Выберите функцию «Перерегистрировать кассу с заменой ФН». Точную последовательность действий для вашей кассы смотрите в руководстве по эксплуатации.
Вас попросят указать ИНН и регистрационный номер кассы. Если ошибетесь в этих данных, фискальный накопитель заблокируют. Разблокировать его вы уже не сможете — придется покупать новое устройство.
Когда закончите с вводом информации и все проверите, напечатайте отчет о перерегистрации кассы. Нажмите кнопку «Начать отчет о перерегистрации с заменой ФН».
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_07.png
Сначала посмотрите руководство по эксплуатации кассы, потом открывайте настройки
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_08.jpg
Сохраните отчет — этот документ понадобится налоговой, чтобы закончить перерегистрацию вашей кассы

Шаг 5: уведомите оператора фискальных данных о замене накопителя

В личном кабинете оператора фискальных данных укажите, что вы перерегистрировали кассу в связи с заменой фискального накопителя.

Шаг 6: уведомите налоговую о замене фискального накопителя

Отправьте в ФНС заявление о перерегистрации кассы. Это нужно сделать максимум на следующий рабочий день. Подать заявление можно двумя способами: лично и через интернет.
Чтобы подать заявление лично, скачайте форму заявления, заполните его и распечатайте. Документ нужно отнести в любое отделение инспекции, к нему приложить отчет о закрытии фискального накопителя и о перерегистрации кассы.
Если все заполнено верно, в налоговой зарегистрируют ваши документы и поставят штамп. На этом перерегистрация кассы завершена.
Чтобы отправить заявление онлайн, вам нужна квалифицированная электронная подпись. Если она у вас есть, зайдите в личный кабинет юрлица или ИП. Выберите причину перерегистрации: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя». Заполните заявление.
После этого введите данные с отчета о закрытии фискального накопителя и заполните информацию о новом устройстве. Нажмите кнопку «Подписать и отправить».
Налоговая обработает ваше заявление спустя несколько минут. Если вы прошли проверку, в графе со статусом кассы появится ссылка «Ожидается отчет о перерегистрации ФН». Введите сюда информацию с отчета о перерегистрации.
Если все заполнили верно, кассу перерегистрируют. После этого вы сможете скачать новую карточку регистрации для вашей кассы.
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_09.png
Выберите функцию «Учет контрольно-кассовой техники»
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_10.png
Затем выберите кассу и нажмите кнопку «Перерегистрировать»
https://static.beeline.ru/upload/images/business/blog/019_11.png
После того как заполните форму, нажмите «Просмотреть» и проверьте все данные. Заполненное заявление можно распечатать

Как заменить фискальный накопитель

  1. Поменять накопитель можно самостоятельно или в центре технического обслуживания.
  2. Если меняете самостоятельно и вскрываете корпус кассы, можете потерять гарантию производителя.
  3. Если укажете неправильный ИНН и регистрационный номер кассы — фискальный накопитель заблокируется навсегда.
  4. На следующий рабочий день после замены накопителя отправьте в ФНС заявление о перерегистрации кассы.
  5. Чтобы закончить перерегистрацию, ФНС понадобятся данные двух отчетов — о закрытии накопителя и о перерегистрации кассы.
  6. Храните старый фискальный накопитель в течение пяти лет.
noteimage
Эксперты
personPhoto
personPhoto