На онлайн-кассы предприниматели перешли еще в прошлом году, но самые сложные вопросы до сих пор остаются: как установить кассу в кофейный аппарат, у кого отсрочка, а кто может работать без касс, как выбрать кассу, не переплатить и не получить штраф.
Есть кассы на планшете, брутальные кнопочные аппараты, кассы с большим сенсорным экраном и даже такие, что помещаются в карман. Мы разобрались, какое оборудование выбрать, чтобы сотрудникам было удобно, а вам — выгодно.
Что должны уметь любые онлайн-кассы
Основные требования ко всем кассам: передавать информацию о платежах оператору фискальных данных через интернет, печатать чек с наименованием товара, отправлять чек на почту или мобильный телефон. Если нужно, кассовый аппарат печатает на чеке QR-код размером 20 на 20 мм.
В кассах обязательно устанавливается фискальный накопитель — это устройство, которое хранит и зашифровывает данные о платежах. Сейчас вы можете купить онлайн-кассу без накопителя, но только если для вас действует отсрочка до 1 июля 2019 года.
Срок службы фискальных накопителей ограничен — до 36 месяцев. Поэтому, если вы приобретете его незадолго до окончания отсрочки, сможете пользоваться им дольше. Даже если на вас распространяется отсрочка и вы не спешите устанавливать накопитель, будет лучше, если вы купите кассу заранее, чтобы не делать все в последний момент.
Кто может работать без онлайн-кассы
Онлайн-касса должна быть у всех предпринимателей, которые продают товары или оказывают услуги физическим лицам. Исключения составляют 16 случаев, которые можно посмотреть во втором пункте второй статьи 54-ФЗ.
Отсрочка до 1 июля 2019 года действует для предпринимателей, которые выдают бланки строгой отчетности вместо чеков или получают оплату по квитанциям через банк. Такая же отсрочка предусмотрена для ИП на патенте и вмененке (ЕНВД), а также для владельцев торговых автоматов без сотрудников.
Расскажем, как выбрать онлайн-кассу для вендинга, для курьера, островка в ТЦ, шаурмичной, для парикмахерской или любого другого бизнеса на патенте.
Для вендинговых аппаратов: любая онлайн-касса
Вендинговые аппараты бывают двух типов: механические и электрические. Механические — это автоматы, где покупатель бросает монетку и вытаскивает плюшевого кенгуру или бахилы. В них касса не нужна.
Электрические — это аппараты, которые принимают не только монеты, но и купюры или карты. Такие автоматы работают от сети или аккумулятора, и как раз для них касса необходима. Но есть нюансы.
По закону онлайн-касса должна печатать бумажные чеки и отправлять электронные, но в случае вендинговых автоматов это не всегда адекватно. Установить бумажный принтер во многих автоматах технически невозможно, а заставлять покупателя вводить номер телефона или электронный адрес, чтобы купить кофе, — странная идея.
Вместо чеков на дисплее можно выводить QR-код со всей информацией: временем покупки, суммой, номером фискального накопителя, признаком расчета и фискальным признаком документа. Если клиенту нужно подтверждение платежа, он сможет отсканировать код.
Необязательно устанавливать кассу внутри вендингового автомата. Она может находиться в офисе, удаленно обслуживать несколько автоматов и присылать QR-код на дисплей через интернет.
Получается, что менять конструкцию автомата не придется, достаточно переписать прошивку.
Для вендинговых аппаратов нужна специальная касса с маркировкой ФА или ФАС в конце названия, например, MicroPay-ФАС. Сейчас таких касс 14 в реестре ККТ.
Для курьера и островка в ТЦ: с сим-картой
Если вы продаете товары через интернет или на островке в ТЦ, вам понадобится онлайн-касса с сим-картой. Такую кассу не надо подключать к сети интернет-кабелем: она будет передавать данные в налоговую из любого места в любое время.
Курьеру достаточно маленькой кассы с аккумулятором и дополнительного модуля с эквайрингом. При выборе обращайте внимание на емкость аккумулятора, время работы до подзарядки и скорость зарядки.
Если вы давно ведете бизнес, возможно, у вас уже есть обычная касса без фискального накопителя. Проверьте свою ККТ на возможность модернизации. Если вашу кассу включили в список налоговой инспекции, проще всего будет установить в нее фискальный накопитель.
Касса для шаурмичной: с кнопками
В киоске с шаурмой работает гриль мощностью в среднем пять киловатт, жарится мясо, летят брызги жира, воды при мытье рук. Это влияет на работоспособность оборудования, поэтому аппарат с обычными кнопками проработает дольше, чем сенсорный, и ремонт его будет обходиться дешевле, чем покупка нового сенсорного экрана.
У некоторых моделей в комплекте есть дополнительная крышка для защиты от брызг и жира. Так вы сможете уберечь кассу от преждевременной поломки. Шаурма — это не только разные продукты, но и упаковка, салфетки. Из этого складывается себестоимость, поэтому предпринимателю важно учитывать все расходы, включая мелкие. Чтобы не считать каждый раз вручную, в некоторых кассах предусмотрены технокарты. Вы вносите рецепт и расходники, а касса автоматически учитывает все остатки.
Для парикмахерской: с приложениями
Для парикмахерской или автомастерской нет особых требований к кассе. Там не нужен сканер штрих-кодов, потому что позиций не очень много, и они не так часто меняются. Лучше всего подойдет касса с большим экраном.
Среди бизнесов на патенте большая конкуренция, поэтому могут пригодиться кассы с дополнительными возможностями: аналитикой, интеграцией с CRM и программами лояльности. Во многих кассах вы можете устанавливать скидки в рублях и процентах, вести базу клиентов и запускать ПО для кассы на планшете или смартфоне, чтобы постоянно быть в курсе дел.
Чек-лист по выбору кассы
- Владельцам вендинговых аппаратов подойдет облачное решение, чтобы сэкономить на установке касс.
- Для курьеров и островков в ТЦ нужна касса с сим-картой, чтобы интернет был всегда и в любом месте.
- Для точки быстрого питания лучше выбрать кнопочную кассу с защитой от брызг и жира, чтобы касса не ломалась. Можно попробовать инструменты автоматизации.
- Для бизнеса на патенте подойдет технологичная касса с различными приложениями для программ лояльности. Они помогут увеличить средний чек, удержать старых клиентов и обойти конкурентов.
Эксперты
Алексей Панков, руководитель по направлению ОФД
