Перевести на удаленку сотрудника, который несколько лет работал под боком, страшно. И хочется быть уверенным, что он там отчеты делает и продажами занимается, а не смотрит сериалы или жарит котлеты. Мы расскажем о программах, которые помогут контролировать работу сотрудников удаленно.
Kickidler
Описание и возможности
Эта система контролирует, чем занят сотрудник и на что он тратит свое свободное время.
Видно, чем занят каждый. Есть онлайн-трансляция стола работника — вы в любое время увидите, кто работает, а кто сидит в Tik Tok. Можно узнать, какие сайты посещали сотрудники и какими приложениями пользовались раньше. Программа мониторит расписание сотрудника, количество перерывов и их длительность. Особенно это важно для колл-центров, торговых компаний и других компаний, где сотрудники должны находиться на рабочих местах. Можно настроить оповещения о нарушениях сотрудниками рабочего графика.
На одном экране видно, чем занимаются все сотрудники небольшой компании
Можно анализировать производительность. Программа делит каждое действие за компьютером на продуктивное, непродуктивное, нейтральное или без категории. В Kickidler есть база в 700 сайтов, которые признаны непродуктивными, но можно настраивать и самостоятельно. Например, заблокировать «Одноклассники» для бухгалтерии, а для SMM-отдела — оставить. Можно настраивать календарь работы сотрудников, включать в график отпуск, командировки.
Так выглядит отчет по продуктивности
Есть удаленная администрация рабочего места. Например, новый сотрудник внес незапланированные изменения в CRM и не знает, как отменить. Тогда опытный сотрудник подключается к его компьютеру и исправляет ситуацию. Если работник магазина переходит на режим удаленки, то с помощью удаленного администрирования можно настроить доступ к 1С или другим программам.
«Мы рекомендуем нашим клиентам выдавать сотрудникам рабочие компьютеры. Если это невозможно, то администратор подключится к компьютеру работника удаленно, например, через TeamViewer, и установит нашу программу, предварительно сделав проброс портов. Это нужно, потому что компьютеры не в одной сети.
Если речь идет об установке программы на личный компьютер сотрудника, то есть два варианта. Можно сделать специальную учетную запись только для работы или установить утилиту, которая будет включать и отключать программу в начале и конце рабочего дня. Нашу программу можно настроить так, чтобы она мониторила только определенную рабочую учетную запись».
Алексей Уткин, маркетолог Kickidler
Мониторить личные компьютеры сотрудников без их согласия или не в рабочее время запрещено законом.
Алексей Уткин, маркетолог Kickidler
Алексей Уткин, маркетолог Kickidler
Платные и бесплатные версии
Бесплатная версия отличается от платной. Например, в бесплатной ограниченная лицензия на использование программы — ее можно использовать для шести работников в режиме реального времени. Есть функция кейлоггер, то есть сохранение истории нажатий клавиш, но тоже только для шести работников. Отчеты по учету рабочего времени, видеозапись экранов, удаленное управление есть только в платной версии.
Можно установить бесплатную пробную версию и протестировать программу. Первые 7 дней доступен полный функционал программы, потом по умолчанию бесплатная версия.
Кому подходит
Программа не только следит за рабочим временем, но и контролирует сотрудников на аутсорсе. Поэтому больше подходит малому и среднему бизнесу. Для контроля нескольких фрилансеров программа может показаться слишком громоздкой.
Staffcop
Описание и возможности
Программа не только контролирует сотрудников, но и заботится об информационной безопасности.
Видно, кто чем занят. Система ведет учет рабочего времени, контролирует, на месте ли работник. Он может указать причину отсутствия, например, говорил с клиентом по телефону или обедал. Работодатель в сводной таблице видит причины отсутствия на рабочих местах сотрудников компании. Также можно делать скриншоты мониторов сотрудников или просматривать рабочие столы онлайн.
Снимки экрана можно настроить в удобном виде: таблицей, списком или миниатюрами
Помогает оценить продуктивность. Программа также делит сайты и программы на продуктивные и непродуктивные. Можно настраивать разделение для конкретных сотрудников в зависимости от рода задач. Вы всегда можете посмотреть онлайн, чем занят конкретный сотрудник, или получить скриншоты с его монитора. На скриншотах видно, какие программы запущены, какие файлы, документы, картинки открыты, какие поисковые запросы вводятся.
Топ продуктивных ресурсов. Видно, сколько времени сотрудники проводят в каждой программе
Топ непродуктивных ресурсов
Помогает экономить и не переплачивать. Есть табель использования принтеров — кто и сколько печатал в месяц. Видно, сколько тратится бумаги каждый день, какой объем печатает каждый сотрудник, есть доступ к печатаемым файлам. Это помогает следить за экономией ресурсов компании, а еще за безопасностью данных.
Staffcop автоматически рассчитывает табель учета рабочего времени сотрудников за компьютером. Если оплата работы почасовая, это удобно. Месячный табель оформляется сразу в бухгалтерской форме.
«Используем Staffcop уже более 5 лет. В целом результатом довольны. Программа помогла предотвратить несколько нежелательных ситуаций и избавиться от некомпетентных сотрудников.
Например, был случай. Взяли на испытательный срок тестировщика, выполнил тестовое задание и на собеседовании показал себя профи. Оказалось, что во время работы он все задания передавал своей более опытной подруге, переписываясь с ней в Telegram. Еще поймали менеджера на копировании данных по клиентам, а другого — на чтении новостей до обеда вместо работы.
Перед тем, как установить программу на компьютер сотрудника, мы его об этом обязательно предупреждаем. Даже включили этот пункт в трудовой договор. Тем не менее, Staffcop не может сама отражать эффективность работы сотрудника — нужен дополнительный софт. Например, CRM. Мы используем собственную разработку — CRM “Клиентская база”. В ней создали сводные отчеты по отделам и установили по каждому сотруднику KPI. Недавно перевели отдел продаж на удаленку, а чтобы контролировать менеджеров, ввели норму звонков и задач.
Такие программы, как контроллеры и CRM, должны работать в тандеме: одна помогает оценить эффективность, а другая — вовремя выявить лентяя или обманщика. Тот же тестировщик по KPI показывал бы отличные результаты, если бы не раскрыли его обман через Staffcop».
Марат Гарифулин, основатель CRM-конструктора «Клиентская база»
Платные и бесплатные версии
Есть пробная 15-дневная версия на 5 компьютеров. В этой версии есть все функции из полной программы. После 15 дней использования бесплатная версия программы будет недоступна. Платная версия может быть на 3,12 месяцев или бессрочной. Оплата за установку на каждый компьютер.
Кому подходит
Это не обычный трекер рабочего времени, а программа для мониторинга работы филиалов компании и обеспечения информационной безопасности. Подходит всем видам бизнеса, лицензию можно купить хоть для 1 000 компьютеров и более.
CrocoTime
Описание и возможности
Эта программа, скорее, тайм-трекер: учитывает, чем заняты сотрудники и сколько времени на это тратят. Можно использовать, чтобы оценить, насколько продуктивно работает каждый в команде.
Видно, чем занимаются сотрудники. Можно увидеть, сколько времени сотрудники работали за компьютером и без него. В отчетах есть колонка «Переработка». Там видно, на сколько часов больше работал кто-то из сотрудников. Эта информация пригодится, чтобы равномерно распределить нагрузку в команде. Данные сортируются сразу по отделам компании, можно увидеть продуктивность работы целого отдела и конкретного сотрудника. Видно, в каких программах чаще работали, какие типы задач выполняли.
Цветовое обозначение помогает быстрее ориентироваться в отчете
Программа не мешает работать, не всплывает поверх окон, не висит в трее, не засоряет оперативную память компьютера. В программе нет кейлогера, который перехватывает данные с клавиатуры, подключения к микрофону и камере, поэтому сотрудники обычно не против установки системы.
Александр Бочкин, генеральный директор IT-компании «Инфомаксимум», разработчика системы CrocoTime, дал советы, как бизнесу контролировать своих сотрудников.
«Я убежден, что нужно не контролировать сотрудников, а дать им инструмент, который поможет выйти на новый уровень личной и профессиональной эффективности. Контроль — тонкая тема, действовать здесь следует аккуратно и с умом. Когда мы работаем с новыми клиентами, то сначала выясняем, какие проблемы они хотят решить с помощью нашей программы.
- Стараемся понять, что беспокоит управленцев, заранее проговорить все острые моменты.
- Помогаем подготовить персонал к внедрению системы. Программа не нарушает нарушает личных границ персонала, но само слово “контроль” настораживает людей. Мы рассказываем клиентам, как CrocoTime помогает выйти на новый профессиональный уровень, как работает и определяет резервы времени, которые можно направить на обучение и прокачку скиллов.
- Напоминаем позаботиться о регламентации бизнес-процессов. Люди должны понимать, что входит в их зоны ответственности, как работа каждого влияет на общий результат, каковы могут быть последствия срыва сроков и падения уровня дисциплины.
- Советуем оценить уровень удовлетворенности персонала. Компания — это команда. Если напряженность в коллективе есть причина низкой эффективности, внедрение системы может стать толчком для неприятных последствий. Управленцы в силу специфики деятельности не всегда могут объективно оценить настроения сотрудников.
Важно вести диалог. Общайтесь. Посвящайте персонал в планы, показывайте им текущее состояние дел и то, каких успехов достигает компания в процессе. CrocoTime в этом случае удобен возможностью удаленной постановки задач и контроля за их исполнением. Оповещения не дадут забыть о важном, трекинг можно отключить вручную».
В разделе «Программы» видно, чем пользовался сотрудник. Есть деление на 4 большие группы: «Бизнес», «Другое», «Личное», «Утилиты». Если работник будет пользоваться соцсетями или установит игру на рабочий компьютер, вы об этом узнаете.
Можно добавлять приложения, веб-сайты, создавать другие группы, в общем, настраивать программу под нужды компании
Программа интегрируется с IP-телефонией, POS-терминалами, календарями, 1С, СКУД. Можно видеть, когда сотрудник разговаривал с клиентами компании, обрабатывал платежи.
Удобный учет рабочего времени. В CrocoTime все сделано наглядно, можно посмотреть детали каждого дня и по каждому сотруднику. Еще можно оценить время на каждый проект — это удобно для стартапов, удаленных компаний и микробизнеса. Есть табели учета рабочего времени. В них можно вносить данные вручную или интегрировать табели с кадровыми системами. Так проще начислять зарплату и каждый работник увидит количество отработанных часов.
В отчетах видно, сколько сотрудник работал, сколько потратил на законные перерывы, сколько был не за ПК, сколько совершил звонков и так далее. Получается полная и четкая фотография рабочего дня. Сообщения о нарушениях и отчеты приходят на почту руководителям, изменения в них сотрудники внести не могут.
Программа покажет нормы и отклонения от рабочего графика
Платная и бесплатная версии
Демо-версию можно посмотреть на сайте, но все-таки лучше еще и проверить программу в работе. В бесплатной версии дается 14 дней на знакомство с облачной и десктопной версиями программы. Если работать платно, то для облачной версии нужно платить за каждого сотрудника ежемесячно. Для десктопной — заказать расчет цены.
Кому подходит
Эта программа для учета рабочего времени подойдет микробизнесу и малому бизнесу. С помощью CrocoTime легко контролировать работу фрилансеров и работников на аутсорсинге.
Yaware
Описание и возможности
Это тоже тайм-трекер, как и предыдущая программа. Помогает увидеть, сколько времени работают сотрудники и чем именно занимаются в рабочее время. Если ваша компания должна работать круглосуточно или у вас есть сотрудники на Дальнем Востоке либо в других странах, то можете смотреть, чем занимаются работники в режиме реального времени.
Видно, чем заняты сотрудники в любое время. Есть возможность снимков веб-камеры, скриншотов, мониторинг онлайн-активности. Работники могут указать, например, что они встречаются с клиентами, и руководитель будет знать причину отсутствия за компьютером. Видно, на какие сайты заходили, сколько времени там проводили и что именно делали.
Можно выбирать период времени и отдел
У программы гибкие настройки. Например, можно объединять сотрудников в группы по отделам, а руководителям отделов дать доступ к данным о работе их подчиненных. Менеджеры могут сами управлять отделами и быть в курсе того, кто сколько времени отработал и насколько каждый сотрудник продуктивен. Можно дать доступ к статистике и самим работникам. Видно, сколько времени каждый сотрудник трудился над проектом, и можно даже считать бюджет на проект.
Это удобно для небольших компаний и стартапов
Есть мобильное приложение, поэтому можно контролировать сотрудников, даже если вы сейчас не за компьютером. Сможете оперативно отреагировать, если, например, сотрудник сидит без работы или не занимается срочным проектом. Разработчики предлагают версии на iOS и Android.
Гибкая отчетность. Программа формирует разные отчеты, например, по опозданиям или кто ушел из-за компьютера раньше положенного времени. Отчеты приходят на электронную почту, можно настраивать регулярность отправки или выбрать только актуальные.
Можно выбирать диаграмму по группам или по сотрудникам
«Уже несколько лет мы в PRNEWS.IO пользуемся программой Yaware. В самом начале на радостях мы повально установили Yaware всем сотрудникам. Это была ошибка, из-за которой люди получили дополнительный стресс, а доверие внутри компании пошатнулось. Сотрудников, из-за которых мы решились на этот шаг, не удалось переубедить в нецелесообразном использовании рабочего времени: в итоге мы расстались с ними, а всем остальным надолго испортили настроение. Люди переживали, что за ними следят. Более того, по неопытности в самом начале мы несколько раз случайно активировали в настройках Yaware камеру, которая начинала подмигивать в самый неподходящий момент. Люди пугались, и все получили дополнительный стресс.
Тогда мы закрыли этот вопрос и больше не пользовались подобными программами. Но с наступлением 2020 года вернулись к нему, еще не подозревая, что грядет пандемия, карантин и удаленная работа для многих станет необходимостью. Когда мы стали более тщательно контролировать рабочий процесс, выяснилось, что далеко не все сотрудники, работающие из дома, 100% своего рабочего времени посвящают непосредственно работе. Поэтому с нового года наша компания ввела запрет на удаленную работу вне офиса: если сотрудник заболел, значит, он идет на больничный и лечится. К сожалению, это тоже не принесло желаемых результатов.
В итоге мы нашли удачный, на мой взгляд, компромисс: для сотрудников, которые хотели или по какой-либо причине вынуждены были работать из дома, мы завели несколько ноутбуков и установили на них Yaware. Сотрудник понимал, что установка мониторинга контроля рабочих процессов — это честно. И это приносит результат: он из дома работает на соответствующем уровне, а то и более продуктивно, чем из офиса. Мы поняли: выгоднее не следить за своими сотрудниками в офисе, а контролировать рабочий процесс тех, кто работает вне офиса.
Если поставленные руководством задачи и KPI выполняются, значит, все в порядке, сотрудник эффективен, процесс идет. Никакие программы и ПО вас не спасут, если вас решат обмануть — только правильная нагрузка человека, правильное отношение к нему принесут желаемый для компании результат».
Александр Нигматулин, Chief Marketing Officer в PRNEWS.IO
Платная и бесплатная версии
Можно заказать скайп-презентацию, чтобы посмотреть возможности программы. Есть бесплатная 14-дневная версия для средних и крупных компаний. Если у вас микропредприятие или стартап, то до 5 человек могут пользоваться программой бесплатно, но не всеми функциями, а только учетом рабочего времени на ПК, контролем нарушений и автоматическим табелем учета времени.
После истечения 14 дней вам предложат перейти на полную версию. Стоимость зависит от тарифного плана — автоматический учет времени, анализ продуктивности и повышение продуктивности. В каждом тарифном плане свой набор возможностей программы. Например, в автоматическом учете времени нет скриншотов с экрана монитора. Оплата может быть годовой или помесячной.
Кому подходит
Фрилансерам, небольшим командам на удаленке, средним и крупным компаниям.
СёрчИнформ КИБ
Описание и возможности
У компании есть отдельный продукт для учета рабочего времени — TimeInformer. Но если вы хотите позаботиться и о безопасности данных, то лучше выбрать «СёрчИнформ КИБ».
Известно, чем заняты сотрудники. Программа TimeInformer контролирует, чем заняты сотрудники и как они распределяют рабочую нагрузку. Система распознает, работает ли сотрудник в программе или просто запустил ее и оставил открытой. Все программы и сайты делятся на продуктивные, непродуктивные и нейтральные. Можно настраивать распределение программ по каждому отделу или сотруднику. Есть возможность настройки удаленного доступа руководителей отделов к отчетам производительности сотрудников.
Есть возможность записи звука и окружающей среды. Например, можете подключиться и послушать, как новый сотрудник обзванивает клиентов, что именно он им говорит. Такая функция полезна при разборе сложных ситуаций, когда клиент утверждает, что сотрудник нахамил или не предупредил о специальных условиях.
Проведение технического аудита. С помощью программы можно провести технический аудит IT-структуры, увидеть, какие версии программ установлены и когда их нужно обновить, чтобы работать быстрее. Есть возможность видеть изменения в аппаратной конфигурации, например, система распознает, что раньше к сети была подключена веб-камера, а сейчас нет.
Известно, кто, когда и сколько раз подключал USB-устройства
В системе около 33 предустановленных отчетов и можно создавать индивидуальные варианты. Отчеты могут приходить на почту с указанной вами периодичность, а оповещения о нарушениях — моментально.
Контроль каналов передачи информации и действий сотрудника за компьютером. Система пресекает слив данных. Она отреагирует, если сотрудники попытаются отправить конфиденциальные данные по почте, в мессенджерах или захотят распечатать или скопировать рабочие документы в «облака» и на флешки. Работодатель также узнает обо всех случаях взяточничества, откатов, обнаружит подделку документов и фальсификацию данных, боковые схемы и неслужебные контакты сотрудников, представляющие угрозу компании.
Так система показывает, что сотрудник отправляет документы с личной почты
«СёрчИнформ КИБ» — система класса DLP. Это средство информационной безопасности для защиты от утечек данных. Сейчас программа используется еще и для информационной, экономической, кадровой безопасности. Также систему можно применять для мониторинга активности и продуктивности работы сотрудников за ПК.
Чаще всего DLP-системы востребованы в крупном и среднем бизнесе, большинство наших клиентов — организации со штатом от 50 человек. Компаниям меньшего размера закупать такое мощное ПО не всегда целесообразно, к тому же у них может не быть ИБ-специалиста для работы с системой. Они чаще арендуют софт и услуги ИБ-аналитиков в формате аутсорсинга».
Алексей Дрозд, начальник отдела информационной безопасности «СёрчИнформ»
Платная и бесплатная версии
Дается 30 дней использования, при этом можно пользоваться всеми функциями программы. Платная версия с бессрочной лицензией, то есть вы платите один раз, а получаете доступ к программе навсегда.
Кому подходит
Программа полезна малому, среднему и крупному бизнесу, в котором нужно заботиться о безопасности данных. Если сотрудники работают на аутсорсинге, то «СёрчИнформ КИБ» тоже можно использовать.
Сравнительная таблица основных возможностей
Возможности
Kickidler
StaffCop
CrocoTime
Yaware
«СёрчИнформ КИБ»
Бесплатная пробная версия
+
+
+
+
+
Запись или снимки экрана компьютера
+
+
+
+
+
Проверка в режиме реального времени
+
+
-
-
+
Забота о безопасности
+
+
-
-
+
Удаленное администрирование
+
+
-
+
+
Облачная или локальная версия
локальная
локальная
облачная и локальная
облачная и локальная
облачная и локальная
Эксперты
Александр Нигматулин, Chief Marketing Officer в PRNEWS.IO
Марат Гарифуллин, основатель CRM-конструктора «Клиентская база»
Александр Бочкин, генеральный директор IT-компании «Инфомаксимум», разработчика системы CrocoTime
Алексей Уткин, маркетолог Kickidler
Алексей Дрозд, начальник отдела информационной безопасности «СёрчИнформ»
