Эффективная компания похожа на часовой механизм — каждый ее сотрудник это важный элемент конструкции. Все процессы в ней отлажены и безошибочны. Соответственно, у такого предприятия и проблем никаких быть не может. Другое дело, когда компания не жалуется на высокие прибыли, клиентский сервис в ней отсутствует или заказы выполняются долго. Тогда нужно оптимизировать деятельность. О способах и методиках оптимизации бизнес-процессов компании — в нашей статье.
Зачем нужна оптимизация
Оптимизировать бизнес нужно, когда вы чем-то недовольны. Чем больше в предприятии персонала, чем больше филиалов, тем сложнее становится взаимодействие между подразделениями. Когда простейшие рабочие операции вроде телефонных звонков или согласования документов занимают слишком много времени, это явный признак, что бизнес-процессы предприятия нужно оптимизировать.
Заметить можно следующие признаки проблем внутри компании:
- когда решения принимаются долго, а реализуются — некачественно;
- руководство не уделяет внимания отдельным задачам внутри компании;
- персонал путается с обязанностями и чувствует из-за этого напряжение.
Если коротко, то оптимизация нужна, когда не хватает прибылей, контроля или скорости выполнения задач.
Правила эффективной оптимизации
Анализируйте текущую ситуацию
Определение преимуществ и проблем предприятия — это первый шаг на пути к оптимизации. Сначала необходимо локализовать проблему — определить, что вызывает беспокойство. Обычно все сводится к четырем показателям: времени выполнения, стоимости, качеству и эффективности. Что-то из этого списка — причина «буксования» вашей компании.
Необходимо собрать модель-разработку предприятия в настоящий момент: сколько человек работает, каковы расходы, прибыль и так далее. Это называется моделью «как есть».
Конкретизируйте задачу
Старайтесь работать не над общим положением дел, а над конкретной задачей. К примеру, задача предприятия — реализация 10 комбайнов в месяц. Сейчас же продается только 5. Целью оптимизации малого бизнеса будет доведение продаж до нужных объемов. Предыдущая схема работы поможет проанализировать текущую ситуацию и выявит перспективы, поможет составить модель «как должно быть». Другими словами, оптимизируйте не компанию, а ее процессы.
Проявляйте гибкость
Учитывайте, что оптимизация может сработать не сразу, а то и вовсе потребовать кардинальных изменений в работе компании. В некоторых случаях это даже вынуждает сменить сферу деятельности. Нужно сгладить тяжелые моменты перехода от привычного всем ведения работы до оптимизированного. Поэтому оптимизация работы бизнеса должна быть поэтапной, а не кардинальной.
Учитывайте человеческий фактор
Не всем работникам предприятия требования по оптимизации придутся по душе. Кто-то уволится, кто-то намеренно будет саботировать работу. Задача руководителя — пояснить, что от изменений бизнес только выиграет, даже если рабочие места сократятся.
Методы оптимизации бизнеса
В зависимости от решения обнаруженных проблем, могут использоваться разные технологии оптимизации. Важно понимать, что единых решений для всех отраслей и случаев не существует — нужно продумывать и анализировать каждую отдельно взятую ситуацию.
Стандартизация
Крупные компании могут столкнуться с тем, что в каждом филиале документация ведется по-разному. Проблемы с отчетностью и логистикой в этом случае неизбежны, а это значит — потеря времени на выполнение простейших задач.
Стандартизация предполагает единые правила работы для любого филиала. Одна компания — одни требования. Создать единые стандарты выполнения процессов — это первый шаг на пути к оптимизации компании. При создании этого свода правил нужно учесть не только опыт других предприятий, но и специфику отрасли и каждого отдела в отдельности.
Исключение
Некоторые фазы выполнения задачи можно объединить с другими и тем самым упростить. К примеру, при устройстве на работу кандидат отправляет резюме, общается с менеджером по персоналу, затем с начальником отдела и, наконец, с директором компании. Общение с HR в данном случае — лишний шаг, проще создать подробную анкету, где присутствовали бы все вопросы, которые нужны менеджеру по персоналу. А вот собеседование с руководителем отдела необходимо, так он сможет оценить уровень кандидата и его профессиональные навыки. Этап собеседования с директором тоже можно исключить, если только он не предпочитает тотальный контроль.
Важно анализировать процессы и выбирать для исключения действительно ненужные этапы. Без анализа слишком велика вероятность избавиться от необходимых элементов.
Изменение
После анализа бизнес-процесса будут заметны точки, позволяющие его оптимизировать. К примеру, изменить материалы или технологии — это оптимизация расходов. Любое изменение нужно делать осознанно и не занижать качество товара или услуги, руководствуясь одной лишь ценой.
Стоит отметить, что некоторые изменения нужно тестировать. К примеру, ресторан может запустить сезонное меню. Если блюда придутся по душе клиентам, то они станут постоянными. Утвержденные изменения должны действовать во всех отделах и филиалах компании — это как раз пример стандартизации изменений.
Отладка взаимодействия
Процесс сильно замедляется, когда отдельные его этапы выполняют отделы, не контактирующие между собой. В большой компании из-за отсутствия взаимодействия между отделами сотрудники могут дублировать задачи, выполняя тем самым лишнюю работу. Это непродуктивно и невыгодно.
Отдельные рабочие единицы должны взаимодействовать, будь то сотрудники или целые отделы. В небольшой фирме хватит и классической планерки, где каждый будет отчитываться о своих выполненных и планируемых задачах. В компаниях с большим количеством сотрудников на таких спринтах присутствуют только руководители, поэтому задачи должны дублироваться на досках вроде Trello или Monday. Помогут и общие чаты — так сотрудники смогут уточнить информацию и узнать, не дублируются ли задания.
Типичные ошибки руководителей, задумавших оптимизацию
Оптимизация на основе эмоций
Представим ситуацию: отдел продаж третий месяц не выполняет план даже наполовину. Директор приходит в ярость и производит массовые сокращения с целью набора новых сотрудников. В результате отдел не укомплектован и даже новые сотрудники ситуацию не изменили — продаж все также мало.
Любые изменения требуют тщательного планирования. Длительность и трудоемкость процесса просчитывается, выводится оптимальная численность персонала для выполнения этой задачи. Оптимизация — это чистый расчет, никак не эмоции.
Использование интуиции
Если бизнес-процесс меняется на основе личного мнения специалиста, его интуиции, то это не оптимизация. Работа предприятия — это тщательно спланированные действия, а не гадание на кофейной гуще. Любые изменения предлагаются руководству и обосновываются с учетом цифр и фактов, показывающих их эффективность.
Вмешательство высшего руководства компании
Мало того, что это пугает персонал, вмешательство высших чинов говорит о том, что они не доверяют подчиненным. Тотальный контроль — это то, чего стоит избегать. Благодаря стандартизации каждый человек на своем месте и знает круг своих обязанностей. Неприятие изменений проще контролировать другими способами — тестированием, финансовой мотивацией, внутренним PR в случае крупных компаний.
Использование технологий оптимизации не по назначению
Распространенная практика — руководитель увидел пример внедрения новых стандартов работы крупной компании и захотел сделать также. Даже самый подробный алгоритм изменений не приведет к успеху, если он не учитывает особенностей предпринимательства в отрасли. Нельзя слепо копировать методы анализа и оптимизации тех или иных процессов — внедряйте новинки применительно к своей ситуации.
Когда нужна оптимизация процессов:
- Бизнес оптимизируют, когда наблюдаются проблемы с прибылью, контролем или скоростью выполнения задач.
- Оптимизация процессов невозможна без анализа текущего состояния.
- Разные проблемы — разные решения. Слепое копирование чужого опыта нецелесообразно.
- Оптимизация — это точный расчет, где каждый метод и технология используется по назначению. Эмоциями и интуиции здесь не место.
- Учитывайте человеческий фактор и проявляйте гибкость.
