Как правильно проводить адаптацию новых сотрудников

 
Когда в коллектив приходит новый сотрудник, он сталкивается с определенным стрессом. Новые порядки работы, окружение и начальство — все это не может не влиять на эффективность новичка. Поэтому для адаптации новых сотрудников были придуманы специальные программы, которыми чаще всего занимается HR. О том, как правильно проводить адаптацию новых сотрудников — в нашей статье.

Зачем нужна адаптация

Поиск новых сотрудников требует затрат времени и денег, особенно если это касается специалиста с особенными, редкими навыками. В идеале новичок должен сразу же начинать отрабатывать затраты, но фактически еще несколько недель ему нужно для адаптации и интеграции в коллектив.
Адаптация — это процесс оценки, восприятия и приспособления специалиста и предприятия друг к другу. На этом этапе компания и сотрудник окончательно понимают, подходят ли они друг к другу. Специальные адаптационные программы нужны для того, чтобы максимально сократить издержки и сделать труд новичка результативным. Также такие мероприятия повышают лояльность сотрудников, снижают текучку кадров и экономят время всего отдела.
Обычно адаптация длится от 2 до 8 недель, однако для топ-менеджеров крупных компаний этот срок может достигать полугода.

Сложности адаптационного процесса

Новый сотрудник, особенно без опыта работы в сфере, желает продемонстрировать себя с лучшей стороны. Страх не справиться с обязанностями, уронить себя в глазах коллег — это главное препятствие в адаптации новичка. Также встречаются страхи не сработаться с новым начальником, обнаружить собственную некомпетентность и потерять рабочее место. Адаптационные мероприятия должны бороться с подобными фобиями.
Большинство увольнений приходится именно на первый месяц работы сотрудника. Причем это касается не только увольнений по собственному желанию. Несчастные случаи на производстве тоже происходят в первые месяцы работы новичка. Чтобы предотвратить такую текучку кадров в организации, нужна адаптация персонала.
Главная цель адаптационного процесса — сделать новичка рабочим элементом коллектива. Нужно рассказать ему об особенностях его служебных обязанностей, помочь ему влиться в коллектив, наладить отношения между коллективом и начальством. В конечном итоге адаптация помогает не только новичку привыкнуть к коллективу, но также коллегам и руководителям привыкнуть к новому сотруднику.
Помогут сотруднику пройти адаптацию тренинги и обучающие мероприятия — так человек быстрее разберется в своих обязанностях и будет полезным для компании.  Полезным также будет система общественных поручений для налаживания тесного контакта с коллективом. Такие поручения помогут познакомиться с коллегами и наладить неформальные связи. На начальном этапе стоит также следить за взаимодействием начальника и новичка — справедливо ли происходит оценка работы, исправляет ли специалист замечания руководителя. Наконец, чтобы влиться в коллектив, помогут тимбилдинговые мероприятия.

Формы адаптации новых сотрудников

Существует две формы адаптации новых специалистов — производственная и непроизводственная. Целью производственной адаптации является знакомство с профессиональными обязанностями и спецификой деятельности именно в этой компании. Производственная адаптация включает в себя систему тренингов и личное наставничество. Также сюда включены организационные мероприятия, выявление перспективы карьерного роста и информирование о системе поощрений и наказаний, если такие имеются.
Непроизводственная адаптация — это все, что помогает наладить отношения с коллегами вне рабочих задач. В конечном итоге большую часть времени ваши сотрудники проводят на работе, поэтому им важно если не сдружиться, то хотя бы научиться взаимодействовать друг с другом и видеть в коллегах что-то большее, чем рабочие единицы.

Виды адаптации

В зависимости от подготовленности сотрудника, новичку потребуется первичная или вторичная адаптация. Первичная адаптация нужна сотруднику без опыта работы в этой сфере. Чаще всего это выпускники ВУЗов, которые не сталкивались на практике с рабочими вопросами. Им нужно помочь направить полученные знания в рабочее русло и привыкнуть к производственному ритму. Адаптация таких сотрудников дается дольше и тяжелее, чем специалистов с опытом. Так, в сети магазинов «Кантата» к каждому новичку прикрепляют куратора, который занимается его обучением.
Но и опытным специалистам также нужна адаптация. Хотя они уже понимают специфику работы и свои обязанности, с тонкостями производственной деятельности именно этой компании, ее организационной структурой они не знакомы. Таким сотрудникам нужна вторичная адаптация — ее мероприятия направлены больше на социальное взаимодействие. Вторичная адаптация дается легче как новичками, так и HR. Например, в аудиторской компании PricewaterhouseCoopers начальник приглашает новичка на обед за счет компании, что помогает ему социализироваться.

Методы адаптации новых сотрудников

Методы — это конкретные техники и мероприятия, которые позволяют влиться в коллектив новому сотруднику. Методы адаптации могут быть экономическими и непроизводственными.
Экономические методы представляют собой материальную мотивацию сотрудника. Конечно, зарплата уже сама по себе мотивирует стараться персонал, но дополнительные премии или штрафы заставляют усерднее трудиться. Главное — не перестараться с последними. К экономическим методам адаптации можно также отнести дополнительные льготы — бесплатный спортзал, ДМС, оплату проезда. К примеру, «Лаборатория Касперского» компенсирует питание своим сотрудникам и предлагает на выбор бесплатное изучение 7 языков на выбор.
Непроизводственные методы адаптации сотрудников помогают персоналу наладить друг с другом простые человеческие отношения. Любые корпоративы, личные беседы и тимбилдинг относятся к этим методам адаптации. Хороший способ интеграции новичка в коллектив — это дать ему наставника из более опытных сотрудников, как делает ВТБ. Наставник познакомит со спецификой работы и коллективом, проследит за выполнением рабочих обязанностей.

Программа адаптации персонала

Адаптационная программа — это четкий пошаговый план действий интеграции сотрудника в структуру существующей компании, формальную и неформальную. В зависимости от опыта и позиции новичка, план может меняться, но общие позиции остаются неизменными.
  • Подготовительный этап. Действия по адаптации нового сотрудника в коллективе начинаются еще до его фактического появления на рабочем месте. Будущих коллег оповещают о том, что текущий состав будет расширяться за счет новичка. Его будущее рабочее место нужно обеспечить всем необходимым и подготовить гайды и памятки по организационной структуре и обязанностям. Такой подготовительный этап важен — это подготовит почву для интеграции нового сотрудника. Проще говоря, когда новичок окажется на рабочем месте, он почувствует, что к его появлению подготовились, и оценит это.
  • Первый день. Следующий этап — знакомство с организацией и коллективом. Здесь новичок узнает об особенностях компании, ее структуре и основным рабочим моментам. На этом этапе хорошо приставить к новому сотруднику наставника из более опытных коллег. Для бывших студентов без опыта работы это будет особенно актуально.
  • Первая неделя. В течение следующей недели нужно включить нового сотрудника в рабочую структуру, дать ему реальные задачи и следить за их исполнением. Не стоит сразу давать полную нагрузку — лучше делать это постепенно. Также новичка нужно сразу же подключить к обучающим тренингам в учреждении.
  • Первый месяц. Следующий месяц работы новичка — это постепенное увеличение нагрузки. Задач нужно давать больше, как по количеству, так и по значению — иначе работник будет считать, что его наняли исключительно для рутинных заданий. Некоторые предприятия также устраивают небольшой экзамен по навыкам сотрудника, но это не является обязательным условием. Месяц работы новичка нужно подытожить и проанализировать — и на основе этого анализа вводить дополнительные адаптационные мероприятия, если они необходимы.

Памятка по адаптации новых сотрудников:

  1. Переход на новую работу — это стресс. Поэтому адаптация нужна любому новому сотруднику.
  2. Новичок сталкивается с боязнью не справиться с новыми обязанностями, не понравиться коллективу, выявить свою профнепригодность. Именно против этих страхов и работают адаптационные программы.
  3. Все адаптационные меры направлены на то, чтобы специалист справился со своими обязанностями и влился в коллектив.
  4. Нужно заранее готовиться к приходу новичка — оповестить о его появлении коллектив и подготовить гайды по структуре организации и программы обучения.
  5. Не стоит сильно нагружать нового сотрудника задачами — лучше делать это постепенно, к концу месяца выведя его на полную загрузку.