По данным исследования компании IWG, 50% сотрудников различных компаний работают вне офиса, а 65% компаний отмечают, что удаленная работа снижает расходы бизнеса.
Компания «Хантфлоу» разрабатывает программы для подбора персонала, и весь отдел разработки в компании работает удаленно. Так можно работать с классными специалистами, не фокусируясь на том, где они живут. Например, в команде есть тестировщик, который уехал во Францию, разработчик из Новосибирска, девопс из Казани, руководитель техподдержки из Челябинска. Компания не смогла бы работать с этими специалистами, если бы в «Хантфлоу» нанимали только тех, кто живет в Москве.
Когда сотрудники работают из дома, это выгодно и удобно: компании не нужно снимать офис, а работники не тратят время на дорогу. Однако многие боятся, что сотрудники, которые не находятся в офисе, будут хуже работать или заниматься своими делами вместо работы. Мы расскажем, так ли это, и развеем пять самых популярных мифов об удаленной работе.
Миф 1: Удаленных сотрудников сложно контролировать
Заблуждение. Невозможно отследить, что делает удаленный сотрудник. Может быть, вы платите ему оклад как в офисе, а он полдня спит и отдыхает. Или платите за работу по часам, а он приписывает лишнее время, делает работу за час и занимается своими делами за счет компании.
Реальность. В офисе сотрудники тоже могут просиживать штаны и играть в пасьянс вместо работы над проектом, если, конечно, вы не стоите постоянно за их спиной.
Удаленщикам можно платить не за рабочие часы, а за решение задачи или выполнение проекта. Тогда опасение, что сотрудник тратит оплаченное время на свои нужды, исчезнет — вы платите за выполненную задачу.
Работу удаленного сотрудника вы оцениваете только по результату, и это справедливо. В офисе на оценку работы влияет личное обаяние человека или неформальные отношения с руководителем и другими членами команды. На удаленке такого нет.
Андрей Толмачев, руководитель проектов в «Хантфлоу»
Андрей Толмачев, руководитель проектов в «Хантфлоу»
Контролировать и оценивать выполнение задач можно с помощью сервисов, где вы их ставите, указываете сроки и назначаете ответственных. Для удаленной работы подходит Kanban-доска Trello или постановщик задач Planner, который входит в пакет Microsoft Office 365.
«Список задач в Planner можно сделать публичным, с доступом для всей организации, и закрытым — только для выбранных сотрудников. В списки добавляют задачи, назначают дату завершения и ответственного участника, также можно добавлять информацию по проекту, писать комментарии, прикреплять файлы. Есть Kanban-доска, где виден статус задачи: в процессе/ выполнена/не начата. У руководителя открыт доступ ко всем доскам, информация синхронизируется с облаком OneDrive и другими сервисами Microsoft Office 365».
Дмитрий Тараканов, старший менеджер по продукту, Билайн
Если почасовая оплата или оклад принципиальны, можно установить программу учета рабочего времени: CrocoTime, Yaware, Toggl, Staffcop или другую. Они покажут, сколько часов сотрудники работали. Программа устанавливается на компьютер сотрудника и записывает видео с экрана, учитывает нажатия клавиатуры и запуск приложений.
Эффективность отслеживаю по выполненным задачам и ежедневным отчетам исполнителей. Также я каждый день обсуждаю с менеджерами задачи исполнителей и трудности с клиентами. Все задачи я дроблю на этапы, контролирую выполнение каждого.
Нина Калаус, CEO дизайн-студии «Магвай»
Нина Калаус, CEO дизайн-студии «Магвай»
Миф 2. Удаленным работникам проще украсть конфиденциальную информацию
Заблуждение. Если пересылать сотрудникам конфиденциальные файлы, они легко попадут в третьи руки или сотрудник передаст информацию конкурентам. Еще удаленные сотрудники могут уволиться, а информация останется на их компьютерах. Тогда они обязательно используют ее в своих целях, этого не избежать.
Реальность. Офисные работники тоже могут передать вашу информацию конкурентам, например, скачав ее на флешку с рабочего компьютера.
Чтобы защитить данные от недобросовестных работников, храните их в корпоративных облачных сервисах — онлайн-хранилищах информации для совместной работы. Там можно настроить уровни доступа к документам так, чтобы сотрудник видел только файлы, которые нужны ему для работы.
Попросите удаленных работников установить на компьютер корпоративный пакет Microsoft Office 365, в этом случае вы сможете удалить рабочие файлы компании с устройства сотрудника, даже если он их скачает. Никакого разрешения на доступ к устройству вам не понадобится. Лучше, чтобы сотрудники использовали для работы отдельные компьютеры и не хранили на них личную информацию, например, свои фотографии или документы — это защитит их персональные данные.
Миф 3. Удаленные сотрудники — это не команда, им сложно общаться
Заблуждение. Удаленные сотрудники не видят друг друга и часто не знакомы в реальности. Они не смогут полноценно общаться, тем более, не получится сохранить корпоративную культуру.
Реальность. Корпоративная культура основана не на личном общении, она зависит от отношения сотрудников к компании и работе. Быстро обмениваться информацией и задавать вопросы сотрудники могут с помощью корпоративных чатов.
Периодически стоит проводить конференции для обсуждения рабочих задач и совместных мозговых штурмов. Общайтесь с сотрудниками по видеосвязи, чтобы они могли видеть друг друга, так вы создадите эффект личного знакомства.
Ася Круглова, руководитель по развитию в Java Mentor, рассказывает, что задачи в компании обсуждают в чате и на ежедневных получасовых планерках. Кроме этого, регулярно организуют офлайн-мероприятия, чтобы познакомить членов команды.
«Для совещаний в Microsoft Office 365 есть два инструмента: Skype for Business и Teams. Там можно организовать конференцию с видео или без него, показать презентацию или расшарить экран. Организатор встречи может записать конфу и сохранить на компьютере. В корпоративных чатах Microsoft Office 365 можно создавать ветки сообщений по отдельным проектам, что удобно, если нужно отслеживать ход проекта».
Дмитрий Тараканов, старший менеджер по продукту, Билайн
В офисе сотрудники встречаются и общаются у кулера, кофемашины, на обеде. Создать «эффект встречи» удаленно можно, если сотрудникам есть где неформально общаться, например, в отдельном чате.
Анастасия Абрамович, сооснователь и генеральный директор Delegator24, считает, что людям, работающим удаленно, важно чувствовать, что они часть команды, а не просто фрилансеры. Поэтому в компании придумали место, где все общаются на разные темы — выделили отдельный чат в мессенджере и назвали его «Болталка».
Работая удаленно, сотрудники могут потерять связь с проектом, не понять поставленную задачу. Поможет постоянная связь через чат: если сотруднику регулярно пишут, он чувствует близость коллег, даже если они просто аватары возле сообщения.
Тарас Богатырев, основатель и руководитель школы для маркетологов и предпринимателей «Профессура»
Тарас Богатырев, основатель и руководитель школы для маркетологов и предпринимателей «Профессура»
Миф 4. Работа на удаленке не так результативна
Заблуждение. Сотрудник в офисе сидит и работает, его ничего не отвлекает. А дома у удаленного работника могут быть дети, телевизор и много чего еще. Конечно, в такой атмосфере он сделает меньше.
Реальность. Если работник в офисе сидит за компьютером, он не всегда работает. Его тоже надо контролировать: чтобы не серфил в соцсетях, не играл в игры, не переписывался с ребенком по поводу домашнего задания. В офисе велик соблазн поговорить с коллегами вместо работы.
Так, исследование Harvard Business Review показало, что после перевода на удаленный режим сотрудники компании стали работать на 13,5% продуктивнее. По данным компании IWG, 85% руководителей заметили, что результаты сотрудников улучшаются, если они могут выбирать, работать в офисе или дома.
Удаленным сотрудникам проще планировать день, не нужно тратить время на дорогу и не приходится общаться с коллегами по нерабочим вопросам.
Не у всех сотрудников есть нормальные условия, чтобы работать из дома — плачут дети, на заднем плане ходят люди. В этом случае мы просим сотрудников снять офис или отдельную квартиру для работы.
Тимур Валишев, CEO, JivoSite
Тимур Валишев, CEO, JivoSite
Анастасия Абрамович, сооснователь и генеральный директор Delegator24, советует ставить задачи сотрудникам максимально подробно: так вы повысите эффективность. Иначе исполнитель не поймет, какого результата от него ждут, или сам додумает лишнее, в итоге сделает все не так. На все задачи в Delegator24 составляют подробное техническое задание — это экономит время сотрудников и руководства на вопросы и переделки.
Миф 5. Удаленно сложно поддерживать постоянную связь с клиентами
Заблуждение. Удаленные сотрудники не смогут вовремя отвечать на вопросы клиентов, их может не быть на рабочем месте. В итоге будут пропускать запросы, компания потеряет клиентов и деньги.
Реальность. Графики удаленных сотрудников можно выстроить так, как нужно руководителю. Главное — прописать в договоре обязательное присутствие на рабочем месте в рабочее время и штрафные санкции за отсутствие.
Например, одна смена сотрудников может работать с 6:00 до 14:00, другая с 8:00 до 16:00, третья с 11:00 до 19:00, четвертая с 14:00 до 20:00. Тогда всегда на месте будет сотрудник, который оперативно ответит на запрос клиента.
«StaffHub Microsoft Office 365 помогает не только строить графики, но и контролировать сотрудников. За месяц или квартал можно сформировать отчет: какой сотрудник сколько времени работал, кто отработал больше всего. Также есть мобильное приложение для смартфона: оно позволит сотрудникам видеть, когда пора выходить на смену и меняться друг с другом, если это необходимо».
Дмитрий Тараканов, старший менеджер по продукту, Билайн
Не стоит верить мифам об удаленной работе
- Сотрудников трудно контролировать — оценивайте результаты, а не отработанное время.
- Сотрудники могут украсть конфиденциальные данные — используйте корпоративные облака с защитой информации.
- Сотрудники не будут чувствовать себя командой — общение в чатах и видеоконференции помогут сплотить коллектив.
- Сотрудники на удаленке не так результативны — исследования и опыт доказывают обратное, главное — правильно ставить задачи.
- Сотрудникам сложно всегда быть на связи с клиентами — правильно составьте графики и обяжите их быть на рабочем месте в рабочее время.
Эксперты
Андрей Толмачев, руководитель проектов в «Хантфлоу»
Дмитрий Тараканов, старший менеджер по продукту, Билайн
Нина Калаус, CEO дизайн-студии «Магвай»
Ася Круглова, руководитель по развитию в Java Mentor
Анастасия Абрамович, сооснователь и генеральный директор Delegator24
Тарас Богатырев, основатель и руководитель школы для маркетологов и предпринимателей «Профессура»
Тимур Валишев, CEO, JivoSite
