Руководители ООО нередко грешат тем, что забирают деньги из кассы и не отчитываются по ним. Иногда учредители думают: «Фирма моя, значит, и деньги мои. Могу забирать, когда захочу». Особенно часто так бывает, когда директор и учредитель — одно лицо. Такое своеволие может закончится проблемами с налоговой.
Почему нельзя просто так брать деньги организации
Организация — самостоятельное лицо со своим имуществом, правами и обязанностями. Именно организация, а не директор или учредители может нанимать людей по договору, отвечать за нарушения законов или участвовать в суде. Поэтому и деньги в кассе или на расчетном счете принадлежат фирме, а не конкретному лицу.
Если учредители или руководитель забирают деньги у ООО, они должны обосновать это изъятие: сколько и для чего забрали, когда отчитаются по расходам или вернут деньги обратно.
Что будет, если руководитель заберет деньги и не отчитается по ним
Ничего хорошего. Если директор забрал деньги и не отчитался по ним, с него могут взыскать материальный ущерб, доначислить зарплатные налоги или переквалифицировать подотчетную сумму в заём.
Взыскание материального ущерба
Организация может подать в суд и взыскать материальный ущерб с руководителя, который забрал деньги на неясные цели.
Конечно, директор ООО сам на себя в суд не подаст, но это могут сделать участники общества или новый директор, если произошла смена руководства. В судебной практике таких дел много.
В. был директором ООО и взял из кассы 145 000 ₽ на расходы в связи с командировкой. Вернувшись из командировки, за деньги он не отчитался, документы по расходам не предоставил.
Еще В. брал из кассы 61 195 ₽ на хозяйственные нужды компании, но отчитался только за 52 000 ₽. Куда дел еще около 9 000 ₽ — неизвестно.
На взыскание денег у организации есть 3 года, после чего долг становится «безнадежным к взысканию» и его списывают. Впрочем, надеяться на это не стоит.
Доначисление зарплатных налогов
Когда в налоговой получат информацию о деньгах, потраченных на неясные цели, могут решить, что руководитель эти деньги присвоил. А раз так, с них должен быть уплачен налог на доходы физических лиц — 13%. Кроме того, на сумму недоимки за просрочку уплаты начислят пени, а за нарушение налогового законодательства наложат на организацию штраф.
Директор Ж. каждый день брал подотчет — говорил, что на хозяйственные нужды. Как на самом деле он расходовал деньги, никто не знает: перед бухгалтерией он не отчитывался и никто в организации этот вопрос не поднимал.
Налоговая увидела это нарушение и доначислила почти 600 000 ₽ НДФЛ и около 300 000 ₽ пени вместе с штрафом. Суд признал доначисление налогов законным.
На сумму, выданную в «подотчет», могут быть начислены и страховые взносы, если ПФР или ФОМС не получит подтверждение того, что деньги были потрачены как планировалось. Отстаивать свою позицию придется в суде.
«Чтобы избежать доначисления НДФЛ и взносов, удержите невозвращенные директором подотчетные из его зарплаты.
В течение месяца с даты, когда директор должен был вернуть деньги, получите от него письменное согласие на удержание денег. Издайте приказ об удержании и вычтите невозвращенную сумму из ближайшей зарплаты работника. Удерживайте не более 20% от зарплаты.
Если недостача одной зарплатой не покрывается, удержать остаток можно и со следующей — так нужно делать до тех пор, пока организация не получит всю невозвращенную директором сумму».
Светлана Ковалевская, эксперт системы «Актион Бухгалтерия»
Переквалификация подотчетной суммы в заём
Налоговая может решить, что выданная из кассы и невозвращенная обратно сумма — это заём, который организация дала своему сотруднику. По закону так делать можно, но если заём беспроцентный, с материальной выгоды придется заплатить налог.
На практике такая переквалификация встречается редко: чаще невозвращенные деньги считаются доходом, с которого нужно уплатить зарплатные налоги.
Как организация может выдавать деньги
Легальных способов выдачи денег не так уж мало: можно выдать деньги с зарплатой или в виде дивидендов, выдать директору заём, оказать материальную помощь или дать подотчет.
Зарплата и дивиденды
Самый понятный и логичный способ выдачи денег — перечисление зарплаты директору и выплата дивидендов участникам ООО.
Руководитель ООО как наемный работник вправе получать зарплату, размер которой устанавливают участники общества. Зарплата состоит из оклада или тарифной ставки, доплаты, надбавок, компенсаций.
Премия тоже может входить в часть зарплаты, ее размер прописывают в трудовом договоре или локальном акте. Второй вариант — размер выплаты утверждают на общем собрании участников ООО. Этот вариант выглядит оптимальным, если нужно выдать деньги директору.
Участники ООО получают дивиденды — выплаты, которые распределяются между ними пропорционально долям в уставном капитале ООО.
Дивиденды выплачивают не чаще одного раза в квартал и только с чистой прибыли компании. При выплате с суммы должны быть удержаны 13% НДФЛ.
Стоит учесть: если чистой прибыли нет, снимать наличные в качестве дивидендов нельзя.
Материальная помощь
В некоторых организациях работникам выплачивают материальную помощь, и директор тоже может ее получить.
Организация может выплачивать своим работникам материальную помощь в дополнение к зарплате, но для этого в жизни работника должно произойти какое-то событие. Например, он вступил в брак или стал родителем. Директору нужно будет подтвердить документально, что такое-то событие действительно произошло.
Основания выплаты матпомощи обычно прописывают в локальном акте, но директор может принять решение о выплате лично.
С матпомощи в размере больше 4 000 ₽ платят зарплатные налоги. Если деньги выдали на лечение работника, налоги с матпомощи платить не нужно.
Подотчет
Подотчет выдают только штатным сотрудникам, поэтому если деньги забирает участник ООО, он тоже должен быть в штате. Деньги можно потратить на любые цели компании — например, на покупку канцелярских товаров.
Обязательно должно быть документальное подтверждение всех трат — авансовый отчет и чеки, а непотраченные средства нужно будет вернуть на расчетный счет или в кассу компании.
По размеру выдачи подотчетных денег ограничений нет, но крупные суммы вызывают подозрения — налоговая скорее их заметит и начнет проверку. Лучше, чтобы суммы были небольшими.
Выдача на хозяйственные нужды
К таким расходам могут относиться, например, приобретение инвентаря, отдельных расходных материалов и многое другое.
В отличие от подотчетной суммы, деньги на хозяйственные нужды тратятся сразу. Отчитываются за них перед бухгалтером — нужно предоставить ему накладные или чеки.
Заём
Юридическое лицо вправе выдать заём учредителю или любому сотруднику фирмы, в том числе руководителю. Выдать заём можно на любой срок — ограничений нет, все условия прописываются в договоре займа.
Если процентная ставка окажется меньше 2/3 ставки рефинансирования, получателю придется уплатить НДФЛ от суммы материальной выгоды по ставке 35%.
Например, на 26 мая 2020 года ставка рефинансирования составляет 5,50%. Иванову, одному из участников ООО, оформили заём в 500 000 ₽ под 1% на 1 год.
В мае 2021 года Иванов долг вернул и теперь он должен уплатить НДФЛ с полученной материальной выгоды. Все расчеты делает бухгалтер ООО.
Бухгалтер считает, сколько Иванов получил материальной выгоды в мае 2020 года: 500 000 * 3,67% / 365 дней * 6 дней пользования займом в мае 2020 = 301,64 ₽, и с них нужно уплатить 35% НДФЛ = 105,57 ₽.
Дальше бухгалтер считает материальную выгоду в июне 2020: 500 000 * 3,67% / 365 дней * 30 = 1 508,22 ₽, НДФЛ = 527,88 ₽.
Так бухгалтер считает за каждый месяц пользования займом, и в итоге всю положенную уплате сумму НДФЛ удерживает с очередной выплаты дивидендов Иванова.
Если ставка по займу выше ставки рефинансирования, никаких дополнительных выплат не нужно.
«Долг по договору займа перед ООО может быть прощен. В этом случае он приравнивается к доходу и с него заемщик уплачивает НДФЛ. Но с “прощением долгов” тоже нужно быть предельно осторожными, налоговая может посчитать эту схему обналом, организовывать внеплановую проверку, заблокировать счета, инициировать привлечение к уголовной ответственности.
Суд часто встает на сторону налоговиков».
Надежда Фукалова, эксперт по налогам, финансовому планированию, аудиту, юридическому и тендерному сопровождению бизнеса. Основатель и руководитель агентства FLT-NAVIGATOR
Расходы на командировку
Расходы на командировку должны подтверждаться фактом командировки: у сотрудника должны быть авиабилеты и посадочные талоны, билеты на автобус или поезд, счета за проживание из гостиниц, другие подтвержденные транспортные расходы за время командировки.
Билеты можно оплатить с корпоративной карты, а остальные командировочные компенсировать сотруднику уже по возвращении, но важно, чтобы сотрудник обязательно предоставил бухгалтеру посадочные талоны.
Что касается фиксированных суточных, то они неподотчетны, сотрудник тратит их по своему усмотрению. Размер суточных определяется внутренними актами компании, например, приказом об утверждении лимитов по размеру суточных.
С суточных свыше 700 ₽ при командировке по России нужно уплатить НДФЛ и страховые взносы. Если директор ездил в командировку за границу, от налогов освобождаются суточные до 2 500 ₽.
«Есть еще одно основание выдачи денег — представительские расходы.
В эту категорию входят расходы, которые связаны с развитием компании: оплата подготовки или участия в различных мероприятиях и конференциях, оплата счетов из ресторанов и кафе со встреч с клиентами и партнерами, брендированные подарки клиентам и партнерам на праздники.
Этот вариант также требует документального оформления со стороны ООО, но здесь нужно быть очень аккуратными: каждый подобный расход следует оформлять».
Надежда Фукалова, эксперт по налогам, финансовому планированию, аудиту, юридическому и тендерному сопровождению бизнеса. Основатель и руководитель агентства FLT-NAVIGATOR
Как руководитель может забирать деньги из кассы
- В виде зарплаты — авансом, расчетом, премией.
- Материальной помощью — при наступлении определенных событий в жизни.
- Подотчет — чтобы купить нужные организации вещи.
- Займом, то есть в долг. Возвращать деньги в кассу ООО нужно будет на условиях, прописанных в договоре займа.
- Командировочными расходами, которые включают в себя расходы на проезд, проживание в гостинице. Все расходы нужно подтвердить документами. Суточные подтверждать не надо.
- Если директор не отчитается по забранным деньгам, налоговая доначислит НДФЛ, ПФР и ФОМС — страховые взносы. С уволенного руководителя ООО участники или новый руководитель могут взыскать материальный ущерб.
Эксперты
Светлана Ковалевская, эксперт системы «Актион Бухгалтерия»
Надежда Фукалова, эксперт по налогам, финансовому планированию, аудиту, юридическому и тендерному сопровождению бизнеса. Основатель и руководитель агентства FLT-NAVIGATOR
