Менеджер Вася поехал на встречу, хотел по дороге позвонить ключевому клиенту. Но забыл, а вам сказал, что тот не брал трубку. Звонки от еще двух клиентов Вася пропустил, пока пил кофе в МакДональдс. В итоге бизнес потерял трех покупателей буквально за полчаса.
Оля — другой менеджер — работает удаленно. Вы получаете отчеты, но не знаете, сколько звонков она совершает и сколько остается без ответа. На самом деле из восьми рабочих часов Оля три спит, а еще два смотрит сериалы.
Расскажем, как контролировать звонки сотрудников с рабочих мобильных телефонов.
Способ 1: переадресация звонков с офисного телефона
Как работает. Все офисные телефоны связаны в единую сеть офисной телефонной станцией — АТС. Она может быть локальной, находиться в самом офисе, или виртуальной, размещенной на интернет-сервере. Общий принцип работы схож: АТС принимает звонки, переадресует их на нужный телефон, фиксирует и записывает. Если сотрудника нет на месте, а ему позвонил клиент, то трубку стационарного телефона никто не возьмет. Звонок клиента останется без ответа.
АТС умеет направлять входящие вызовы с офисного телефона на мобильный. При этом она также фиксирует их — вы видите, кто и во сколько позвонил сотруднику, взял он трубку или нет.
Переадресация доступна во всех современных офисных АТС. Звонок передается на мобильный сразу или если менеджер не взял трубку стационарного телефона, например, в течение 10-20 секунд — эти параметры нужно задать в настройках.
Плюсы. Переадресация помогает менеджерам не пропустить важные входящие звонки. Сотрудник может ответить даже в дороге или на встрече.
Переадресацию просто настроить — вам не понадобится устанавливать дополнительное оборудование в офисе или скачивать приложения на телефон.
Важно. Вы не можете контролировать исходящие звонки менеджеров: они проходят мимо офисной АТС. Если сотрудник сам звонит клиентам, легко потерять важную информацию.
При входящем звонке менеджер не знает, какой клиент ему звонит. На экране мобильного отобразится номер офисного телефона, с которого идет переадресация.
За переадресацию звонков оператор связи обычно берет отдельную плату: как правило, каждая минута переадресации стоит как минута обычного исходящего звонка.
Сколько стоит. Стоимость зависит от оператора связи, и ее нужно уточнять отдельно. Средние расценки — от 3 ₽ за минуту разговора.
Цены указаны на февраль 2019 года
Кому подходит. Для полного контроля за звонками сотрудников этот вариант не подойдет, ведь вы не сможете учесть исходящие звонки.
Переадресация удобна, если сотрудники работают в офисе, а на встречи выезжает сам владелец или ответственные руководители. Она позволит остаться на связи, но информацию о содержании звонков нужно будет вручную добавлять в CRM.
Цены указаны на февраль 2019 года
Способ 2: установить на мобильные телефоны приложение IP-телефонии
Как работает. Пример IP-телефонии — привычные WhatsApp, Viber или Skype. Приложения для бизнеса работают по схожему принципу. Их устанавливают на смартфон сотрудника, чтобы принимать и совершать звонки через интернет без сотовой связи. В отличие от WhatsApp или Skype, они позволяют записывать звонки и вести статистику.
Плюсы. Приложения помогают контролировать звонки и организовать работу сотрудников. Есть запись входящих и исходящих разговоров, их фиксация, перераспределение звонков между менеджерами — каждый сотрудник получает звонки тех клиентов, с которыми он работает. Входящие звонки на офисный телефон бесплатно переадресуются на мобильные сотрудников.
Когда менеджер звонит через приложение, клиент видит на своем экране номер вашей компании, а не личный номер менеджера. Это удобно клиенту и выгодно бизнесу: клиент понимает, откуда ему звонят; а бизнес не потеряет клиента из-за корысти менеджера.
Звонки через интернет помогают сэкономить в командировках. Вы не доплачиваете за роуминг, просто как обычно оплачиваете интернет.
Важно. Для работы приложения IP-телефонии нужен мобильный интернет со скоростью не менее 64 Кбит. Если сотрудники выезжают туда, где интернет работает с перебоями, вы рискуете потерять звонки или столкнуться с низким качеством связи.
Сколько стоит. При поминутной оплате стоимость входящих звонков бесплатна, исходящих с мобильного телефона — от 1,7 ₽/минута, со стационарного телефона — от 0,6 ₽/минута.
Кому подходит. Тем, кто часто уезжает в зарубежные командировки, например, закупщикам или экспедиторам.
Бизнесу с выездными сотрудниками, если есть возможность подключаться к мобильному интернету: службам доставки, интернет-магазинам. При этом IP-приложения невыгодны при частых и продолжительных звонках — стоимость считают за каждую минуту.
Способ 3: привязать мобильный номер сотрудника к облачной АТС
Как работает. «Облачная АТС» Билайн соединяет офисную IP-телефонию с мобильной связью через SIM-карты.
В офисе стоят компьютеры или стационарные телефоны с доступом в интернет и возможностью звонить через него. Они объединены в единую сеть облачной АТС. К ее многоканальному номеру с помощью технологии SIP c DEF привязывают все мобильные номера сотрудников.
SIP — современный протокол интернет-связи для подключения устройств к интернету. DEF — это код мобильного телефона, например, 8-905 или 8-909. С помощью технологии SIP c DEF сотрудник может звонить и принимать звонки и с мобильного, и со стационарного телефона.
Входящие и исходящие звонки сначала попадают в офисную АТС. Она их фиксирует, то есть отмечает факт звонка, и только потом отправляет на мобильный телефон. Вам доступна статистика звонков: можно посмотреть, кто из сотрудников куда и когда звонил.
К «Облачной АТС» можно подключить стационарные и мобильные телефоны
Плюсы. Привязка телефонов к «Облачной АТС» Билайн не требует специального оборудования или дополнительных настроек. Вы можете добавить нужные телефоны в личном кабинете самостоятельно.
Для звонков не нужен мобильный интернет, не надо устанавливать приложение на телефон — достаточно обычной сотовой связи, ведь сотрудник звонит со своей SIM-карты.
Переадресация на мобильные бесплатна, вы оплачиваете только саму АТС. Можно настроить голосовое меню, чтобы клиент мог связаться с нужным отделом или сотрудником. Если менеджер сам звонит клиенту с мобильного, клиент видит на экране номер компании.
В личном кабинете можно включить запись звонков. Все записи хранятся в облачном хранилище, их можно прослушать в любое время.
Внутри сети сотрудники общаются бесплатно. Руководитель может позвонить менеджеру, пока он в дороге, обсудить рабочие вопросы и не заплатить за это ни копейки. Можно проводить аудиоконференции с удаленными сотрудниками — это позволит коллективно решать важные вопросы.
Оплату рассчитывают по числу подключенных номеров. Она фиксирована, даже длительные переговоры по телефону не увеличат стоимость услуги — это выгодно, если ваши сотрудники много и долго общаются с клиентами по мобильной связи.
Важно. «Облачную АТС» Билайн можно объединить с CRM-системами. Это поможет контролировать работу сотрудников, видеть самых эффективных менеджеров, все пропущенные звонки и сорванные сделки.
Сколько стоит. Стоимость «Облачной АТС» Билайн зависит от количества обслуживаемых номеров. Услуга записи звонков подключается отдельно. Чем больше телефонных номеров и дополнительных услуг вы хотите подключить, тем выше будет стоимость АТС.
Кому подходит. Компаниям, сотрудники которых работают удаленно либо часто выезжают на встречи: курьерским доставкам, транспортным службам. Подходит для частых и продолжительных разговоров. Звонки с мобильных, статистика и запись разговоров доступны, даже если не работает интернет.
Как контролировать звонки менеджеров с мобильных телефонов
- Подключить переадресацию со стационарного городского телефона на мобильный — подойдет, если сотрудники редко покидают офис.
- Установить на телефон приложение IP-телефонии — идеально, если сотрудники находятся в зоне стабильного мобильного интернета.
- Подключить SIM-карты сотрудников к «Облачной АТС» Билайн — подходит для любого бизнеса с удаленными и выездными сотрудниками, позволяет обойтись обычной сотовой связью без сторонних приложений.
Эксперты
Александр Митрофанов, старший менеджер по конвергентным продуктам, Билайн
