На закупках можно получить контракт на несколько миллионов и хорошо заработать. Но ввязываться в госторги страшно, вдруг посадят за распил бюджетных денег.
Выход — участвовать в тендерах частных компаний. Они тоже ищут подрядчиков, которые подешевле организуют обеды для сотрудников или поставят цветы на юбилей фирмы.
Рассказываем, как принять участие в коммерческой закупке.
Шаг 1. Разберитесь в основах
Правила проведения частных торгов не регулируются законами. Компании могут запрашивать у потенциальных подрядчиков любые документы и проводить торги так, как считают нужным.
Чаще всего процедура подготовки стандартная. Вы находите интересные лоты на специальных сайтах, выбираете среди них подходящие, регистрируетесь на тендерной площадке, подаете заявку и ждете результатов.
Тендеры называют по-разному в зависимости от процедуры их проведения. Разберемся, что означают основные термины и в каких закупках проще участвовать новичкам.
Аукцион. С его помощью выбирают подрядчика, который поставит товары или услуги по самой низкой цене. Например, компании нужны черные французские столы размером метр на метр. Аукцион выигрывает фирма, предложившая на них наименьшую цену.
Аукционы бывают открытыми и закрытыми. В открытом может участвовать любая компания. На закрытый организатор приглашает только определенные компании, например, своих подрядчиков.
Конкурс. Тендер, в котором к исполнителям предъявляют конкретные требования. Например, для участия нужен опыт в конкретной сфере или определенные специалисты в штате компании. Как и аукционы, конкурсы бывают открытыми и закрытыми, иногда их проводят в два этапа.
Запрос предложений. В таком тендере побеждает компания, чье предложение максимально соответствует требованиям заказчика. Запросы предложений организуют в случае, когда имеют значение даже минимальные отличия. Например, с помощью запросов предложений больницы закупают лекарства, назначенные конкретному пациенту на врачебной коллегии.
Запрос котировок. Тендер на сумму до 500 000 ₽, в которой побеждает компания, предложившая наименьшую цену. В отличие от аукциона, заказчик не выдвигает конкретные требования, например, по цвету и форме, а ждет предложений от участников. Допустим, пишет, что нужно десять столов. Потенциальные подрядчики предлагают свои столы: у одних они черные квадратные, а у других — коричневые овальные.
«Запрос котировок — оптимальный вариант для тех, кто раньше никогда не участвовал в тендерах. Цена контракта низкая, конкурентов мало, требуется минимум документов.
Вы готовите заявку, состоящую из двух частей. В первой содержатся согласие на работу и информация о товаре или услуге. Во вторую вы включаете сведения о компании и подтверждение вашей добропорядочности, например, справку об отсутствии задолженности по налогам. Сначала подаете первую часть заявки, после ее рассмотрения заказчик просит предоставить оставшиеся документы».
Александр Павлов, директор по развитию «Тендерплана»
Шаг 2. Найдите подходящие тендеры
Вы можете искать объявления о закупках самостоятельно, воспользоваться услугами посредников или агрегаторами тендеров. Рассказываем об особенностях каждого способа.
Искать самостоятельно. В России несколько сотен площадок для проведения коммерческих торгов. Искать самостоятельно сложно: придется ежедневно заходить на сайты и вбивать в поиске ключевые слова.
Самостоятельный поиск подойдет только в одном случае — если вы хотите стать поставщиком у конкретной компании. Тогда все просто: вы выясняете, где она размещает свои лоты, и несколько раз в неделю мониторите нужный сайт.
Билайн размещает информацию о тендерах на официальном сайте
Обратиться к посредникам. Есть компании, которые предлагают услуги по подбору тендеров. Вы рассказываете, какие закупки вам интересны, платите деньги, и с определенной периодичностью получаете список тендеров. Разовый подбор в среднем стоит 1 000 ₽. За 6 000–7 000 ₽ вам будут присылать тендеры дважды в неделю на протяжении месяца.
«На мой взгляд, делегировать эту работу сторонним подрядчикам крайне рискованно. При подборе тендеров важно определить, сможете ли вы оказать услуги, выполнить работу или поставить товар на выгодных для себя условиях. Никакая внешняя компания провести эту оценку не сможет».
Константин Замков, руководитель направления по оказанию услуг ООО «Шаресофт», занимается тендерами восемь лет
Использовать агрегаторы. Специальные программы, которые обобщают и систематизируют информацию с торговых площадок. Вы регистрируетесь в системе, настраиваете поиск по ключевым словам и сразу видите нужные вам закупки. В среднем три месяца использования агрегатора стоят 5 000–8 000 ₽.
Агрегаторы не только подбирают тендеры, но и помогают их проанализировать. Например, сообщают, сколько компаний обычно участвуют в торгах конкретного заказчика и насколько снижается цена.
Эта информация помогает принять решение. Например, вы видите, что тендеры компании всегда выигрывает один и тот же подрядчик и не тратите время зря. Или наоборот: на торги выходят одна-две компании, и каждый раз разные. Это значит, что шансы на выигрыш высокие и стоит подать заявку.
Агрегатор закупок «Тендерплан»
Шаг 3. Изучите конкурсную документацию
Вы нашли потенциально интересные вам закупки. Теперь важно изучить конкурсную документацию и понять, выгодно ли участвовать. Вот на что стоит обратить внимание.
Условия и сроки. Допустим, вы владелец цветочного магазина и изучаете тендер на поставку роз для юбилея крупной компании. Обратите внимание на то, какой сорт цветов требуется и как их правильно упаковать.
Например, каждую розу нужно завернуть в отдельную упаковку. При подсчете необходимо учитывать стоимость бумаги, ее доставку, зарплату сотрудника, который все упакует.
Обращайте внимание и на дополнительные требования. Может оказаться, что вы обязаны расставить цветы по вазам в офисе заказчика за день до праздника. И потом на протяжении пяти дней обновлять в вазах воду и заменять погибшие растения на новые. Если узнаете об этих условиях после подписания контракта, то будете работать на невыгодных условиях и понесете убытки.
Еще важно учесть, в какие сроки заказчик оплачивает работу, какие налоги вам придется перечислить, какие штрафы предусмотрены за срыв сроков. Лучше всего читать конкурсную документацию вместе с юристом, тогда ничего не пропустите.
Финансовые гарантии. Для участия в некоторых закупках требуется финансовое обеспечение заявки — определенная сумма денег. Она гарантирует заказчику, что в случае победы вы не откажетесь от своих обязательств.
Чтобы предоставить финансовое обеспечение, вы переводите деньги на отдельный счет. Сумму замораживают до завершения торгов. Другой способ — банковская гарантия. Это письмо от банка, в котором он обязуется выплатить заказчику компенсацию, если вы откажетесь подписывать контракт. Гарантию выдают только банки, включенные в специальный перечень Минфина России.
«При выборе тендера в первую очередь нужно понять, есть ли у вас ресурсы для выполнения работ, оказания услуг или поставки товаров. Следующий шаг — посчитать, сможете ли вы предложить цену ниже начальной и при этом получить прибыль.
Затем необходимо провести проверку требований к заявке. То есть посмотреть, соответствуют ли компания, персонал, товар или услуга перечисленным в конкурсной документации требованиям. Если все этапы пройдены, то можно готовить заявку на торги».
Константин Замков, руководитель направления по оказанию услуг ООО «Шаресофт», занимается тендерами восемь лет
Шаг 4. Подайте заявку на участие
Потребуется подготовить пакет документов для участия в тендере и зарегистрироваться на электронной площадке.
Регистрация на площадке. Компании проводят торги, где посчитают нужным. Одни просто публикуют объявления о закупках на своих сайтах, другие используют торговые площадки — специальные сайты для проведения тендеров.
Торговые площадки берут деньги с потенциальных поставщиков. Участие в одном тендере до миллиона рублей стоит в среднем 3 000–6 000 ₽, выше миллиона — 6 000–12 000 ₽. За месяц заплатите площадке 15 000–30 000 ₽, за квартал — 40 000–50 000 ₽. Для тендеров с огромными бюджетами, например, закупок атомной отрасли, установлены отдельные тарифы.
Для регистрации на площадке и участия в закупках потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, ее покупают в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязью. В среднем подпись стоит 3 000 ₽.
«Заранее уточните, какая электронная подпись нужна конкретной площадке. Для большинства подходит единая подпись. Но для некоторых крупных площадок, например, B2B-Center и “Фабриканта”, нужно докупать дополнительный блок, в среднем он стоит 3 000–4 000 ₽».
Вячеслав Татарников, директор по развитию Tender Win
Заявка на участие. Частные компании вправе требовать от потенциальных подрядчиков любые документы, закон это не регулирует.
Обычно в необходимый список документов входят выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, копия устава компании с печатью ФНС, решение о назначении руководителя ООО, банковские реквизиты, свидетельство о государственной регистрации, постановке на учет в налоговой, баланс и отчет о прибыли за год, лицензии, сертификаты или декларации на ваши товары или услуги.
«Остальное зависит от заказчика. Некоторые требуют рекомендательные письма, подтверждение опыта в закупках, например, предыдущие контракты. Оформляйте документы красиво и четко. Сканы должны быть качественными, а печати подлинными. Сохраняйте все документы в отдельных файлах и правильно их называйте».
Александр Павлов, директор по развитию «Тендерплана»
В тендере Билайн перечислены необходимые документы
Шаг 5. Ждите результатов
Сроки проведения тендера указывают в конкурсной документации. После публикации итогов обычно дают несколько дней на обжалование результатов: проигравшие компании могут оспорить решение.
Затем выделяют время на подписание контракта. Вы с заказчиком обмениваетесь документами лично или пересылаете их курьерской службой. Еще можно подписать контракт в системе электронного обмена документами.
«Важно направить подписанный с вашей стороны договор в отведенный срок. Если его нарушить, то вашу компанию могут признать отказавшейся или уклонившейся от заключения контракта. В этом случае вы попадаете в черный список поставщиков конкретной компании и, возможно, в дальнейшем на торгах она отклонит ваши заявки».
Константин Замков, руководитель направления по оказанию усуг ООО «Шаресофт», занимается тендерами восемь лет
Как участвовать в коммерческом тендере
- Разберитесь в видах тендеров и выясните, в каких закупках проще всего поучаствовать.
- Найдите подходящие тендеры самостоятельно, с помощью посредников или воспользуйтесь агрегаторами тендеров.
- Поймите, подходите ли вы под требования заказчика и выгодно ли вам участвовать в закупке.
- Подготовьте заявку, отправьте ее напрямую в компанию или через торговую площадку.
- Дождитесь результатов тендера и вовремя подпишите контракт.
Эксперты
Константин Замков, руководитель направления по оказанию услуг ООО «Шаресофт»
Вячеслав Татарников, директор по развитию Tender Win
Александр Павлов, директор по развитию «Тендерплана»
