Если оператор нефтяных скважин может еще и водить автомобиль, можно сократить фонд оплаты труда на 17% в год.
Если продать свои комбайны и снегоуборщики и брать в краткосрочную аренду, экономия доходит до 44%. Это примеры оптимизации расходов на транспорт, которые дали нам герои этой статьи.
Вместе с героями мы нашли 8 способов сократить расходы на транспорт. Эти методы будут полезны компаниям, которые владеют транспортом, но не специализируются на грузоперевозках. Транспортным компаниям пригодятся другие инструменты и механизмы.
Своим опытом и кейсами клиентов поделились Роман Алехин из «Орто-доктор», Анатолий Малышев из «ТаксовичкоФ» и Кирилл Суетов, финансовый директор нефтегазовой компании.
Структура расходов на транспорт
Основные статьи расходов на транспорт — топливо, ремонт и техобслуживание, мойка, страховка, транспортный налог, штрафы. В случае с корпоративным транспортом прибавляется фонд оплаты труда для водителей и ремонтников и расходы на подрядчиков.
Следить за всеми расходами на транспорт можно с помощью автоматизированных систем, например «Единого мониторинга». Сервис позволяет наблюдать за маршрутами и контролировать расход ГСМ, пробег, нарушения ПДД. Это поможет собственнику увидеть возможности для оптимизации и снижения затрат.
ГСМ —
Горюче-смазочные материалы
ГСМ —
Горюче-смазочные материалы
Перевести транспорт на аутсорсинг
Перенести на подрядчика все проблемы со штрафами, ремонтом и налогами — первый совет, который приходит в голову. По словам Анатолия Малышева из «ТаксовичкоФ», их клиентам аутсорсинг помогает сэкономить 15% средств компании.
15%
средств компании может сэкономить аутсорсинг
Иногда рациональнее отдать функции на подряд частично: например, арендовать стандартные легковые и грузовые автомобили, а комбайны или снегоуборщики приобрести, чтобы в горячий сезон не сражаться с другими предприятиями за возможность аренды.
Для аутсорсинга не обязательно нанимать новую компанию: возможно, помогут деловые партнеры. Об этом рассказал Роман Алехин. Раньше транспортная компания привозила товар на склад его компании «Орто-доктор», а дальше они доставляли товар до каждой точки продаж своими силами. На переговорах представители «Орто-доктор» договорились с транспортной компанией о бесплатной доставке до каждой точки. В результате затраты на перевозки снизились на 20%.
Как проверить гипотезу. Посчитайте, сколько денег вы тратите на содержание транспорта и штата водителей. Разделите эту цифру на количество часов, в которые транспорт задействован в работе компании. Это стоимость одного часа использования собственного автопарка. Сравните с ценами транспортных компаний.
15%
средств компании может сэкономить аутсорсинг
Как поможет «Единый мониторинг». Чтобы понять, сколько времени вы используете транспорт, выгрузите «Отчет по пробегу» на вкладке «Отчеты». В таблице увидите длительность и расстояние за выбранный период.
В отчете можно увидеть, сколько часов за выбранный период автомобиль был в движении
Использовать газ вместо бензина
Газ в два раза дешевле бензина, и его невозможно слить. Поэтому если топливо расходуется слишком интенсивно, стоит задуматься о переоборудовании автомобилей на газ.
Надо учесть, что использование газа на спецтехнике — рискованное решение. Для легкового автомобиля существуют стандартные схемы установки и использования баллонов. Чтобы переоборудовать автокран, придется отдельно выяснять, как закрепить баллон, безопасно ли это и как скажется на работе.
Как проверить гипотезу. Сравните цены на переоборудование автомобилей на газ у нескольких подрядчиков. Убедитесь, что по маршрутам доступны АГЗС. Посчитайте, сколько вы тратите на бензин, сравните с ценой газа при той же интенсивности использования.
Как поможет «Единый мониторинг». Занесите данные по среднему расходу ГСМ зимой и летом в систему. Приложение вычислит расстояние, которое прошли автомобили, и покажет средний расход ГСМ в отчете по топливу.
Нормы расхода топлива вы задаете сами
Сократить штат
Уменьшить штат сотрудников можно тремя способами: использовать аутстаффинг, переобучить водителей или передать обязанности сотрудникам, которые не связаны с транспортом. Варианты можно комбинировать.
Аутстаффинг — это работа с внештатным персоналом. Если вы арендуете автомобили вместе с водителями — это аутстаффинг. Если вы периодически берете водителя для спецтехники — это тоже способ аутстаффинга. Нанимать внештатных сотрудников полезно тем компаниям, которые используют транспорт редко или только в определенный сезон.
Переобучение персонала заключается в том, что сотрудники компании получают водительские права различных категорий. Например, в нефтегазовой компании сократили штат водителей, а оставшихся научили управлять несколькими видами транспорта. Теперь одни и те же сотрудники управляют легковыми, грузовыми автомобилями и спецтехникой.
Передать водительские обязанности другим сотрудникам — это решение, которым часто пользуются крупные торговые компании. От кандидатов на должности менеджеров по продажам или мерчендайзеров ожидают наличие водительских прав, а часто и собственного транспорта. Так компании экономят на оплате труда и содержании автомобилей.
О том, как внедряется этот метод в нефтегазовой компании, рассказал Кирилл Суетов. Чтобы осматривать и ремонтировать оборудование для скважин, сотрудники каждую неделю ездят по одним и тем же маршрутам. Раньше на осмотры ездили три оператора скважин и водитель. Теперь за рулем один из операторов. В автомобиле остаются два оператора скважин и оператор-водитель, который получает доплату за управление транспортным средством.
Как проверить гипотезу. Изучите штатное расписание водителей и посмотрите, какой водитель закреплен за каждой единицей транспорта. Затем вычислите, сколько часов в неделю, месяц или год это транспортное средство работает.
Как поможет «Единый мониторинг». В программу можно внести расписание для каждого водителя. Сравните с отчетом по пробегу и вы поймете, сколько часов в день сотрудник реально работает.
Штатное расписание: сравните с временем активного использования транспорта
Подобрать экономичный транспорт
В отношении легковых и грузовых автомобилей можно проверить, нет ли на рынке более экономичных вариантов транспорта. Например, в нефтегазовой компании поменяли внедорожники Suzuki, Toyota Highlander и Prado на компактные кроссоверы Renault Duster: они оказались экономичнее на 24%.
На 24%
новые внедорожники оказались экономичнее
Эту гипотезу в первую очередь стоит проверять для значительных объемов транспорта. Если у компании 2–3 автомобиля, расходы на продажу старых ТС, покупку новых, учет налогов, переустановку системы трекинга с большой вероятностью не окупятся.
Как проверить гипотезу. Посчитайте, во сколько обошлось содержание вашего автопарка в год за 2–4 последних года. Сравните с ценами на содержание других автомобилей с аналогичными характеристиками — эту информацию можно получить из открытых источников.
На 24%
новые внедорожники оказались экономичнее
Контролировать работу СТО
Когда человек приезжает на СТО на собственном автомобиле, он дотошно расспрашивает о необходимости каждой процедуры и проверяет детали, чтобы не допустить лишних трат. Когда речь идет о корпоративном транспорте, сотрудник вряд ли станет защищать интересы компании перед автомехаником.
Как проверить гипотезу. Просите автомеханика сдавать замененные детали. Это дает гарантию, что ремонт провели, а не просто вписали в счет. Впоследствии детали можно сдать на металлолом.
Если вы заключили рамочный договор с СТО, пропишите гарантийные обязательства. Попросите бухгалтерию отслеживать гарантийные обязательства при последующих ремонтах.
Если в компании есть механик, он должен присутствовать на СТО во время ремонта. Если механика нет, можно привлечь независимого автоэксперта. Это дополнительные расходы, но эксперты говорят, что они чаще всего окупаются.
Попробуйте сами закупать запчасти и доставлять их на СТО. Если возможно, заключите договор на поставку с ценами ниже розничных.
Отказаться от каско
В нефтегазовой компании, где работает Кирилл Суетов, отказались от каско. Во-первых, автомобили в компании используют вдали от населенных пунктов, поэтому оперативно регистрировать страховые случаи сложно. Во-вторых, на местности нет встречного автомобильного потока и аварии маловероятны.
Как проверить гипотезу. Если вы уже оформили каско, посмотрите, как часто и для каких целей его использовали за последний год. Посчитайте рыночную стоимость аналогичных ремонтов. Сравните показатели. Возможно, получится безболезненно отказаться от страховки.
Если вы планируете оформить страховку, поговорите с 3–4 страховыми компаниями, поторгуйтесь и выберите лучшее предложение.
Купить заправочную станцию
«Это неожиданное решение, но оно позволило снизить цены на ГСМ и холостые пробеги даже в компании с 17 единицами транспорта», — рассказал Кирилл Суетов.
Модульную АЗС можно установить, если гараж расположен за городом. Цены на ГСМ снижаются примерно на 10% за счет оптовой закупки бензина. Кроме того, можно вернуть НДС на всю оптовую поставку.
На 10%
дешевле покупать бензин оптом
Как проверить гипотезу. Сравните розничные и оптовые цены на бензин, найдите разницу в стоимости на 1–2 года. Посмотрите НДС на топливные расходы. Посчитайте, сколько стоит мобильная модульная АЗС, и определите срок окупаемости.
На 10%
дешевле покупать бензин оптом
Заработать на транспорте
Если корпоративный транспорт простаивает, его можно сдать в аренду другим компаниям. Это особенно актуально для спецтехники, которая редко используется и которую трудно арендовать.
Как проверить гипотезу. Посчитайте коэффициент использования транспорта. Если он ниже 60%, попробуйте разослать транспортным компаниям предложение по аренде.
Как поможет «Единый мониторинг». На вкладке «Отчеты» выгрузите данные по длительности пробега и стоянок. Сравните показатели в столбце «Длительность».
В примере автомобиль простаивает только ночью
Как оптимизировать транспорт
- Прежде чем начинать оптимизацию, проанализируйте текущую ситуацию.
- Определите структуру расходов на транспорт в вашей компании. Как правило, в нее входят ГСМ, ремонт и ТО, мойка, страховка, транспортный налог, штрафы, фонд оплаты труда. Посмотрите, на что вы тратите больше всего денег.
- Контролируйте расходы на ГСМ, маршруты, штрафы. Используйте Единый мониторинг транспорта и грузов
- Проверьте гипотезы: рассчитайте потенциальную прибыль для компании по каждому способу оптимизации и выберите самые выгодные.
Эксперты
Анатолий Малышев, «ТаксовичкоФ»
Кирилл Суетов, финансовый директор нефтегазовой компании
Роман Алехин, «Орто-доктор»
