Как правильно ставить задачи сотрудникам

Рассказываем, как нужно выстраивать диалог с подчиненным, чтобы все задачи были выполнены качественно и вовремя.
1. Понять, реальна ли ваша задача
Плохо
Лена, нам нужно до конца месяца наполнить сайт статьями про автомобили. 15 статей минимум.
Хорошо
Лена, что у тебя с задачами в этом месяце? Мы хотим наполнить сайт статьями про автомобили, мотоспорт, историю. Я решил, что тебе такая задача будет интересна, напиши тестовую статью, и мы вместе ее посмотрим.
Перед тем, как поставить задачу, нужно убедиться, что сотрудник способен ее выполнить и что никакие внешние факторы ему не помешают.
2. Подходит ли выбранный сотрудник для такой задачи?
Плохо
Лена, ты на ресепшн сидишь, видишь всех наших посетителей — проанализируй ЦА и сделай мне презентацию с отчетом.
Хорошо
Лена, назначь мне встречу с отделом маркетинга, нужно обсудить с ними задачу по анализу нашей аудитории.
Не поручайте линейному персоналу слишком сложные задачи, а ключевых сотрудников не нагружайте скучной рутиной.
3. Ставьте четкие сроки
Плохо
Лена, подготовь список гостей на открытие нового салона.
Хорошо
Лена, 15 октября мы открываем новый салон. 1 октября должны отдать всю информацию подрядчику. 20 сентября жду от тебя список гостей, если будут ошибки, за неделю успеем исправить.
Каждой задаче ставьте дедлайн. Бессрочные задачи сотрудники будут откладывать, всегда найдется более важное дело.
4. Назначайте ответственных
Плохо
Лена, вот тебе девчонки в помощь — узнайте, что сотрудники хотят на корпоратив.
Хорошо
Лена, нужно определиться с корпоративом — ресторан или коттедж с шашлыками. Даю тебе наших стажеров в подчинение, опросите сотрудников, ты за главную.
Если в выполнении задачи участвуют несколько человек, ответственным за результат должен быть один конкретный сотрудник. Так вы избежите перекладывания ответственности с одного работника на другого.
5. Мотивируйте сотрудников на достижение цели
Плохо
Лена, сделай лицо попроще, от тебя все клиенты шарахаются.
Хорошо
Лена, ты — первое, что видят клиенты, когда приходят в наш салон. Благодаря тебе у них складывается первое впечатление о нас и нашем сервисе. Предложи им чай или кофе, с улыбкой ответь на их вопросы, скажи, когда к ним выйдет менеджер, это очень важно для имиджа компании.
Рассказывайте работникам, зачем вы требуете от них конкретных действий и какой результат они помогают получить бизнесу. Это не только мотивирует на выполнение задачи, но и способствует ее лучшему пониманию.
6. Используйте регламенты и инструкции
Плохо
Лена, я уже пять раз тебе показывал, как работать с клиентской базой, запиши себе на листик, если так сложно запомнить.
Хорошо
Лена, это — наша клиентская база. В папке «Инструкции» есть обучающие видео для работы с ней. Если что-то забыла, посмотри в папке, там все сделано очень удобно.
По типовым задачам составьте понятные регламенты и инструкции. Это упростит постановку задач и поможет новым сотрудникам быстро понять, как достичь результата.
7. Ведите статистику ошибок
Плохо
Лена, из-за тебя контрагент опять не получил копию договора, соберись!
Хорошо
Лена, я в начале недели отдал тебе копию договора с ООО «Водснаб», они все еще не получили копию. Покажи мне, как ты отправляешь копии, видимо, ты где-то ошибаешься и доставка задерживается
Разбирайте с сотрудниками типичные ошибки, показывайте пути решения. Заносите их в регламенты, инструкции, составляйте правила выполнения задач. Это сэкономит время на разбор полетов и сократит количество ошибок.
8. Фиксируйте поставленные задачи
Плохо
Лена, закажи мне и генеральному билеты до Праги, у нас 18-го конференция.
Хорошо
Лена, обрати внимание на задачу в системе, «Билеты в Прагу». Мы с генеральным директором должны быть там 18 октября на конференции. Если будет возможность, закажи билеты на 17 число. Копии паспортов там же, во вложении.
Все задачи фиксируйте в системе, через которую ведется работа с сотрудниками, например, в таск-менеджере «Мобильного предприятия» Билайн. Так вы сможете контролировать выполнение задач в масштабных проектах, управлять большим количеством сотрудников и быть уверенным, что они ничего не забудут.
9. Приоритезируйте задачи
Плохо
Лена, ну какие кулеры, где наше такси до аэропорта?
Хорошо
Лена, сегодня нужно будет вызвать такси на 16:00 в аэропорт, это — первостепенная задача.
Помимо дедлайнов, указывайте категории важности для задач. Например, присваивайте каждой новой задаче низкий, средний или высокий приоритет.