В рекламном агентстве не было единой системы планирования. Во время совещаний и планерок сотрудники фиксировали задачи в блокнотах или на листочках. Перед дедлайном выяснялось, что Вася неправильно записал срок, а Маша не поняла задачу. Собственник извинялся перед заказчиками и терпел убытки.
Когда чаша терпения переполнилась, он решил внедрить единую систему планирования. Теперь все задачи со сроками отображатся онлайн. Владелец видит прогресс по каждому проекту и всегда знает, кто из сотрудников молодец, а кто останется без премии и будет экономить на кафешках.
Чтобы сделать так же, потребуется система планирования, которая работает по принципу канбан-доски. Расскажем, как с ее помощью организовать сотрудников.
Что еще за канбан
Канбан — система планирования при помощи досок. Ее суть в следующем: на одной доске создают несколько списков, в каждом списке — карточки. Одна карточка — один проект или задача, к ней добавляют исполнителей, описание и сроки. Открыв такую доску, вы видите, на каком этапе находится каждый проект.
Канбан помогает понять, как работают сотрудники, сколько времени тратят на задачи и какой результат в итоге получают клиенты. Цель системы — сделать больше работы без ущерба для качества.
Так выглядит канбан-доска
Как организовать доску
Что потребуется. Программа, которая работает по принципу канбан-доски. Например, постановщик задач в «Мобильном предприятии» Билайн.
С чего начать. Для начала выпишите все задачи, над которыми команда работает сейчас или планирует приступить в ближайшее время. Для каждой задачи заведите отдельную карточку, добавьте в нее исполнителей и сроки.
Теперь определите, на каком этапе находится каждая задача: статусы выполнения станут колонками доски. Четких правил на этот счет нет, главное, чтобы вы видели прогресс и вам было удобно.
Если затрудняетесь с ходу определить все этапы, создайте три колонки: «В планах», «В работе» и «Готово». Подробные списки составите в процессе работы с доской.
Например, в рекламном агентстве канбан-доска состоит из списков «Обсуждение задачи», «Подписание договора», «В работе», «Согласование с заказчиком» и «Архив». Для нового проекта заводят отдельную карточку и помещают в «Обсуждение задачи», по мере выполнения она перемещается по спискам и, наконец, поступает в «Архив».
Как закрепить результат. Зафиксируйте количество работы, которую одновременно выполняет каждый сотрудник, и расставьте приоритеты. Используйте цветовые метки или хэштеги для визуального выделения важных задач.
Чтобы не возникало путаницы, составьте правила работы с доской. В них укажите значения меток или хэштегов, определите, когда и в какой последовательности брать новые задачи. Отправьте правила сотрудникам или разместите в планировщике в виде отдельной карточки.
Доски могут отличаться у руководителей разного уровня. Например, топ-руководителю важно видеть работу в целом, поэтому каждая карточка в его доске — крупный проект. В отделе, который работает над этим проектом, каждая карточка — небольшая задача.
Сергей Дмитриев, бизнес-терапевт, совладелец Unusual Concepts
Сергей Дмитриев, бизнес-терапевт, совладелец Unusual Concepts
Как наладить работу
Что потребуется. Регулярные планерки и анализ. Они нужны, чтобы понимать, в правильном ли направлении движется команда, укладываются ли сотрудники в сроки.
С чего начать. На ежедневных встречах просматривайте вместе с командой доску, ищите проблемные места и решайте, как оптимизировать процесс. Например, сотрудники, которые уже справились со своей частью работы, могут помогать отстающим.
На еженедельных совещаниях обсуждайте, что снижает скорость работы и ищите способы решения проблем. К примеру, сотрудники постоянно отвлекаются и работают медленно, потому что должны отвечать на звонки клиентов. Чтобы решить проблему, назначьте дежурного. В течение дня звонки принимает он, а все остальные спокойно работают. Протестируйте новый режим работы в течение недели, а потом оцените, как он повлиял на результаты работы.
Как закрепить результат. Раз в месяц подводите итоги и обращайте внимание, за какое время команда выполнила задачу. Допустим, сотрудники приступили к работе первого декабря, а закончили третьего, значит им потребовалось три дня. Так вы понимаете, сколько времени нужно на разные задачи, точнее рассчитываете сроки и не подводите клиентов.
Оценить время и понять, как сотрудники справились с задачами, можно в планировщике. Например, «Мобильное предприятие» Билайн формирует отчеты по сотрудникам, срокам и задачам.
Обсуждайте раз в неделю, чем вы и сотрудники были недовольны, придумывайте способы решения проблем и пробуйте их на следующей неделе. Когда команда недовольна, что ее закидывают срочной работой, можно попробовать снять с сотрудников часть задач: выделить одного, который будет заниматься только срочными делами. В конце недели обсудить, как это отразилось на работе команды.
Сергей Дмитриев, бизнес-терапевт, совладелец Unusual Concepts
Сергей Дмитриев, бизнес-терапевт, совладелец Unusual Concepts
В «Мобильном предприятии» Билайн вы наглядно видите результаты работы сотрудников
Как организовать сотрудников
- Начните пользоваться корпоративным планировщиком задач, организованным по принципу канбан-доски
- Выпишите все задачи, над которыми работают сотрудники, и определите статус каждой. Так у вас появятся карточки и списки.
- Определите правила работы с планировщиком и сообщите их сотрудникам.
- Раз в неделю обсуждайте возникшие проблемы, ищите способы их решения и применяйте в работе.
- Раз в месяц подводите итоги. Понять, как справились сотрудники с работой, можно все в том же планировщике задач.
Эксперты
Сергей Дмитриев, бизнес-терапевт, совладелец Unusual Concepts
