В 2021 году бизнес обязан применять онлайн-кассы. Исключений минимум. Касса под ключ может обойтись дорого даже для микробизнеса — в 40 000 ₽ и выше. Давайте разберёмся, кто и как может работать без кассы вовсе, из чего складываются расходы на неё в целом и какие пункты можно урезать.
ИП может сэкономить, если попадает в список тех, кто освобожден от кассы полностью. Когда без кассы нельзя, есть способы снизить расходы на её покупку и обслуживание. Мы собрали все лайфхаки по выбору кассы для предпринимателя, чтобы вы могли вести бизнес без штрафов и переплат.
Попасть в список исключений
Онлайн-касса по закону не нужна для нескольких категорий ИП: самозанятых, b2b-предпринимателей, некоторых ИП с услугами на патенте, а также при определенных условиях торговли и при оказании конкретных услуг населению.
ИП может оказаться среди исключений такими способами:
- Стать самозанятым, если деятельность соответствует, у него нет сотрудников и соблюдается лимит доходов.
- Уйти от прямой работы с частными клиентами, чтобы оказывать им услуги или продавать товары только через посредника. Или просто работать только с компаниями и другими ИП по безналичному расчёту.
- Убрать из бизнеса все те направления, которые не помещаются в исключения — отказаться от них, передать на аутсорс, разделить семейный бизнес, и заниматься только тем, что позволяет работать без кассы.
- Изменить ассортимент или формат торговли, например, переехать из павильона или магазинчика на рынок, либо не торговать маркированными товарами.
- Если ИП применяет упрощёнку и оказывает услуги, попадающие под исключения, стоит рассмотреть возможность перехода на патент.
Пример
Дизайнер Василий оформлен как ИП на упрощёнке. У него есть три легальных способа обойтись без кассы.
- Если он будет работать только с юрлицами и другими ИП, то касса ему не нужна. Главное, чтобы платежи шли напрямую ему на расчётный счёт со счёта компании-заказчика. Никаких наличных или переводов с личной карты сотрудника. Только безналичные расчёты.
- Если у него есть частные клиенты, то стоит рассмотреть вариант с самозанятостью. Пока выручка Василия не превышает 2,4 млн рублей в год, он вправе применять спецрежим — налог на профессиональный доход и работать без кассы, в том числе принимать оплату на свою карту или наличными. Когда он превысит этот лимит или решит нанять помощника, ему придется вернуться на УСН.
- Как дизайнер он может оформить патент на этот вид деятельности. Тогда тоже касса не понадобится — этот патент входит в список исключений. И тоже будет неважно, как именно платят ему клиенты: на расчётный счёт, на карту или наличными. Кассовый чек выбивать не надо.
Так дизайнер-фрилансер может легко избежать применения онлайн-кассы и сэкономить. Если он выберет один из этих способов, то ни один проверяющий не сможет его оштрафовать — нарушения закона нет.
Подходит это не всем. Многие ИП никак не вписываются в этот список исключений — у них совсем другая сфера деятельности и масштаб бизнеса. Ради экономии на кассе никто не будет закрывать салон красоты, меняя его на точку ремонта ключей. А ИП с несколькими сотрудниками не станет увольнять их, чтобы самому встать за прилавок — проще купить всё же кассу и работать с ней.
Онлайн-касса необходима, если ваш бизнес не относится к исключениям. В этом случае нужно поскорее переходить к выбору подходящего решения — без кассы вас оштрафуют и могут даже на время прикрыть бизнес. Отсрочки закончились.
Штрафы ИП по ст. 14.5 КоАП:
- применение неправильной кассы — от 1 500 ₽;
- работа без кассы — от 10 000 ₽ до 50% от выручки;
- выручка без кассы больше миллиона рублей — приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Штрафы ИП по ст. 14.5 КоАП:
- применение неправильной кассы — от 1 500 ₽;
- работа без кассы — от 10 000 ₽ до 50% от выручки;
- выручка без кассы больше миллиона рублей — приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Из чего складывается стоимость онлайн-кассы
Стоимость онлайн-кассы складывается из множества обязательных составляющих — без них кассовый аппарат просто не будет работать как надо.
Купить оборудование. За что придется заплатить при покупке стационарной онлайн-кассы:
- кассовый аппарат;
- фискальный накопитель на 15 или на 36 месяцев;
- дополнительное оборудование — терминал для приема карт, сканер штрих-кодов, электронные весы, денежный ящик, детектор банкнот.
Кассовый аппарат и фискальный накопитель приобретать обязательно, а остальное оборудование — по необходимости.
Причем фискальный накопитель «привязывается» к конкретной кассе — так его регистрируют в налоговой, его нельзя переставить в другой аппарат. Кассовый аппарат также ставится на учёт на имя владельца, его не удастся передать другому ИП. А дополнительное оборудование можно свободно менять, продавать и покупать с рук.
Касса не будет работать сразу после покупки всего необходимого. Сначала нужно оплатить сопутствующие услуги.
Поставить ККТ на учёт. Регистрация кассы с фискальным накопителем в налоговой может быть сделана любым из трёх способов:
- Личный визит в налоговую и самостоятельное заполнение всех форм будет бесплатным, но если ошибётесь, то потеряете стоимость фискального накопителя — его придется покупать заново.
- При удалённом обращении нужно оплатить электронную подпись — от 1500 до 3000 ₽, но также самостоятельно заполнить все данные.
- Поручить это посреднику за доплату 1000 — 2000 ₽, чтобы опытный специалист сделал всё как надо, а при ошибке компенсировал вам потери. При этом также понадобится оплатить электронную подпись для удалённого общения с налоговой.
Если у ИП много касс, то можно посчитать целесообразность обучения сотрудника, который бы поставил все их на учёт самостоятельно без помощи посредников. Но когда касса всего одна, проще и удобнее заплатить специалисту, чтобы избежать убытков.
Настроить кассу. Не все модели кассовых аппаратов по умолчанию готовы к работе со всеми видами товаров. Отдельно требуется перепрошивка или установка программного обеспечения для работы с маркировкой или алкоголем.
Дополнительно может потребоваться подключение и настройка оборудования, а также интеграция с другими сервисами, например, с 1C.
Это можно сделать самостоятельно по инструкции к кассе, либо обратиться к специалисту и оплатить 2000 — 5000 ₽. Так вы подготовите кассу, но потом нужно платить за её обслуживание и сопутствующие услуги.
Заключить договор с ОФД. Оператор фискальных данных (ОФД) хранит и отправляет данные о расчётах по кассе в налоговую.
Это посредник, без которого можно работать только в одном случае — если бизнес размещён в отдаленной местности, где сложности со связью. При этом ИП разрешено использовать кассу в автономном режиме. Данные будут накапливаться на фискальном накопителе и когда его срок закончится или память заполнится, то его нужно будет лично отвезти в налоговую.
В остальных ситуациях без посредника в лице ОФД не обойтись. Договор с ОФД стоит 3000 — 4000 ₽ в год. Есть несколько операторов фискальных данных, и они предлагают разные тарифы.
Сэкономить можно, оплатив сразу большой период обслуживания, например, на весь срок действия фискального накопителя — за 15 или 36 месяцев. При такой оплате действует скидка.
Так, услуги ОФД от билайн позволяют при платеже за год тратить меньше и отправлять данные с любой кассы в налоговую по цене всего 227 ₽/мес.
Подключить к интернету. Если же бизнес находится не в отдаленной местности из закрытого списка населенных пунктов, то он обязан передавать данные ОФД через интернет. Для этого в кассовом аппарате должен быть модуль связи.
Есть четыре варианта подключения кассы к интернету:
- GSM — доступ к мобильному интернету через SIM-карту, есть специальные тарифы именно для касс, в среднем год связи обходится в 1500 — 3000 ₽.
- Ethernet — подключение к проводному интернету, для этого нужен специальный разъём на кассовом аппарате, а оплата зависит от провайдера.
- Wi-Fi — с этим модулем можно подключить кассу к любому роутеру, тариф зависит от провайдера.
- Bluetooth — для подключения с этим модулем связи можно использовать раздачу интернета с мобильного телефона, оплачивая расход трафика по условиям тарифа.
В любом случае нужно предусмотреть доступ к интернету и при выборе кассы обратить внимание на модули связи. Лучше выбрать модель кассы с несколькими вариантами, чтобы при проблемах с интернетом на одном из каналов использовать резервные.
Обычно в качестве запасного варианта связи используют мобильный интернет. У билайна специальный тариф с интернетом для кассы обойдется в 80 ₽/мес — мизерная плата за то, чтобы без сбоев выдавать чеки, не останавливать работу, если нет интернета, и не попасть на штраф.
Сопровождение и обслуживание. Любую кассу нужно обслуживать не только на старте при подключении, но и в течение всего периода использования.
Онлайн-кассам требуется программное обеспечение, а его необходимо обновлять. Дополнительные изменения, ремонт и настройку должны производить специалисты и техподдержку также придется оплачивать.
Самостоятельно с многими задачами справиться не удастся — высок риск ошибиться, все сломать или сбить настройки, тогда бизнес останется без кассы и не сможет работать. Заменить основную кассу на временную не получится — нужно будет покупать и регистрировать новую. Поэтому предпринимателям советуют привлекать специалистов, а не пытаться самим вносить изменения. Незнание может дорого стоить.
Как сократить затраты на онлайн-кассу
Если никак не избежать применения кассы, можно рассмотреть разные варианты её использования, например, покупка или аренда, облачная касса или платёжный сервис. А для экономии выбрать бюджетный кассовый аппарат и найти оптимальную стоимость обслуживания.
Подобрать оптимальное решение
Офлайн-бизнес может купить или арендовать стационарную кассу:
- При покупке заплатить разом придётся всю сумму за кассовый аппарат и дополнительное оборудование.
- Если ИП выберет аренду, то чаще всего ему предложат выплачивать стоимость кассовой техники в рассрочку — регулярными взносами. Так он постепенно выкупает кассу в свою собственность.
В любом случае при выборе кассы ИП обязан приобрести и зарегистрировать на себя фискальный накопитель. Без этих обязательных расходов невозможно работать.
Пример
Эдуард планирует открыть кофейню и нужно поставить стационарную кассу. Он выбирает между двумя вариантами:
- Купить в собственность кассу под ключ — здесь и сейчас она обойдется ему в 45 000 ₽.
- Взять эту же кассу в аренду с последующим выкупом в течение года. Тогда платить придется ежемесячно по 4500 ₽. В итоге он отдаст 54 000 ₽.
Эдуард не хочет на старте тратить весь свой капитал, поэтому предпочитает вариант с рассрочкой, хоть он и на 20% дороже. Зато можно постепенно рассчитываться за покупку кассы.
Если бизнес работает только онлайн, то можно либо арендовать облачную кассу, либо использовать платёжный сервис-посредник:
- За доступ к облачному сервису ИП платит регулярно, как за аренду. Покупать кассовый аппарат не нужно, но вот приобрести фискальный накопитель и поставить его на учёт придётся.
- При выборе сервиса-посредника касса не нужна вовсе — все платежи обрабатывает платёжный агент и сам выдает чеки клиентам. ИП не нужно платить за кассовый аппарат и за фискальный накопитель. Только комиссию за обработку платежей.
Пример
Копирайтер Олеся работает с блогерами, и ей платят в основном частные лица. Со своим статусом ИП она по закону должна использовать кассу. Так как Олеся работает через интернет, ей не нужно покупать кассовый аппарат и пробивать чеки вручную. У неё есть варианты: оплачивать аренду облачной кассы или подключить сервис-посредник, такой как «Юкасса», LitePay, «Продамус» или «Робокасса».
При аренде ей понадобится купить фискальный накопитель и зарегистрировать его в налоговой. Это дополнительно 12 500 ₽ на старте. Потом она должна будет ежемесячно платить по 2000 — 3000 ₽ за облачную кассу.
Если же она выберет сервис-посредник, то никаких стартовых затрат не понадобится. А потом ей нужно только отдавать 3,5-5% от выручки.
Олеся принимает решение арендовать облачную кассу, так как её выручка больше 250 000 ₽/мес. Посреднику придется платить комиссию до 12 500 ₽ каждый месяц. А за аренду она отдаст в разы меньше.
Купить подходящий кассовый аппарат
Всего на рынке около 200 моделей касс — есть специальный реестр моделей ККТ, которыми может пользоваться ИП. Если касса не в этом списке, то вас оштрафуют и заставят её заменить.
Есть три типа стационарных касс:
- кнопочная модель с экраном, как у калькулятора;
- смарт-терминал с большим сенсорным экраном, как у смартфона или планшета;
- POS-система, которая состоит из фискального регистратора с принтером чеков и другого дополнительного оборудования и подключается к компьютеру или ноутбуку.
Если бы это было возможно, то многие бизнесмены брали бы самую простую дешёвую кассу. Вот только у неё ограниченный функционал и возможности. Даже скорость обработки данных и печать чеков ниже. К примеру, в супермаркете такую не поставить — очереди будут огромными.
Поэтому выбирать кассовый аппарат нужно с учётом своей деятельности.
Кнопочная касса подойдет для микробизнеса. Это самый простой вариант, он удобен только при ассортименте до 20-30 позиций. Чтобы выдать чек, кассир должен ввести код товара, на небольшом экране не видно наименование, поэтому все вводится цифрами. Скорость работы низкая.
Обычно доступно всего 1-2 дополнительных устройства. Нельзя подключить электронные весы и данные нужно вносить в кассу вручную. Такую кассу невозможно напрямую подключить к сервисам бухучёта, товароучётной системе, программе аналитики.
Любые изменения должен вносить технический специалист. Придется тратиться на его вызов и останавливать работу до его приезда. Если требуется добавить позиции в ассортимент, то кассу нужно настраивать. При изменениях законодательства также нужно вызывать мастера для перепрошивки, а иногда перепрошивка невозможна, и тогда придется менять аппарат.
Смарт-терминал удобен в сфере услуг. При выборе такого типа кассы нужно учесть затраты на ПО — смарт-терминалы работают со специальными приложениями и программами. И эти программы нужно регулярно обновлять, такое сопровождение оплачивается отдельно.
Иногда производитель кассы требует, чтобы бизнес работал только с предустановленными сервисами, за которые также нужно платить абонентскую плату — от 300 ₽ за приложение для курьера до 12 000 ₽/год за сервис для работы с маркированными товарами. Иногда можно выбирать такие сервисы самостоятельно, но бесплатных среди них мало.
Слабое место смарт-терминалов — экран, если он повреждён, аппарат нуждается в ремонте. Зато ошибки и сбои специалисты могут устранять удалённо.
POS-система лучше для большого потока клиентов. Это комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Также придется регулярно платить за ПО.
У таких комплексов больше возможностей для интеграции с ПО и подключения оборудования. Система, собранная из разных устройств, позволяет более гибко решать задачи бизнеса.
Главный элемент, фискальный регистратор, — неубиваемая коробочка, а все остальное оборудование можно спокойно менять, не дожидаясь приезда специалиста. Например, временно подключить фискальный регистратор к ноутбуку и продолжать работу.
Пример
Владелец маленького магазина решил сэкономить и нашел кассу на Авито. Он считал, что выгоднее взять б/у кассу с рук. Оказалось, что так удастся купить только сам кассовый аппарат и дополнительное оборудование к нему.
Отдельно придется брать фискальный накопитель и ставить ККТ на учёт в налоговой, также подключать и настраивать, как и любую новую кассу. То есть, основные затраты не удастся сократить.
Еще один минус в том, что нельзя будет воспользоваться гарантией и отремонтировать кассу бесплатно в сервисном центре. И есть риск, что продавец подсунет устаревшую модель, которую уже нельзя использовать по новым правилам — это нужно обязательно проверить на сайте налоговой.
Спокойнее выбирать подержанную кассу в сервисном центре, тогда минусов можно избежать — получить гарантию, а также помощь в постановке на учёт, настройке, перепрошивке, подключении.
Найти акции от поставщиков
Возможность сэкономить на онлайн-кассе без риска — это поискать акции, скидки и бонусные предложения, например, на покупку комплекта под ключ. Тогда удастся не просто дешевле купить кассовый аппарат, но и подключить все сопутствующие услуги по льготным тарифам.
билайн предлагает мобильные онлайн-кассы в рассрочку — их удобно использовать в отделе торгового центра, магазине, киоске, на рынке, либо выдавать на выезд курьеру. Бизнесу доступны комплекты стоимостью 1 600 — 2 500 ₽/мес, куда входит не только сам кассовый аппарат, но и сопутствующие услуги:
- 2 ГБ мобильного интернета для ККТ каждый месяц;
- тариф «ОФД Годовой +» или «Трехгодовой» + подключение к интернету, обновление ПО, установка фискального накопителя на 15 или 36 месяцев, регистрация в ОФД, регистрация в ФНС;
- встроенный эквайринг.
Как ИП может сократить расходы на онлайн-кассу
На чем можно сэкономить
Кассовый аппарат
— Выбрать самую бюджетную модель с учётом нюансов бизнеса.
Фискальный накопитель
— Купить ФН на 36 месяцев, а не на 15 месяцев, если он доступен.
— Зарегистрировать ФН корректно, чтобы не пришлось его менять из-за ошибки.
— Зарегистрировать ФН корректно, чтобы не пришлось его менять из-за ошибки.
Дополнительное оборудование
— Взять б/у оборудование с рук или в сервисном центре.
Постановка на учёт в ФНС
— Лично обратиться в налоговую, чтобы не платить за электронную подпись.
—Если нет опыта постановки ККТ на учёт, заплатить за помощь специалисту, это будет дешевле, чем ошибаться самому.
—Если нет опыта постановки ККТ на учёт, заплатить за помощь специалисту, это будет дешевле, чем ошибаться самому.
Настройка и подключение ККТ
Договор с ОФД
Доступ в интернет
Программное обеспечение
Договор с ОФД
Доступ в интернет
Программное обеспечение
— Разобраться, во сколько обойдется обслуживание кассы и за что придется платить.
— Если нет опыта постановки ККТ на учёт, заплатить за помощь специалисту, это будет дешевле, чем ошибаться самому.Заплатить вперед за 1-3 года, чтобы получить льготные цены.
— Выбрать комплект под ключ и воспользоваться скидками.
— Если нет опыта постановки ККТ на учёт, заплатить за помощь специалисту, это будет дешевле, чем ошибаться самому.Заплатить вперед за 1-3 года, чтобы получить льготные цены.
— Выбрать комплект под ключ и воспользоваться скидками.
