Бизнесу без телефона обойтись нельзя: нужно звонить поставщикам, коллегам, клиентам, бухгалтеру на аутсорсе. Звонят в компанию и сами клиенты: записаться на процедуру, узнать время работы или уточнить, когда придет заказ, многим удобнее по телефону. Чтобы сэкономить на услугах связи и управлять звонками, стоит подключить IP-телефонию.
Согласно исследованиям, IP-телефония с каждым годом становится популярней. Если сравнивать с традиционной связью, тарифы IP-телефонии выгоднее, а возможностей для бизнеса — больше. Для организации телефонии микробизнесу понадобятся компьютер, софтфон или IP-телефон, гарнитура и облачная АТС.
Расскажем подробнее.
Облачная АТС объединяет все компьютеры, софтфоны и IP-телефоны в одну сеть
IP-телефон
Это телефон, который для связи использует не телефонный кабель, а канал интернета. Есть обычные модели и SIP DECT телефоны — беспроводные, с которыми сотрудник может передвигаться по офису.
Возможности. IP-телефон выполняет все функции обычных трубок: можно звонить и принимать звонки, включать громкую связь, пользоваться клавишами быстрого набора номера.
Часто на IP-телефоны устанавливают дисплей. На нем отображаются пункты меню, вы можете заходить в адресную книгу, чтобы найти нужный номер или настроить списки абонентов. Кроме того, во время входящего звонка на дисплей выводится фотография клиента.
IP-телефоны позволяют быстро настроить переадресацию вызовов, например, на мобильный или домашний телефоны. Это поможет не пропустить ни один звонок.
Есть возможность работать с несколькими входящими линиями. Тогда в режиме текущего разговора вы получите информацию о параллельном звонке и сможете переключиться на вторую линию или перевести один из звонков на другого специалиста.
Дополнительные функции IP-телефонов отличаются. С помощью некоторых моделей можно проводить аудиоконференции, других — принимать и отправлять текстовые сообщения.
Подключение. Чтобы IP-телефон заработал, нужно правильно его настроить. Все необходимые данные сообщает оператор связи, когда клиент заключает с ним договор.
В Билайн простая и быстрая настройка IP-телефона. Клиент подключает телефон к сети и к интернету, заходит на определенный сайт, который указан в инструкции. На сайте появляется окошко с полями. В эти поля клиент вводит данные из договора: логин, пароль, адрес сервера нашей облачной АТС. Все, можно звонить.
Екатерина Рейес, старший менеджер по развитию продаж Билайн
Екатерина Рейес, старший менеджер по развитию продаж Билайн
Софтфон
Софтфон — это программа, с помощью которой можно звонить и принимать звонки. Для удобной работы с облачной АТС Билайн специалисты рекомендуют софтфоны 3CХ, X-Lite.
Возможности. Оператор связи привязывает к софтфону телефонный номер, который можно размещать на сайте компании, на вывеске, рекламе, визитках — любом рекламном носителе. С помощью софтфона можно звонить в любую точку мира, а связь оплачивать по тарифам оператора.
Софтфон хранит вашу телефонную книгу, историю звонков, передает тексты и файлы, позволяет делать видеозвонки и переадресацию вызовов. Разные производители предлагают модели с разными дополнительными функциями.
Подключение. Чтобы софтфон начал работать, нужно заключить договор с оператором связи и скачать программу на компьютер. Для настройки софтфона клиент получает от оператора связи логин, пароль и адрес сервера. При первой загрузке программа откроет окошко с тремя полями: туда нужно будет ввести полученные данные.
С этого момента IP-телефония готова к работе. Ее не нужно обслуживать, она не сломается, и не нужно покупать дорогостоящее оборудование. Достаточно иметь стабильный доступ к сети интернет.
С первого дня открытия магазина менеджеры пользовались обычными мобильными телефонами. Старались отвечать оперативно, но все равно упускали часть звонков клиентов. А когда перезванивали, выяснялось, что клиенты передумали или уже нашли другой вариант.
Два года назад решили использовать IP-телефонию. Установили софтфоны на рабочие компьютеры, и количество пропущенных звонков сократилось на 80%. Соответственно, и продажи выросли.
Александр Завязочников, владелец интернет-магазина Laitik.ru
Александр Завязочников, владелец интернет-магазина Laitik.ru
Гарнитура
Если в помещении работает несколько человек, то при звонке с помощью софтфона будет слышен офисный шум: разговоры, покашливания, стук клавиш. Чтобы избежать помех, лучше подключить профессиональную гарнитуру с шумоподавлением.
Возможности. Гарнитура бывает проводная и беспроводная. На проводной гарнитуре кнопка принятия и завершения вызова размещается на шнуре, а на беспроводной — на софтфоне или телефоне.
Если подключить гарнитуру к IP-телефону, можно беспрепятственно передвигаться по офису. Билайн рекомендует для этой цели серию Jabra Motion.
В гарнитурах есть индикатор занятости — красная лампочка, которая горит, если идет разговор. Это помогает коллегам сориентироваться и не отвлекать друг друга от работы.
Одна гарнитура может быть подключена к нескольким устройствам: телефону, компьютеру, мобильному телефону — так звонок не будет пропущен сотрудником, даже если он находится вне офиса.
При необходимости гарнитура позволяет легко отключить микрофон, чтобы абонент не слушал, как сотрудники консультируют друг друга.
Подключение. К компьютеру гарнитура подключается через разъем USB или стандартный mini-jack (3,5 мм).
Облачная АТС
Облачная АТС управляет звонками, которые поступают на софтфон или IP-телефон. Она записывает разговоры, распределяет входящие звонки, ведет статистику звонков. С ее помощью можно установить IVR — голосовое меню. Облачная АТС полностью дублирует функционал дорогостоящей «железной» АТС и решает все задачи бизнеса, при этом избавляет от затрат на покупку оборудования.
Возможности. Компания подключает облачную АТС и получает многоканальный номер — на него могут звонить до 100 человек одновременно. Это может быть городской номер любого региона или номер 8-800, звонки на который из всех регионов России будут бесплатными как с мобильных, так и со стационарных телефонов.
Облачная АТС объединяет в одну сеть софтфоны и мобильные или стационарные телефоны. При подключении облачной АТС Билайн все телефонные разговоры между сотрудниками компании бесплатны.
При звонке каждый клиент слышит заранее записанное приветствие, затем попадает в голосовое меню, которое перенаправляет его звонок к нужному специалисту.
На сайте компании можно установить виджет обратного звонка — он включен в некоторые тарифы облачной АТС. Когда клиент оставит свой номер телефона в специальном поле, система соединит его с сотрудником компании и автоматически сохранит контакт в телефонной книге.
АТС организовывает не только работу с клиентами, но и работу сотрудников. Она помогает увидеть объем и эффективность работы каждого, показывает пропущенные звонки, чтобы сотрудник мог перезвонить клиенту. Руководитель видит всю рабочую картину и может вовремя вмешаться в процесс.
АТС записывает звонки и дает возможность прослушивать их, собирает статистику звонков и помогает анализировать эффективность рекламных кампаний.
В облачной АТС есть несколько схем распределения звонков. При последовательной схеме первый сотрудник получает наибольшее количество звонков, а последний — минимальное. При поочередной схеме звонки между сотрудниками распределяются равномерно.
Например, в парикмахерской все звонки могут поступать сначала на ресепшен, а потом специалист сам переключает клиента на нужного мастера или директора. Это последовательная схема.
Страховой компании удобнее, когда звонки поступают агентам по очереди — так у каждого сотрудника будет равномерная рабочая нагрузка.
Подключение. Для облачной АТС не нужны дополнительное оборудование и IT-специалисты. Клиент заключает договор, получает доступ в личный кабинет и сам может настроить АТС под задачи своего бизнеса.
В личном кабинете АТС легко ориентироваться
АТС привязывается к номеру телефона, а не к адресу компании. Если адрес офиса изменится, в настройках менять ничего не понадобится.
Как организовать IP-телефонию для микробизнеса
- Использовать IP-телефон или софтфон. Можно подключать оба устройства и объединять их в одну сеть с помощью облачной АТС.
- Софтфон можно скачать и установить на компьютер или мобильное устройство. Настройки для подключения есть в личном кабинете облачной АТС клиента.
- Подключить профессиональную гарнитуру с шумоподавлением, чтобы клиент не слышал помех из офиса. Если нужно выйти из офиса, можно использовать беспроводную гарнитуру.
- Использовать облачную АТС, чтобы записывать, прослушивать и переадресовывать звонки, получать статистику, оценивать эффективность рекламных кампаний и управлять работой продавцов на линии. С ее помощью можно объединять софтфоны и мобильные или стационарные телефоны сотрудников.
Эксперты
Екатерина Рейес, старший менеджер по развитию продаж Билайн
Александр Завязочников, владелец магазина Lаitik.ru
