Еще недавно владелец лично контролировал всю работу компании, а два сотрудника успевали собрать и отгрузить заказы, отвечать на звонки клиентов и отслеживать оплату.
После того, как продажи выросли в десять раз, владелец потерял контроль: менеджеры на неделю затягивают отгрузку, телефон «разрывается» от звонков, а сайт периодически «лежит».
Рассказываем, как избежать рисков при масштабировании бизнеса.
Делегировать работу
Проблема. Объем заказов вырос в десять раз, а руководитель продолжает держать всю работу компании под своим контролем: ездит на встречи, просматривает корпоративную почту, ищет поставщиков. Из-за того, что объем работы вырос в несколько раз, руководитель вынужден постоянно задерживаться вечером и в выходные. У него появилось чувство, что он везде опаздывает и не успевает. Бизнес выходит из-под контроля.
Решение. Высвободить время для решения стратегических задач и начать делегировать рутинную работу. Для этого необходимо подготовить или нанять руководителей подразделений и переложить на них часть своих прежних полномочий.
Руководители подразделений будут планировать и контролировать работу отделов, сотрудники — выполнять рутинные задачи, а вы сами — заниматься стратегическим и финансовым планированием всего предприятия.
Для того, чтобы понять, какую работу можно делегировать, а какую надо выполнить самому, составьте список ваших задач на три дня или на неделю. Рядом с каждой задачей напишите результат, которого вы собираетесь достичь, и каким способом вы будете это делать.
Все, что связано с основными бизнес-показателями, стратегией, партнерами и ключевыми кадровыми вопросами, нельзя делегировать. Остальное — можно.
Например, планировать работу компании на ближайшие несколько лет и анализировать результаты бизнеса вы будете самостоятельно. Измерять работу персонала, контролировать и мотивировать сотрудников можете поручить руководителям подразделений.
Организовать команду
Проблема. Пока сотрудников было мало, каждый четко знал свои обязанности и легко выполнял свою работу.
Когда штат увеличился, начались проблемы: за одну работу берутся несколько сотрудников, а другая остается не сделанной. Много времени тратится на то, чтобы ввести новичков в курс дела. Или новички боятся, что их заподозрят в некомпетентности, поэтому не спрашивают совета у старичков. Отсюда много ошибок: команда теряет время на переделывание работы.
Решение. Подробно расписать схему и принцип работы, написать должностные инструкции, определить KPI для сотрудников.
Нужно выстроить работу таким образом, чтобы в любой момент безболезненно ввести в коллектив новых сотрудников.
Александр Стома, основатель портала HRedu.ru
Александр Стома, основатель портала HRedu.ru
Для этого необходимо разбить работу на этапы и подготовить должностную инструкцию для каждого этапа.
Например, продажа состоит из трех этапов: холодный звонок, встреча, сделка. Для холодного звонка нужно составить скрипт, расписать цели, определить план обзвона для одного менеджера. Для встречи подготовить коммерческое предложение и презентацию продукта, определить количество встреч за день, неделю или месяц. Для сделки подготовить инструкции, как заполнять документы, оформлять заказ и контролировать оплату.
Составить необходимые рабочие документы и сложить их в единое хранилище, чтобы сотрудники не тратили время на поиски нужного документа и не занимались самодеятельностью.
Когда весть процесс работы расписан, составлены регламенты и правила, подготовлены рабочие документы, легко передать часть работы новым сотрудникам. Они могут в любой момент посмотреть инструкции и с первого раза сделать работу правильно.
«К масштабированию бизнеса лучше готовиться заранее. Нужно расписать основные действия, создать правила к этим действиям, если даже предприниматель пока работает один или с командой из двух-трех человек. Сразу продумать, сотрудники с какой квалификацией и опытом потребуются для выполнения той или иной работы».
Александр Стома, основатель и руководитель HRedu.ru, бизнес-консультант, модератор и коуч
Автоматизировать работу
Проблема. Пока в компании работали три-четыре человека, сотрудники использовали для работы личные ноутбуки и телефоны, вели записи в блокнотах и в экселе. После того, как объемы продаж выросли в три-пять раз и штат увеличился, стало сложно обмениваться информацией о клиентах и заказах.
Одного клиента могут вести несколько менеджеров, которые предлагают ему разные условия и действуют разобщенно.
Если один из сотрудников забудет поменять прайс на своем компьютере, он отправит заказчикам коммерческое предложение со старыми ценами. Из-за этого компания потеряет деньги.
Решение. Перенести данные на общий сервер, чтобы вся информация хранилась в одном месте, а сотрудники имели к ней доступ. К серверу вы можете подключить телефонию, объединить разрозненные компьютеры в единую сеть, установить более «тяжелые» программы, настроить резервное копирование.
Для этого можете купить физический сервер и установить его в офисе или подключиться к облачному серверу любого провайдера.
Физический сервер больше подходит крупным корпорациям. Например, если открываете новый филиал, вы можете не торопясь заказать оборудование, нанять специалистов, настроить систему. На подключение нового сервера уходит три-шесть месяцев и более 200 000 ₽. Кроме разовых инвестиций на оборудование, у вас появятся регулярные траты: зарплата сисадмина и апгрейд оборудования каждые два-три года.
Удаленный сервер подходит малым и средним компаниям, если необходимо автоматизировать работу быстро и недорого. На облачном сервере вы можете хранить текущие данные и резервные копии, устанавливать на него программы, размещать сайты, подключать телефонию.
Подключить услугу можете за несколько минут, за пару часов перенести информацию на облако и настроить управление. Стоимость услуги зависит от объема трафика: сколько гигабайт за месяц потратите, за столько и заплатите.
«Если предприниматель перерастает возможности обычного компьютера, ему необходимо переходить на серверное оборудование. Облачная инфраструктура позволяет подтягивать мощности под растущие нагрузки. Например, в «Черную пятницу» руководитель ожидает массовый наплыв клиентов и подключает вторую или третью виртуальную машину. После акции руководитель отключает ненужные виртуальные машины и оплачивает только фактически использованные гигабайты».
Дмитрий Ушаков, специалист по облачным технологиям BeeCLOUD Билайн
Обновить сервер
Проблема. В свое время руководитель купил и установил в офисе сервер с учетом текущих задач. С ростом бизнеса нагрузка на него увеличилась: при обычных нагрузках мощности хватает, но в дни распродаж сервер не выдерживает — и компания теряет деньги.
Решение. Увеличить мощность сервера с помощью дополнительного оборудования или облачных сервисов.
Вы можете сделать апгрейд существующего сервера: увеличить объем оперативной памяти, заменить жесткий диск и RAID-контроллер. Обновленный сервер сможет выдерживать высокие нагрузки, но в основное время будет работать в половину или треть своих возможностей. Если компания продолжит расти, через некоторое время сервер снова придется обновлять.
Вместо покупки нового железа вы можете перевести часть нагрузок на виртуальный сервер. Например, подключать дополнительный облачный сервер на время акций и распродаж и отключать, когда спадают нагрузки.
«Если ресурс нужен, компания увеличивает его потребление. Если не нужен — перестает потреблять. Например, компания хочет протестировать мобильное приложение. Руководитель в режиме онлайн разворачивает на облаке виртуальную машину и запускает на ней мобильное приложение. Если приложение не оказалось востребованным, руководитель сворачивает работу и отключает виртуальную машину».
Дмитрий Ушаков, специалист по облачным технологиям BeeCLOUD Билайн
Найти инвестиции
Проблема. Заказы растут, на счет поступает все больше денег, но их все равно не хватает. Недостаточно средств, чтобы купить дополнительное оборудование или увеличить складской остаток. Предприниматель хочет открыть филиал, но не может «выдернуть» из бюджета крупную сумму.
Решение. Подыскать дополнительный денежный источник, чтобы не зависеть от сроков оплаты и выполнять поставки в срок. Это может быть кредит в банке или частное инвестирование.
Кредит помогает быстро закрыть финансовую проблему. Заемную сумму определяет банк. Он смотрит обороты компании за три месяца, учитывает корпоративное имущество: оборудование, транспорт, торговые павильоны.
По общему правилу размер заемных денег не должен превышать 55–60% финансового баланса компании. Если компания задолжала деньги в бюджет или не вовремя выплачивает зарплату сотрудникам, кредитный лимит может быть снижен.
В заявке нужно указать цель кредита. Легче получить заем на покупку оборудования или строительство производственных помещений. Это имущество будет у банка в залоге до тех, пора кредит не будет погашен. Сложнее получить кредит, чтобы расплатиться по долгам. Тогда банк потребует залог или поручителя.
Краткосрочный кредит на 12–36 месяцев банк может дать под 11%. Чем больше срок кредитования, тем выше будет процент.
Инвестора можно найти, если отправить заявку в венчурный фонд. Найти инвестора сложнее, чем выбрать банк для кредита. Каждый месяц в венчурный фонд поступает несколько сотен заявок, из которых инвесторы могут выбрать одну-две самых привлекательных на их взгляд.
Если ваше предложение заинтересует инвестора, он вложит необходимую сумму, но взамен заберет долю в бизнесе. В среднем инвесторы претендуют на 25–40% от бизнеса.
Чтобы привлечь инвестора, нужно грамотно «обернуть» свой проект. Напишите в заявке, какую проблему потребителя решает ваш продукт, распишите его преимущества и спрогнозируйте прибыльность проекта. Инвестиционную заявку нужно писать коротко и емко, а все подробности вы расскажете при личной встрече с инвестором.
Оптимизировать налоги
Проблема. Доход компании вырос, оплачивать налог по-старому стало невыгодно. Например, при небольших объемах выгоднее было платить 6% с дохода. Когда объемы увеличились, — увеличились и расходы. Поэтому стало выгоднее применять налог 15% «доход минус расход».
Решение. Провести оптимизацию, чтобы не переплачивать налоги. Оптимизация — это законное уменьшение налогооблагаемой базы.
Есть несколько способов уменьшить налог. Некоторые работы выгоднее передать сторонней компании, чем держать в штате собственного сотрудника. Например, передать бухгалтерию на аутсорс. Вместо расходов на заработную плату, зарплатные налоги и взносы в фонды вы оплачиваете услуги стороннего специалиста. Это примерно в три-четыре раза дешевле.
Еще один способ — разделить компанию по разным системам налогообложения. Например, вы производите и продаете мебель. Вы можете производство или услуги «посадить» на упрощенку, а с розничных продаж платить вмененку. Например, предприниматель занимался ксерокопией, печатью фотографий и продажей сопутствующих товаров. Платил 6% с оборота. Бухгалтер посоветовал разделить услуги и торговлю на разные системы. Выплаты в бюджет сократились в 1,5 раза.
Однако изменение налоговой базы может вызвать претензии налоговиков. Чтобы не попасть под штраф, оптимизацию лучше доверить опытному штатному бухгалтеру или аутсорсинговой компании.
«Если компания применяет спецрежим и ее доход приближается к 150 000 000 ₽, то получение денег можно перенести на следующий год. В этом случае сроки оплаты компания согласовывает с покупателем и фиксирует в договоре. Если же необходимо увеличить оборотные средства компании, то с партнером можно заключить два договора: займа и купли-продажи. Деньги, полученные по договору займа, не учитываются как доход. А на следующий год заем и задолженность по договору купли-продажи можно нивелировать с помощью взаимозачета».
Светлана Белая, кандидат экономических наук, бухгалтер ООО «Миргос»
Как снизить риски быстрого роста
- Делите задачи на стратегические и рутинные. Стратегические выполняйте самостоятельно, а рутину делегируйте.
- Разработайте программу адаптации для новичков, напишите подробные должностные инструкции, определите необходимые KPI.
- Увеличьте производительность IT-оборудования: сделайте апгрейд офисного сервера или перенесите часть нагрузок на виртуальную машину.
- Автоматизируйте работу офиса: установите физический сервер или подключитесь к удаленному оборудованию. Перенесите на сервер общие документы и настройте доступ сотрудников к документам.
- Продумайте способы дополнительного финансирования. Сравните условия по кредиту с требованиями инвестора.
- Оптимизируйте налоги.
Эксперты
Светлана Белая, кандидат экономических наук, бухгалтер ООО «Миргос»
Дмитрий Ушаков, специалист по облачным технологиям BeeCLOUD Билайн
Александр Стома, основатель и руководитель HRedu.ru, бизнес-консультант, модератор и коуч
