Когда растет бизнес, растет ответственность, штат работников, количество задач. Чтобы справиться, можно нанять исполнительного директора, личного помощника и еще пару бухгалтеров. А можно — купить несколько программ.
Программы не опаздывают, ничего не забывают и обходятся гораздо дешевле, чем квалифицированный специалист. Нужно лишь разобраться в их многообразии и выбрать необходимые. Мы посоветуем, какие сервисы взять на вооружение, чтобы сэкономить время и деньги.
Если много оборудования
Чаще всего для полноценной работы с офисной техникой достаточно подключиться к Wi-Fi. Например, чтобы распечатать документ с ноутбука, нужно подключить его к МФУ через беспроводную сеть. По такому же принципу запускают презентацию на телевизоре или проекторе. Доступ к Wi-Fi особенно важен, если техники много.
Связать оборудование в единую сеть поможет «Управляемый Wi-Fi» для бизнеса. Чтобы сеть не взломали, можно подключить защиту от DDoS-атак, спама и вирусов.
К защищенной сети смогут подключиться и ваши клиенты: вы получите еще один канал взаимодействия с ними и работать станет проще. «Управляемый Wi-Fi» позволяет настроить удобную стартовую страницу и разместить там свою рекламу или провести опрос. Также каждый гость сможет авторизоваться в сети. Так вы увидите статистику посещений и соберете контактные данные ваших клиентов.
Обратите внимание, что подключать в офисе обычный Wi-Fi для физических лиц нельзя — за это могут взыскать штраф, к тому же не всякий домашний интернет справится с трафиком компании.
Например, ученикам школы радиоведущих долгое время не давали пароль доступа к Wi-Fi, так как к нему было подключено все оборудование: МФУ, микрофоны, пульты управления, компьютеры и телевизоры. Одно лишнее подключение могло сорвать урок в соседней аудитории.
Когда они перешли на мобильный управляемый WI-Fi, ситуация изменилась: интернет стал работать без перебоев даже при большом количестве подключений.
Если отчеты в налоговую часто опаздывают
Онлайн-кассы используют в кафе и ресторанах, интернет-магазинах, сувенирных лавках и барбершопах — этого требует закон. Владельцы не только пробивают чеки, но и отчитываются за платежи перед налоговой. Проблемы со связью могут привести к ошибке и крупному штрафу, поэтому интернет должен быть надежным.
Некоторые компании предлагают специальный тариф с дополнительной возможностью удаленно следить за состоянием кассы: у «Билайн» это «Мобильный интернет для ККТ». Он позволяет оперативно обрабатывать информацию с ваших чеков и передавать ее в налоговую.
По словам Вадима Пронина, ведущего менеджера «Билайн» по развитию индивидуальных агентских решений, на конец 2018 года в ФНС будет зарегистрировано 2 млн онлайн-касс. Если каждая из них будет пересылать чек на 5 КБ, то за сутки ОФД примет около 810 ГБ данных. Кажется, что это немного — четыре жестких диска ноутбука за день, но все эти данные нужно обрабатывать и анализировать в реальном времени. Для такой нагрузки нужна мощная инфраструктура. Если серверы оператора не выдержат нагрузку и будут недоступны, данные с онлайн-касс не отправятся. Стандартные тарифы могут и не справиться с обработкой чеков. По этой причине операторы вводят специальные тарифы, в которые закладывают мощности на оперативную обработку информации.
Если курьеры не справляются с заказами
Если курьер опаздывает, компания может потерять клиента или понести убытки. Особенно это касается службы доставки цветов или пиццерии, где не доставленный вовремя заказ сорвет праздник или запланированный ужин.
Некоторые компании компенсируют долгое ожидание клиента бонусами: скидками, бесплатной доставкой и заказами. Но если курьеры опаздывают систематически, постоянные выплаты клиентам могут разорить предприятие.
Можно управлять временем доставки, контролировать перемещения сотрудника и отслеживать причину его опоздания. При этом ваши действия будут в рамках закона.
На телефон или планшет курьера можно установить приложение, в котором будут указаны точки и геозоны для посещения. После этого информация о передвижениях сотрудника будет приходить в отчетах или уведомлениях по СМС или почте.
Например, у московской пиццерии были проблемы со сроками доставки. Приходилось компенсировать опоздания бесплатными заказами. В конечном счете компания терпела убытки.
Чтобы понять причину, решено было отслеживать местонахождение курьеров. Оказалось, что некоторые из них выбирали неоптимальный маршрут. Сотрудники составили более подходящие маршруты и сократили убытки компании.
Если выросла база клиентов
Имена, контакты и обращения клиентов хорошо хранить в единой базе. Когда бизнес пойдет в гору, менеджеры всегда смогут увидеть, в какой именно магазин или салон сети чаще обращается клиент, какие услуги или товары он покупает, с какими проблемами сталкивается.
Часто начинают с таблички в экселе, но этот способ быстро оказывается неудобным. Когда база вырастет, находить нужную информацию станет трудно. Этих проблем не возникнет, если сразу установить CRM.
В продвинутой системе управления можно объединять клиентов в группы и вести историю сотрудничества. В систему «Мобильное предприятие» от «Билайн» включены облачная АТС, облачное хранилище и услуга анализа звонков и обращений. При должной настройке система сможет переводить звонки, распределять их между менеджерами и записывать разговоры.
Например, сеть магазинов LEFORM начинала с экселевского файла, а позднее, с помощью «Мобильного предприятия» наладила телефонию и сэкономила на дополнительных сервисах. Вместо трех разных сервисов — виджета для онлайн-чата, коллтрекинга и телефонии — используют «Мобильное предприятие».
Благодаря единой базе операторы службы поддержки LEFORM приветствуют клиентов по имени и тратят меньше времени на уточнение информации о статусе заказа.
Если участились командировки и аудиоконференции
Ваше дело разрослось до других городов или даже стран. Для связи с партнерами и коллегами обычного скайпа бывает недостаточно из-за большого количества участников разговора.
Понадобятся корпоративная связь, услуги роуминга и аудиоконференции. Сотрудники всегда будут на связи, а аудиоконференцию можно настроить под нужды компании. Услуга аудиоконференции от Билайн позволяет общаться одновременно с 500 людьми. Все разговоры можно записать и настроить «под себя»: включить микрофон только докладчику или дать слово сразу всем участникам разговора.
Например, в одной производственной компании сотрудники ездят в командировки по России и Европе. Ежедневно они совершают десятки звонков и еженедельно проводят планерки с помощью аудиоконференции, на которой присутствуют более 20 человек.
Без CRM и хорошей корпоративной связи невозможно заключать сделки с партнерами по всему миру. CRM помогает автоматизировать и контролировать бизнес-процессы. Корпоративная связь нужна, чтобы обсудить важный вопрос или заключить сделку, не тратя время на перелет в другую страну.
Что предусмотреть на пике успеха:
- Настройте Wi-Fi для стабильной работы беспроводного оборудования. Подключите защиту от DDoS-атак, спама и вирусов.
- Подключите быстрый мобильный интернет для касс, чтобы отчеты в налоговую приходили вовремя.
- Проследите за работой сотрудников доставки с помощью сервисов слежения в мобильном телефоне или планшете.
- Установите CRM, чтобы собирать всю необходимую информацию о клиентах.
- Выберите корпоративную связь для связи с партнерами по всему миру.
